Ansatte på tjenestereise som får refundert utgifter til reise og opphold etter satser, må dokumentere kostnadene med reiseregning eller tilsvarende oppstilling. Dette gjelder bilgodtgjørelse, kostgodtgjørelse, nattillegg mv. Det er fastsatt krav til hvilke opplysninger reiseregningen skal inneholde.

 
Når ansatte er på tjenestereise, kan arbeidsgiver dekke reise- og oppholdsutgiftene på forskjellige måter. Den ansatte mottar ofte godtgjørelse etter standardiserte satser, f.eks. bilgodtgjørelse og diettgodtgjørelse etter statens reiseregulativ. Alternativt kan den ansatte betale utgiftene og få refundert disse av arbeidsgiver på grunnlag av originalbilag og/eller reiseregning, eller arbeidsgiver kan betale direkte til leverandøren av tjenesten på grunnlag av en ordinær faktura. Det er vanlig med en kombinasjon av disse, for eksempel ved at kost dekkes etter satser, overnatting refunderes på grunnlag av originalbilag, mens arbeidsgiver betaler flyreisen direkte til flyselskapet.

 
Når ansattes reiseutgifter refunderes etter standardiserte satser, må dette dokumenteres med reiseregning e.l. som bl.a. beskriver formålet med reisen, hvilket arrangement man har deltatt på og en angivelse av tidspunkt for hver enkelt reise. For kilometergodtgjørelse kreves nærmere spesifikasjon av reiserute og utkjørt distanse. På reiser med overnatting må det i tillegg gis opplysninger om overnattingsstedet.

Også i tilfeller der arbeidsgiver refunderer den ansattes faktiske utgifter på grunnlag av originalbilag, eller betaler direkte til leverandøren, anbefales det å bruke reiseregning for å sikre best mulig dokumentasjon.

Dersom dokumentasjonen ikke oppfyller kravene som stilles, vil utbetalinger og utgiftsdekning for ansatte kunne bli skattepliktig og trekkpliktig. Arbeidsgiver kan også risikere å måtte betale arbeidsgiveravgift av ytelsene.

 
Les mer inngående om Reiseoppgjør og reiseregninger her.