Sticos Fagstoff

Årsoppgjør – avstemming og dokumentasjon

Årsoppgjør – avstemming og dokumentasjon

Har du kontroll på balansen i regnskapet? Hvis ikke er det stor risiko for at du rapporterer et feil resultat.

Elin Petersen, rådgiver i Sticos

Regelverket krever at alle balanseposter skal dokumenteres i forbindelse med årsoppgjøret. Vi vil i tillegg fremheve betydningen av internkontrollen som ligger i det å gjøre en god jobb på dette området, både ved årsavslutning og gjennom året. Har du god kontroll slipper du å risikere at ledelse, styret og eiere får en stor overraskelse ved årsslutt som følge av at man rydder opp i balanseposter.

Sticos Oppslag er det eneste verktøyet du trenger for å være oppdatert. Prøv gratis her!

Hvordan dokumentere

Avstemming betyr å ha kontroll med innhold i kontoer i regnskapet. Det er en god kontroll på at man er a jour og får rapportert et mest mulig riktig regnskap. Et eksempel er at en bankkonto avstemmes  og man står igjen med «åpne poster» som det heter. Dvs. poster som bank har ført, men ikke selskapet, og motsatt. Via avstemmingen har man kontroll på at man har fått regnskapsført alle banktransaksjoner. I tillegg må det gjøres en dokumentert vurdering av åpne poster. Enten må de føres, eller man konkluderer med at de ikke er vesentlige for regnskapet og kan stå åpne ved regnskapsavslutning. Dokumentasjonen er altså noe mer enn en avstemming.

GRATIS SJEKKLISTE: Viktige tema for regnskapsfører i kundemøter

Noen poster vil kreve enda mer dokumentasjon av vurderinger som er gjort rundt verdsettelse. Det gjelder eksempelvis poster som driftsmidler, aksjer, lån, utsatt skattefordel, kundefordringer, varelager, tilvirkningskontrakter, opptjente inntekter osv.  På gjeldssiden er formålet å kunne dokumentere at man har fått med alle forpliktelser som eksempelvis leverandørgjeld, lån, garantiansvar, påløpne kostnader, feriepenger, arbeidsgiveravgift, utsatt skatt, betalbar skatt.

De fleste velger å bruke maler for dokumentasjon, såkalte skjema. Det er viktig å tenke over om det er effektivt i alle tilfeller. Formålet med å dokumentere postene i balansen er å vise at de er fullstendige, nøyaktige, gyldige og riktig verdsatt. Dette er det viktig å ta med seg videre, også i en mer digitalisert hverdag hvor måten jobben gjøres på kan bli endret.

Dokumentasjonen skal være så god at alle som ønsker skal kunne foreta en selvstendig kontroll og vurdering av regnskapet med utgangspunkt i dokumentasjonen. Det skal være enkelt å se hvilke beregninger, vurderinger og konklusjoner som er tatt. I noen tilfeller vil det kunne være hensiktsmessig å lage et sammendrag som dokumenterer de vesentligste vurderinger rundt verdsettelse av poster som f.eks. varelager, kunder, driftsmidler.

Systemene må også ivareta at det er lett å finne fram til dokumentasjonen, fra regnskapslinjenivå, til konto og motsatt. Det er oppbevaringspliktig regnskapsmateriale. Regnskapsførere som bygger på dokumentasjon utarbeidet av kunde må ha fullstendig oversikt over denne. 

LES OGSÅ: Årsoppgjør - med god planlegging blir det en effektiv prosess 

Årsoppgjøret – planlegging og gjennomføring

Planlegging av årsoppgjøret må inneholde retningslinjer på hvordan man skal dokumentere og hvilke oppgaver som må gjøres i tilknytning til hver regnskapslinje i balansen.  I Sticos Oppslag vil du finne veiledning til hva en slik plan bør inneholde og forslag til hvordan man bør dokumentere. Her vil du finne skjema som kan være til hjelp for å dokumentere på en god måte. Via veiledningen finner du også hvilke regnskapsprinsipper som gjelder for postene med kobling til mer utdypende emner.

Illustrasjon Utklipp fra veiledning til årsoppgjør

I tillegg finner du sjekklister for planlegging og gjennomføring av årsoppgjøret (Sticos Proff) og varetelling.  Begge kan benyttes som utgangspunkt for tilpasning til egen virksomhet.

Illustrasjon Sjekkliste for planlegging og gjennomføring av årsoppgjør

Tilpass dokumentasjonen til egen virksomhet

Tilpass gjerne dokumentasjonen til egen virksomhet, så får du et verktøy som kan brukes aktivt gjennom året. Det hjelper deg til å få en mest mulig riktig rapportering gjennom året og et mer effektivt årsoppgjør.

Vil du lære mer om årsoppgjør, avstemming og dokumentasjon. Sjekk ut våre e-kurs 

 

Print

Navn:
E-post:
Emne:
Din melding:
x