Dette er fordelene med digitalisering av økonomisk aktivitet

Dette er fordelene med digitalisering av økonomisk aktivitet

Digitalisering av økonomifunksjonene effektiviserer prosesser og gjør at rapporteringen blir i sanntid.

Elin Petersen, rådgiver i Sticos

Norske virksomheter har i varierende grad tatt i bruk digitale systemer og prosesser. For å få full effekt må man se hele virksomheten i dette perspektivet.

Se våre aktuelle og oppdaterte nettkurs innen regnskap, personal, økonomi og personvern

En transaksjon registreres én gang

Ved bruk av ERP-system oppnår man å registrere en transaksjon færrest mulig ganger. Det gjør prosessene mer effektive og regnskapet er oppdatert til enhver tid. Integrerte løsninger gjør at det er mulig. Det er integrasjon mellom regnskap, fakturering, kassesystem, fakturamottak, bank, altinn, lønn, reise/utlegg, logistikk, rapporteringsverktøy osv.

Følgende er helt avgjørende for at dette skal fungere:

  • Skybaserte løsninger og ERP system

  • EHF -faktura (både ut og inn)

  • KID- nummer ved betaling

Dette betyr enda mer konkret at regnskapet oppdateres eksempelvis når:

  • En faktura sendes ut

  • En faktura mottas og godkjennes

  • Innbetalinger mottas – løpende oppdatering

  • Utbetalinger – når man har godkjent faktura for betaling direkte i systemet

Ved bruk av EHF faktura blir tolkning av faktura også enklere, og man vil etter hvert som AI utvikles få en mer automatisert kontering og mva. behandling.

Dette betyr at følgende prosesser blir mye mer effektive:

  • Fakturerer løpende og pengene kommer raskere inn

  • God oversikt og kontroll med kostnadsbildet

  • Godt grunnlag for god likviditetsstyring; til enhver tid oversikt over bank, kundefordringer, leverandørgjeld

  • Regnskapet er ajour og gir grunnlag for løpende kontroll og analyse

Mer tid til det viktigste – forretningsdrift og resultater

Effektivtivisering gjør at man kan flytte fokuset på det som er av mest interesse, nemlig å utvikle forretningsdrift og skape resultater. 

Dette gir regnskapsførere store muligheter. Man slipper å bruke masse tid på prosesser og systemoppdatering. Det blir tid til å bry seg om kunden på en annen måte. Det viktigste for kunden er å tjene penger og det må også alle rådgivere ha fokus på. Prosesser, analyse av resultat og likviditet og forslag til forbedringer på disse områdene vi gi kundene betydelig merverdi.

Oppdaterte regnskap til enhver tid – bedre beslutningsgrunnlag

Når regnskapene er løpende oppdatert vil de være av mye større interesse enn med historiske resultat og balanserapporter. Det er et meget godt verktøy for ledelse og styre som skal ta sine beslutninger. Forretningsforbindelser som for eksempel banker har stor interesse av det.

Du må fortsatt ha kontroll - hvordan?

Controllerfunksjonen må være på plass ved bruk av digitale systemer. Det er lett å bli blendet av at alt blir automatisert og enklere, men det er ingen tvil om at det legger større krav til testing og forståelse av systemet. Du må kunne svare på følgende spørsmål «Hvordan kan jeg være sikker på at data og rapporter jeg får ut av systemet er riktige?»

Følgende er sentralt i denne sammenheng:

•      Systemforståelse 

•      Forstå og ha kontroll på transaksjonsflyt

•      IT-kontroll (inngang data, utgang data, tilgang, logg av endringer og oppdateringer)

•      Gode rutiner/tilgangsstyring for godkjennelse av bilag (inngående faktura og andre)

•      Gode rutiner/tilgangsstyring for å godkjenne utbetalinger (arbeidsdeling, ikke enefullmakt)

•      Teste forslag til konteringer og momsbehandling

•      Testing av avvik fra normalen ved hjelp av programverktøy (avvikende momskoder, like beløp, avvikende tekster på transaksjon)

•      Avstemming og dokumentasjon av balanseposter

Selv om systemene blir automatisert må vi ikke glemme målsettingene om fullstendighet, nøyaktighet og gyldighet i regnskapet. Det anbefales å kartlegge og bygge opp rutiner og system for å kunne konkludere på at man når disse målene på samme måte som tidligere. Det er ingen endring i krav til sporbarhet og det må man påse er på plass i systemene. Dokumentasjon og avstemming av balanseposter er fortsatt en viktig intern kontroll samtidig som det må være på plass ved årsavslutning. Her må det være kvalitet.

Forenkling fra myndighetene

Om få år er skatteskjemaene historie. Det jobbes med å få innrapportering på annet format som skal gjøre det enklere både for den som skal rapportere og skatteetaten som mottaker. Fortsatt må man forstå regelverket for å kunne ha kontroll på at man betaler riktig skatt. Det handler altså om å gjøre det på annen måte og forstå rapporteringen og systemene som ligger til grunn for at det skal bli riktige beregninger.

Det er også store muligheter for at lovverket åpner for avvikende regnskapsår, noe som gjør at årsoppgjørsprosessen kan tilpasses den enkeltes virksomhet.

Raskere utvikling

Digitalisering har vært tema en god stund. Nå begynner vi nok å se at ting går enda raskere og flere kommer på banene og ser fordelene med det.

Vi må være endringsvillige samtidig som vi tar med oss det vi kan av systemforståelse, forståelse av regelverk og masse erfaring som gjør at vi kjenner risikoene. Regnskapsførere, revisorer, controllere og andre som jobber innen dette feltet har fortsatt en viktig funksjon for å sikre at styret, eiere og offentlige myndigheter får en riktig rapportering som er grunnlag for beslutninger og offentliges skatteinntekter.

Få aktuelle nyheter innen personal, regnskap, økonomi og personvern. Følg Sticos på FacebookLinkedIn og meld deg på vårt nyhetsbrev

 
GRATIS E-BOK FOR LEDERE

Slik går du frem ved oppsigelse
på grunn av arbeidstakers forhold

 

Last ned gratis her
Last ned gratis e-bok om oppsigelse på grunn av arbeidstakers forhold her
Print

Navn:
E-post:
Emne:
Din melding:
x