Både arbeidsgiver og arbeidstaker har plikter for at ferien avvikles i ferieåret. Det kan allikevel være ulike årsaker til at ikke all ferie avvikles. Hva da?
Ferien skal i utgangspunktet avvikles i ferieåret. Arbeidstaker kan imidlertid inngå avtale med arbeidsgiver om overføring av inntil 12 virkedager ferie til neste år, det vil si to uker. Men dette er ikke noe arbeidstakeren kan kreve. Dersom man har avtalefestet en femte ferieuke er de ekstra dagene ikke en del av ferielovens bestemmelser, og kan også avtales overført til neste år. Dersom man ikke blir enige om en avtale om overføring av ferie, må arbeidsgiver legge til rette for at ferien avvikles før årsskifte. Det betyr for eksempel at arbeidsgiver kan pålegge ansatte å ta ut restferie i julen.
Formålet med ferie er å sikre arbeidstakere nødvendig restitusjon og hvile i løpet av et år. Loven er derfor slik at det ikke er opp til den enkelte ansatte å vurdere behovet for ferie, men en plikt til å avvikle denne. Arbeidsgiver skal legge til rette for, og påse at ferien avvikles. Blir deler av ferien allikevel ikke avviklet, eller avtalt overført, er dette et brudd på loven. Ikke avviklet ferie kan ikke utbetales, men blir automatisk overført til neste år selv om det er i strid med loven. Det er imidlertid et unntak for den avtalefestede ferien, den kan etter avtale utbetales.
Ansatte over 60 år har rett på en uke ekstra ferie hvert år og 2,3 % ekstra feriepenger. Denne ekstra ferieuka er lovbestemt og arbeidstakeren kan ikke selv velge om den skal avvikles eller ikke. Den ansatte er pliktig til å ta ut det antall dager som feriepengene dekker lønnsbortfallet for. Ifølge ferieloven beregnes ikke feriepenger for denne ekstrauka av lønn over 6 G. Følger virksomheten denne begrensningen og den ansatte har lønn over 6 G kan det hende at feriepengene ikke dekker inn hele uka. Den ansatte trenger da ikke å avvikle feriedager som ikke dekkes av feriepengene. Det som arbeidstakere over 60 år selv kan bestemme er imidlertid tidspunktet for denne ekstra ferieuka. Arbeidstakeren må varsle arbeidsgiver minst 14 dager før uttak av ekstraferien.
Dersom det er mulig skal arbeidsgiver tilrettelegge for at den resterende ferien kan avvikles innen årets slutt. Hvis ikke dette er mulig blir manglende ferieavvikling på grunn av sykefravær overført til neste år.
Mange har en femte ferieuke gjennom tariffavtale eller som en avtale i bedriften. Denne uken er ikke en del av ferielovens bestemmelser. Det betyr at den ikke er underlagt bestemmelsene om overføring og utbetaling i ferieloven. Ut over dette gjelder de samme bestemmelsene for fastsetting, utsettelse ved sykdom osv., som i ferieloven.
Arbeidsgiver skal drøfte tidspunktet for ferie med de tillitsvalgte eller den enkelte. Blir man ikke enige om når den skal avvikles, er det arbeidsgiver som fastsetter tidspunktet. Arbeidstakeren kan allikevel kreve at restferien avvikles samlet.
Det er kun arbeidstaker som her helt arbeidsufør som kan kreve at fastsatt ferie utsettes. Har man en gradert sykemelding er reglene annerledes. Da fastsettes og avvikles ferie som normalt.