A-melding og kontantprinsippet

A-melding og kontantprinsippet

A-ordningen trådde i kraft fra 2015. Vi opplever at problemstillingen i artikkelen fortsatt er aktuell. Innrapportering av lønn skal alltid skje den måneden den utbetales.  Det kan medføre at det må gjøres en regnskapsmessig periodisering.

Elin Petersen, rådgiver i Sticos

4. januar 2017

I Sticos nyhetsbrev av 2.10.2014 oppsummeres følgene av A-melding og kontantprinsippet. Opptjent lønn i desember som utbetales i januar vil ikke kunne innberettes i desember måned, noe som for mange innebærer endring av praksis og som kan ha konsekvenser for både arbeidstaker og arbeidsgiver.

Alternative løsninger vil være

  1. Endre utbetalingsdato
  2. Foreta en periodisering i regnskapet pr. 31.12. 
  3. En kombinasjon av 1 og 2

Ved valg av løsning bør vurderingene gjøres i følgende rekkefølge.

1. Endre utbetalingsdato

Arbeidsgiver bør forsøke å endre utbetalingsdatoen til opptjeningsmåneden dersom periodisering medfører praktiske problemer for arbeidsgiver eller dersom konsekvensene for arbeidstaker er vesentlige ved ikke å endre. Eksempler på konsekvenser for arbeidstaker ved utbetaling i 2015 av lønn opptjent i 2014 vil være forskyvning av inntekt fra 2014 til 2015 som vil påvirke

  • Feriepengegrunnlaget
  • Grunnlag for ytelser fra NAV (f.eks. dagpenger, uføretrygd)
  • Toppskatt (dersom høyere inntekt ett år som følge av forskyvning)

Arbeidsgiver må, der det er nødvendig, gå i forhandlinger med arbeidstaker om å endre avtalene. I praksis vil det kunne være vanskelig å få med all lønn på desember. En mellomløsning vil derfor være å få med mest mulig på desember for å minimalisere konsekvensen for arbeidstaker. 

2. Periodisering i regnskapet

Hvis utbetalingsdato ikke endres må det foretas en periodisering i regnskapet ved at det avsettes for påløpt lønn i 2014. Dette er ikke noen endring fra tidligere, men det vil altså ikke lenger være mulig å innberette lønn utbetalt i januar på forrige år, noe som har vært praksis hos enkelte ved utbetalinger like over nyåret. 

Periodiseringen gjennomføres som for andre type periodiseringer av kostnader i regnskapet. I og med at denne periodiseringen også vil berøre avstemminger av lønn og kontrolloppstillingen som skal fylles ut ved innsendelse av selvangivelsen vil vi komme med noen anbefalinger.

Egne konti 

Det anbefales å opprette egne konti for periodisering av lønn. Det vil gjøre det enklere å følge opp ved avstemming av lønn, feriepenger og arbeidsgiveravgift og ved utarbeidelse av skjema «RF-1022 Lønns- og pensjonskostnader» (kontrolloppstillingen). Dette vil være praktisk for alle mindre foretak. Føres lønn med referanse til prosjekter eller avdelinger må man vurdere om man ikke skal bruke egne konti eller om periodiseringspostene må styres/bokføres med prosjektnummer eller avdelingskoder.

Vi anbefaler å bruke følgende konti ved postering av påløpt lønn

D 5090 Påløpt, ikke utbetalt lønn                                   K 2930 Skyldig lønn
D 5405 Arbeidsgiveravgift av påløpte lønn             K 2780 Påløpt arbeidsgiveravgift på påløpt lønn
D 5091 Påløpte feriepenger av ikke utbetalt lønn     K 2930 Skyldig lønn

Ved lønnsutbetaling i januar føres avsetningene tilbake 1.1. da lønnsutbetalingen vil være bokført mot konto 5000, 5020 og 5400 i utbetalingsåret.

Ved tilbakeføring nullstilles resultateffekten av lønnsutbetalingen da kostnaden er bokført i desember.

Hvorvidt samme periodisering skal gjøres hver månedsavslutning må ansvarlig for regnskapsrapporteringen være med på å bestemme. Er det vesentlige tall for regnskapsrapporteringen bør det foretas en periodisering ved utgangen av rapporteringsmånedene.

Dokumentasjon av periodiseringene

Periodiseringen må dokumenteres enten med kopi av rapport fra lønnskjøring i januar eller ved henvisning til denne. Hvis tallene ikke kan hentes direkte ut fra rapporter fra lønnssystemet, må det gjøres en dokumentert beregning på hvordan man kommer frem til beløpene som skal periodiseres.

Avstemming av lønn mot regnskap – Skjema «RF 1022 Lønns- og pensjonskostnader»

Pr. 31.12. må det foretas en avstemming av lønn mot regnskap som vil være grunnlag for utarbeidelse av skjema «Lønns- og pensjonskostnader» som skal vedlegges selvangivelsen. Påløpte lønnskostnader bør føres opp i skjemaet (kontrolloppstillingen). I eksemplet viser vi kun kontiene som vedrører påløpt lønn og effekten av det. Arbeidsgiveravgift påvirker ikke kontrolloppstillingen men vil være med i avstemming av arbeidsgiveravgift. Hvis en da benytter egne konti vil denne avstemmingen ikke tallmessig bli påvirket av periodisering av arbeidsgiveravgift av påløpt lønn. 

Eksempel:

ÅR 1
Påløpt lønn pr 31.12. kr 100.000
Feriepenger av påløpt lønn pr. 31.12. kr    10.200

 
ÅR 2
Påløpt lønn pr 31.12. kr 150.000
Feriepenger av påløpt lønn pr 31.12. kr   15.300



 
Hvor ofte skal det avstemmes?

Det er ingen endring i kravene til når det må foretas avstemminger av arbeidsgiveravgift og skattetrekk. Bokføringsregelverket sier fortsatt at avstemmingene skal gjøres pr. termin.

Avstemming mellom lønn og regnskap må gjøres pr 31.12. ved utarbeidelse av kontrolloppstillingen (se forrige avsnitt). Det er som tidligere anbefalt å foreta denne avstemmingen flere ganger i året for å avdekke eventuelle feil så tidlig som mulig. Ved overgangen til A-melding anbefales det å avstemme oftere da det kan bli mere krevende å rette opp feil tilbake i tid.

Hvilket alternativ bør arbeidsgiver velge?

Hensynet til arbeidstaker må normalt gå foran. Det må gjøres en vurdering av hvor store konsekvenser de ulike alternativene vil kunne få for arbeidstaker, og man må få på plass nye arbeidsavtaler der det er behov for endringer. 

Deretter må man konkludere på hvilke regnskapsmessige konsekvenser det får og utarbeide rutiner som sikrer en riktig regnskapsmessig behandling.

Visninger (11944)
Til toppen av artikkelen - Tilbake til nyhetsarkivet