Hold deg oppdatert med aktuelt fagstoff fra Sticos Meld deg på nyhetsbrev

Ny GRFS vedtatt

Ny GRFS vedtatt

Fra 1. januar 2017 trer den nye GRFS'en i kraft. Den største endringen er at betalingsoppdrag har fått sitt eget kapittel, med tilhørende endringer andre plasser i GRFS. Utover dette er det også noen andre justeringer.

Hans Olav Sekkeseter, rådgiver i Sticos

Betalingsoppdrag

Dette er oppdrag hvor regnskapsfører får adgang til å belaste oppdragsgivers bankkonto(er) med utbetalinger, eller legge betalingsforslag til godkjenning hos oppdragsgiver (GRFS 1.2.12) . Mange har i dag remitteringsavtaler, eller andre former for betaling på vegne av kunden. Alt dette er nå underlagt den nye tjenesten, og må følge de nye kravene som ligger i GRFS.

Den mest omfattende endringen ligger nok i de nye kravene til rutiner både på oppdragsgivers og regnskapsførers side. Oppdragsgivers interne rutiner må kartlegges og vurderes. Formålet er å sikre gyldig og rettidig utbetaling. I dette ligger også rutine for attestasjon eller godkjenning hos oppdragsgiver.

Regnskapsførers rutiner må også gjennomgås med tanke på å ivareta kundens interesser og behov på en forsvarlig måte. Her skal regnskapsfører sikre en betryggende registrering, og sikre seg mot risiko ved en tilfredsstillende arbeidsdeling. For eksempel anbefales ikke løsninger hvor kunden ikke godkjenner eller attesterer utbetalinger. Dette på grunn av risikoen ved og konsekvensen av feil i utbetalinger og underslag.

I GRFS’en er det lagt inn konkrete forslag til rutinegjennomgang med kunden, og momenter som må vurderes med tanke på interne rutiner. Man skal ha tungtveiende grunner for å avvike fra GRFSens krav, og også der det er angitt bør må man vurdere på hvilken måte intensjonen i anbefalingen blir ivaretatt. Eksempel på dette er GRFS 3.2 Ved betalingsoppdrag bør oppdragsavtalen eller vedlegg til denne inneholde en beskrivelse av rutinene for gjennomføring av betalingsoppdraget, både hos oppdragsgiver og regnskapsførervirksomheten, herunder rutiner for godkjenning og utbetaling.

Som med mange andre krav og anbefalinger i GRFS vil mange ikke se verdien av dette før det oppstår en uoverensstemmelse eller konflikt med oppdragsgiver. Til gjengjelde vil man da være tilsvarende lettet over at dette er noe avtalen regulerer.

Oppdragsgivers interne rutiner

Bransjestandardutvalget har tidligere avgitt en uttalelse om hvordan regnskapsfører skal oppdatere og vedlikeholde endringer i kundens interne rutiner. Dette er nå tatt inn i GRFS. Endringen innebærer at regnskapsfører årlig må dokumentere om det er avdekket slike endringer i forbindelse med oppdragsutførelsen. Alternativt kan regnskapsfører gjøre en direkte henvendelse angående endringer i kundens interne rutiner. Hva man velger må baseres på en vurdering av oppdragets risiko, kompleksitet og størrelse.

Få gode rutiner – meld deg på kurs i Risikostyring og internkontroll.

Oppbevaring av oppdragsdokumentasjon

Det går klart fram av GRFS at oppdragsdokumentasjon er regnskapsførers eiendom, og skal være under kontroll av regnskapsfører. Av praktiske årsaker kan det likevel være aktuelt å oppbevare denne i ulike formater og ulike lokasjoner. Så lenge ordenskravet blir ivaretatt, med en oversikt som til enhver tid er oppdatert med hvor de ulike delene av oppdragsdokumentasjonen er oppbevart, og hvordan tilgangen er sikret, er det ingenting i veien for å organisere oppdragsdokumentasjonen på denne måten.

Kvalitetskontroll

Tidligere har det ikke vært tydelig hvordan kvalitetskontroll skal gjennomføres og dokumenteres. Når det gjelder innholdet og utførelsen av kvalitetskontroll er dette fortsatt opp til den enkelte regnskapsfører å vurdere, men det er nå angitt i GRFS at rutiner for kvalitetskontroll bør nedtegnes skriftlig. Dessuten anbefales bruk av sjekklister. Et eksempel på en slik sjekkliste finner du her.

Øvrige endringer

Det er gjort enkelte justeringer i øvrige punkter i GRFS. Blant annet er Begrepet Katastrofeplan byttet ut med Beredskapsplan. Tilstrekkelig forsikringsdekning og fullmakter er presisert når det gjelder betalingsoppdrag. Du finner den nye GRFS'en her.

For en mer detaljert gjennomgang av GRFS – se kurset God regnskapsføringsskikk.


Sticos holder deg oppdatert: