Regnskapsmateriale må oppbevares for at regnskapsrapporteringen skal kunne kontrolleres i ettertid. Bokføringsloven skiller mellom primærdokumentasjon med 10 års oppbevaringsplikt og sekundærdokumentasjon med oppbevaringsplikt i 3,5 år. Oppbevaring kan skje elektronisk eller på papir.

Reglene om oppbevaring av regnskapsmateriale fremgår av Bokføringsloven § 13, som skiller mellom primær- og sekundærdokumentasjon. Primærdokumentasjonen omfatter

• årsregnskap og annen pliktig regnskapsrapportering, årsberetning, revisjonsberetning

• lovbestemte spesifikasjoner (for eksempel kunde- og leverandørreskontro)

• dokumentasjon av bokførte og slettede opplysninger (for eksempel bilag og kassaruler), dokumentasjon av regnskapssystemet og balansen (for eksempel kontoutskrifter fra bank og varetellingslister)

• nummererte brev fra revisor 

Sekundærdokumentasjon omfatter:

• avtaler som gjelder virksomheten, med unntak av avtaler av mindre betydning

• korrespondanse som gir vesentlig tilleggsinformasjon i tilknytning til en bokført opplysning

• utgående pakksedler som foreligger på papir på leveringstidspunktet

• prisoversikter som kreves utarbeidet i følge lov eller forskrift

Primærdokumentasjon skal oppbevares i 10 år etter regnskapsårets slutt, mens oppbevaringstiden for sekundærdokumentasjon er redusert til 3,5 år. Regnskapsmateriale skal oppbevares ordnet og være betryggende sikret mot ødeleggelse, tap og endring. Det skal være tilgjengelig i lesbar form og kunne skrives ut på papir i hele perioden. Regnskapsmaterialet skal oppbevares på et medium som opprettholder lesekvaliteten i hele oppbevaringsperioden, dvs. enten på papir eller elektronisk.

Bokførte opplysninger som i utgangspunktet er lagret elektronisk, skal være tilgjengelig elektronisk i 3 år og 6 måneder etter regnskapsårets slutt, selv om det skrives ut på papir. Det er ikke nødvendig å oppbevare papirbilag som skannes for elektronisk oppbevaring. For regnskapsmateriale som oppbevares elektronisk skal det foreligge en sikkerhetskopi som oppbevares atskilt fra originalen.

Les mer inngående om oppbevaring av regnskapsmateriale her.