Bokføringsloven og bokføringsforskriften stiller en rekke krav til bilag som skal brukes i regnskapet – både til utgående bilag knyttet til virksomhetens omsetning m.v. (faktura, kreditnota, salgsdokument) og til inngående bilag knyttet til virksomhetens utgifter (kostnader).
Regnskapsbilagene skal dokumentere og legitimere de ulike postene i regnskapet ,og det er derfor viktig at de er korrekt både i format og innhold. Ved omsetning av varer og tjenester fra bokføringspliktige skal det utstedes salgsdokumentasjon (faktura, nota eller regning). Som hovedregel er det selger som skal utstede salgsdokumentasjon. Bokføringsloven stiller ingen krav til formatet på salgsdokumentet. Det kan utstedes på papir eller i elektronisk format, men det må ikke være mulig å endre dokumentasjonen etter utstedelse. Dette innebærer bl.a. at elektronisk dokumentasjon må foreligge på ikke-redigerbare format.
Bokføringsforskriften § 5-1 inneholder detaljerte krav til innholdet i et salgsdokument, bl.a. skal faktura og andre salgsdokument være datert, nummerert, angi både selger og kjøper, hva som er levert, leveringssted og leveringstidspunkt samt vederlag og eventuell merverdiavgift og andre avgifter. Det er gitt flere utfyllende forklaringer og avgrensninger i forhold til de enkelte kravene, f.eks. er det i enkelte tilfeller ikke nødvendig å påføre kjøpers navn på bilaget ved kontantsalg fra detaljist.
Både skatte-, avgifts- og regnskapslovgivningen stiller tilsvarende krav til dokumentasjon av kjøp. Generelt må et kjøpsbilag inneholde de samme opplysningene som nevnt i bokføringsforskriften § 5-1 for at utgiften skal gi rett til fradrag både skattemessig og i forhold til merverdiavgift.
Les mer inngående om krav til bilag her.