Årsoppgjøret er høysesong for alle som jobber med regnskap, både med klargjøring av regnskapet til årsoppgjøret og gjennomføring av selve årsoppgjøret.
Nedenfor følger en del tips i forbindelse med klargjøring av regnskapet frem til tallene kjøres over i et årsoppgjørsprogram. Å gjøre de riktige forberedelsene i denne fasen er helt avgjørende for å kunne foreta utarbeidelse av ligningspapirer og årsregnskap på en effektiv og forsvarlig måte.
I God Regnskapsføringsskikk (GRFS) nr 1 om bokføring og årsoppgjør (punkt 1.5) er det listet opp spesifikke krav som gjelder spesielt for regnskapskontor. Det stilles krav til at man har et system for dokumentasjon – altså et arbeidsredskap. Dette for å sikre at avstemminger blir gjennomført og dokumentert.
Denne oppdragsdokumentasjonen skal bl.a. inneholde pliktige spesifikasjoner pr årets slutt, slik som avstemming av eiendeler, gjeld og resultatkonti. Samtlige konti i balansen, samt vesentlige resultatkonti, skal være avstemt før endelig årsregnskap utarbeides – med mindre kontoen er ubetydelig. Og selv om dette er pålagte krav kun for regnskapskontor vil det selvfølgelig gjelde som gode kjøreregler for alle som fører regnskap.
Dette er et gjennomgående spørsmål i bransjen, og det er helt sikkert delte meninger om svaret. Men i Bokføringsforskriftens (Bff) kapittel 6 er det gitt en del konkretiseringer. Her nevnes spesielt eksterne bekreftelser, f. eks kontoutdrag fra bank, kunder og leverandører. I tillegg omtales opptelling av fysiske beholdninger, slik som kontanter og varelager.
Videre nevnes dokumentasjon av bokførte opplysninger, dvs. bilag som ligger til grunn for den opprinnelige bokføringen, og annen dokumentasjon, f. eks noteopplysninger og ligningspapirer. Mye av dette har vi derfor ikke mulighet til å fremskaffe før årets slutt. Men det er ingen ting i veien for at vi kan rydde og gjøre mye klart slik at innhentingen av den endelige dokumentasjonen bare setter punktumet for avstemmingsarbeidet.
En egen årsoppgjørsperm for hvert oppdrag gir en oversiktlig og hensiktsmessig fremdrift i årsoppgjøret, samtidig som den gir god dokumentasjon for arbeidet som er utført. Denne skal inneholde opplysninger om firmaet, også eldre arkivopplysninger, opplysninger og historikk omkring aksjonærer og selskapets kapital, offisielt regnskap og ligningspapirer. Dette kommer i tillegg til de ordinære avstemmingene som vi gjerne av plasshensyn oppbevarer i en egen perm.
I årsoppgjørspermen er det nyttig å gjøre seg noen notater etter hvert årsoppgjør. En evaluering av årsoppgjøret mens det ennå er ferskt i minne er en god investering i forhold til neste års arbeid. Videre kan det være praktisk å ha en arbeidsplan. En arbeidsplan sikrer rutiner og gir en arbeidsbeskrivelse for gjennomføringen. Oppgavene er gjerne veldig like fra år til år.
En årsoppgjørsperm bør angi tidsfrister og beskrive hva som skal gjøres, hvem som har ansvar for gjennomføringen og når den enkelte skal være ferdig med sine oppgaver. Videre bør krav til dokumentasjon også fremgå.
Vi ser her på noen vesentlige avstemmingsposter og hva du kan gjøre i forkant:
Bank og postgirokonto
Kontoutdrag fra bank må avstemmes mot bokførte beløp. Følg opp eventuelle åpne poster og avklar hva som må gjøres med disse.
Det er normalt at en del poster mangler dokumentasjon og skaper avvik. Eksempler på dette er renter, gebyr, omkostninger osv., og automatiske belastning av bomveiavgift og andre automatiske trekk.
