Som hovedregel er det krav til bruk av kassaapparat eller tilsvarende system for dokumentasjon av alt kontantsalg. Det er gjort unntak fra kravet til kassaapparat for sporadisk eller ambulerende kontantsalg som ikke overstiger 3 ganger folketrygdens grunnbeløp.

Med kontantsalg menes salg der kjøpers betalingsforpliktelse overfor selger gjøres opp ved levering. Kontantsalg omfatter således både salg som blir gjort opp med kontanter og ved bruk av bankkort eller kredittkort. Internettsalg som betales med kredittkort og postordresalg som gjøres opp ved avhenting, er også eksempler på kontantsalg.

Kravet i bokføringsforskriften § 5-3 er at kontantsalget skal registreres fortløpende på kassaapparat, terminal eller annet likeverdig system. Som likeverdige system anses automatiserte ordre-/faktureringssystemer som skriver ut kontantfakturaer med de nødvendige opplysninger. Andre løsninger som vil anses som likeverdige er kassaprogramvare for PC, parkeringsautomater, automatiserte billettsalgssystemer, taksameter i taxier og lignende. Kasseapparat eller tilsvarende system skal bl.a. produsere kvitteringer til kunden, og beløpet som registreres skal være lett synlig for kunden.

Det er i bokføringsforskriften § 5-4 gitt unntak fra kravet til kasseapparat for bokføringspliktige som har ambulerende eller sporadisk kontantsalg som ikke overstiger 3 ganger folketrygdens grunnbeløp. Disse kan dokumentere kontantsalget fortløpende i innbundet bok, der sidene er forhåndsnummerert, eller ved gjenpart av daterte forhåndsnummererte salgsbilag.

For enkelte bransjer gjelder spesielle tilleggsbestemmelser vedrørende dokumentasjon av kontantsalg. Dette omfatter bl.a. taxinæringen, frisørvirksomhet, serveringssteder, salg fra automater, kjøreskoler, salg fra ubetjente salgssteder samt salg på festivaler og markeder.

Les mer inngående om bruk av kasseapparat her.