Tips:
-
Ta kopi av kontoutdrag fra banken, marker de poster du ønsker å bokføre i hht kontoutdraget og bokfør.
-
Vær nøye med fortegn og øredifferanser.
-
Inn- og utbetalinger hvor kunde/leverandør fremgår av bankutskrift (men faktura mangler), føres på reskontro.
Kasse – håndkasser/kontorkasser
I hht Bokfføringsloven (Bfl) § 7, 3. ledd skal det ved såkalt ”flytende kasse” foretas en daglig registrering av kontanttransaksjoner i en kassabok eller lignende. (Dette er ikke nødvendig ved fast kasse). Benytt gjerne standardiserte skjema for kassabok.
Kassebeholdning må telles ved årets slutt. Opptellingen skal dokumenteres, dateres og signeres Bff§ 6-2). I Sticos oppslag finner du et praktisk skjema for dokumentasjon av kassetelling.
Kassekonto i hovedbok avstemmes mot kassabok, dette foretas på samme måte pr mnd som avstemming av bank. Skjemaet med dokumentasjon av kassatelling og avstemming kassabok/utskrift kassekonto settes i avstemmingsperm.
Avstemming av lånekontoer bank
Lånesaldo i hovedbok avstemmes mot kontoutskrift fra bank/låneinstitusjon. Også her foretas avstemmingen på samme måte pr mnd som avstemming av bank. Fyll ut avstemmingsskjema dersom du finner avvik. Vær oppmerksom på serielån med påløpne renter siden siste forfall. Påløpne renter bokføres på egen konto for påløpne renter, da dette ikke er ligningsmessig gjeld.
Varelager
Ifølge Bfl § 11 skal det i forbindelse med årsoppgjøret utarbeides lister over varelageret. Bff § 6-1 inneholder regler om hva listen skal inneholde:
-
Varenr./varenavn
-
Kvantum
-
Enhetspris
-
Anskaffelseskost for varen (skattemessig verdi)
-
Nedskrivning for ukurans
-
Regnskapsmessig/nedskrevet verdi
-
Dato og navnet til den som har foretatt opptellingen
Varebeholdningen må deles i kurante og ukurante varer. Kurante varer verdsettes til anskaffelseskost.Ukurante varer er varer som må selges til redusert pris og disse verdsettes til virkelig verdi, dersom denne er lavere enn anskaffelseskost.
Kunder
Kundefordringer er pengekrav som oppstår som følge av levering av varer og tjenester. Her må saldo på konto 1500 Kunder avstemmes mot saldoliste åpne kundefordringer. Dette må gjøres pr 31.12., men har du tatt en eller flere gjennomganger i løpet av året, kan du spare arbeid i årsoppgjørsperioden. (Det er også en nyttig rutine i forhold til purring av krav, slik at en unngår å purre kunder pga feil i regnskapet:)
Avstemmingen gjør du best ved en visuell kontroll hvor du kritisk går gjennom saldoliste åpne kundeposter. Virker saldoene rimelige? Er det uavklarte forhold som må følges opp? Er det poster med kreditsaldo? Finnes poster som må anses som tapt (ref Finansdepartementets skatteforskrift §6-2-1)? Foreligger det usikre fordringer for øvrig som regnskapsmessig bør avsettes til tap?
Dokumentasjon:
-
Åpen postliste med påskrift av vurderinger
-
Oversikt over grunnlag for avsetninger
-
Diverse avstemmingsskjema:
-
Avstemming konto 1500 og saldoliste åpne kundeposter
-
Oversikt over usikre poster – aldersfordelt saldoliste
-
Oversikt over kunder med kreditsaldo
-
Kundekonti mot kontoutdrag fra kunde
Arbeid under utførelse
Det skal fastsettes en verdi av arbeid under utførelse pr 31.12. Benyttes løpende avregnings metode for verdsettelsen må ferdigstillelsesgrad pr 31.12. avgjøres. Denne vurderingen bør foretas av, eller i samarbeid med, prosjektansvarlig.
Avstemming av driftsmidler
Ta utskrift av alle driftsmiddelkontoene
-
Kontroller tilganger/ avganger: beløp, mva kode, riktig konto mv
-
Kontroller aktivering/kostnadsføring
-
Kontroller/vurder avskrivninger
-
Kontroller alle salg av driftsmiddel (er disse fakturert kan det være en fare for at de er klassifisert som ordinær driftsinntekt)
-
Er driftsmidlene til stede? Er noe kassert i løpet av året?
-
Er verdien på driftsmidlene riktig? Er det behov for nedskrivning?
-
Er anleggskartotek/anleggsregister ført? Fyll ut anleggsregister og legg ved kopi av fakturaer.
-
Er noen av driftsmidlene omdisponert avgiftsmessig i løpet av året, slik at det skal foretas justering av anskaffelseskost ihht. Forskrift 132 til merverdiavgiftsloven?
-
Ajourfør også ev kjøp/salg i årsoppgjørsprogrammet ditt
Avstemming av periodiseringsposter
Her snakker vi om kontogruppene 17XX og 29XX. Sett opp en oppstilling som viser hvordan saldoen dannes. Noen saldoer kan være sammensatt – følg opp gamle poster og tilbakefør gamle avsetninger.
Er det påløpt kostnader som det ikke er avsatt for? Tidligere erfaringer og bilagene for perioden/året etter er nyttig å sjekke. Er det kostnadsført bilag som vedrører neste periode? Rutinen bør være at man periodiserer slike forhold fortløpende.
Pass på at du kke blander konto 17XX og 29xx. 17xx konti skal vise debet saldo, mens konto 29xx skal vise kreditsaldo.
Dokumentasjon:
Utskrift av aktuelle hovedbokskonto med påskrift av hvordan saldo dannes. Alternativt kan det fylles ut egne avstemmingsskjema.
Aksjer, finansinvesteringer
Sett opp en oversikt over aksjer/verdipapirer i beholdningen.
Vurder verdien pr 31.12.
Dokumentasjon:
Note til årsregnskapet, årsoppgaver fra VPS, beholdningsoppgaver fra aksjonærregisteret, avstemmingsskjema/oversikt over aksjer/verdipapirer
Utlån og lån fra aksjonær/ansatte
Ta utskrift (slå opp på konto) og sjekk om saldo er reell og i samsvar med låneavtaler. Er renter beregnet i samsvar med avtale? Er det beregnet og innberettet ev. rentefordel? Skal aksjonær skattlegges for renter ut over skjermingsfradraget?
Dokumentasjon:
Låneavtaler, utskrift fra regnskap og påskrift på utskrifter
Reise-/lønnsforskudd
Konto 1570 – 1579. Kontroller at saldo på kontoene består av reelle beløp og er av nyere dato. Sett ev opp en oversikt over hvordan saldoen er sammensatt.
Egenkapital
Pr 31.12 må man selvfølgelig også påse at ny disponering bokføres og saldo overføres til nytt regnskapsår.
Leverandører
Saldo på konto 2400 Leverandører må avstemmes mot saldoliste/åpne poster leverandører. Som på kunder må man ta en opprydding gjennom en visuell kontroll. Gå gjennom saldoliste åpne leverandørposter og vurder om saldoene virker rimelige. Uavklarte poster må avklares/følges opp. Finnes poster med debetsaldo? Avklar hvilke leverandører du skal innhente kontoutdrag hos. Velg alltid hovedleverandør i tillegg til de 2-3 største, samt evt. leverandører med ”merkelige” saldoer. Sjekk ev bonus fra leverandører, og bokfør dette.
Dokumentasjon:
-
Åpen postliste med påskrift av vurderinger
-
Oversikt over grunnlag for avsetninger
-
Diverse avstemmingsskjema:
-
Avstemming konto 2400 og saldoliste åpne leverandørposter
-
Oversikt over leverandører med debetsaldo
-
Leverandørkontoer mot kontoutdrag fra leverandører
Avstemming MVA
Her skal det foreligge omsetningsoppgaver 6 ganger i året, ev årlig. Beløpene i omsetningsoppgaven skal bygge på regnskapets tall. For hver- mvatermin skal det ifølge Bfl § 5 og bff § 3-1 nr 8:
-
Utarbeides spesifikasjon av merverdiavgiften
-
Utgående og inngående avgift og grunnlaget for avgiften skal være spesifisert på periode etter kontoene i regnskapet
-
Det må skilles mellom de ulike avgiftssatsene
-
Avgiftsfri omsetning/omsetning utenfor merverdiavgiftsloven og uttak skal også spesifiseres
-
Utgående avgift skal kunne spesifiseres pr transaksjon
Beregninger og oppstillinger må oppbevares sammen med kopi av omsetningsoppgaven
-
Stemmer avgiftsbeløpene i omsetningsoppgaven med regnskapet?
-
Tilsvarer utgående MVA 25 % (14 %, 8 %) av avgiftspliktig omsetning? Eventuelle differanser må oppklares.
-
Er saldo på konto 2740 lik siste omsetningsoppgave?
-
Utfylling av terminvis avstemming og totalavstemming for hele året.
Dokumentasjon
pr mva-termin:
-
Innsendte omsetningsoppgaver
-
Avstemmingsskjema terminvis
-
Utskrift omsetningsoppgaver fra regnskapsprogram
Pr år:
Andre måter å kontrollere avgiften på:
-
Liste ut kontonr, kontonavn, mva-kode osv
-
Liste ut alle direkteføringer mot avgiftskontoene
-
Kalkulere mva pr. mvakode
-
Liste ut posteringer med “uvanlig” mva-kode på kontoene
-
Kontrollere for fradragsført inngående avgift på utenlandske fakturaer - koble valutakode og fradragsføring
-
Kontollere fradragsført mva på bestemte leverandører
-
Sjekke de 10-15 største beløpene på konto for inngående avgift
Det er en fordel å legge ved forklaring ved tilgodebeløp
Avstemming lønn
Aktuelle balansekontoer i forbindelse med lønn som må avstemmes:
-
Forskuddstrekk (konto 2600) – fyll ut avstemmingsskjema
-
Sjekk at sum forskuddstrekk stemmer med sum innberettet på lønns-og trekkoppgaver
-
Er alt bokført, forskuddstrekk innberettet og betalt?
-
Tilsvarer kontoen skyldig skattetrekk pr 31.12. skyldig beløp iflg termingoppgaven for 6. termin?
-
Er beløpet innestående på trekkinnskuddskonto stort nok til å dekke skyldig skattetrekk?
Arbeidsgiveravgift (konto 2770) – fyll ut avstemmingsskjema
-
Er all bokført arbeidsgiveravgift innberettet og betalt?
-
Tilsvarer skyldig arbeidsgiveravgift pr 31.12. det som er skyldig iflg terminoppgaven for 6. termin?
-
Er alle arbeidsgiveravgiftspliktige ytelser avgiftsberegnet og innberettet?
Skyldig feriepenger (konto 2940)
-
Feriepengeliste avstemmes mot konto 2940
-
Beregn arbeidsgiveravgift av skyldig feriepenger og sammenhold med avsatt på konto 2785
-
Saldo konto 2940 Skyldige feriepenger skal være 10,2%/12% av feriepengegrunnlaget. Grunnlaget tilsvarer ofte konto 5000, med mindre denne også inneholder utbetalte feriepenger. Kontroller og sjekk avvik .
Lønn (konto 5000 m.fl.) + utbetalte feriepenger skal være lik lønn på Lønns-og trekkoppgavene.
Skal det foretas avsetning for påløpt lønn? Dersom påløpt lønn utgjør et ikke uvesentlig beløp bør dette gjøres.
I Sticos Oppslag finner du praktiske skjema for dokumentasjon av avstemminger.
Dette skulle i alle fall være noen kjøreregler å starte med. Husk at årsoppgjøret er den morsomste delen av regnskapsarbeidet. Det er nå du ser helheten og setter punktum for et års arbeid med kunden din.
Lykke til!