Regnskapsfører må forholde seg til flere regelverk etter innføringen av de nye tariffavtalene. Berørte virksomheter får nye regler for forskuttering av sykepenger, og det medfører et tydelig skille fra folketrygdlovens ordinære bestemmelser.
Noen av områdene som er avgjørende for tjenesten er risikovurdering av tjenesten, oppdragsavtale som avgrenser ansvaret, samt egne og kundens interne rutiner.
Kvalitetsansvarlig og ledelsen i regnskapsforetaket må kartlegge nøyaktig hva tjenesten består i, og identifisere hvilke risikoer som følger med den. Denne risikovurderingen skal til slutt godkjennes av styret, noe som betyr at forankringen går helt til toppen av foretaket.
Kapasitet og kompetanse er kritiske suksessfaktorer her. Kompetansen kan ikke bare handle om lønnskjøring generelt; den må spesifikt dekke både folketrygdloven og de aktuelle tariffavtalene, samt det komplekse skjæringspunktet mellom disse to regelverkene.
Selv om kunden i seg selv har gode rutiner, følger det en betydelig iboende risiko med selve tjenesten. Et godt eksempel på dette er feilhåndtering av tidsfrister og dokumentasjonskrav i samspillet mellom kunden, regnskapsfører og NAV:
Eksempel på risiko:
Hvis regnskapsforetaket beregner og utbetaler full lønn etter avtalen ved sykdom, som f.eks. overstiger folketrygdens 6G-tak, men mislykkes med å sende inn korrekt inntektsmelding til NAV innen tremånedersfristen, faller refusjonsretten bort. Fordi regnskapsfører har påtatt seg oppgaven med rapporteringen, oppstår det et direkte økonomisk tap (differansen mellom utbetalt lønn og tapt NAV-refusjon). Dette tapet vil kunden i neste omgang kunne kreve erstattet av regnskapsforetaket, noe som utløser et direkte profesjonsansvar.
Denne risikoen for økonomisk tap og påfølgende erstatningsansvar er til stede for alle kunder som har denne avtalen, uavhengig av hvor ryddig kunden er i utgangspunktet.
Risikoen ved å tilby bistand til tariffestede sykepenger kan reduseres betraktelig, og ansvaret begrenses, gjennom en presis utforming av oppdragsavtalen. For å sikre at det overordnede ansvaret forblir hos kunden, er det særlig to faktorer som må innarbeides i avtalen eller oppdragsspesifikasjonen:
Risikoen for tapt NAV-refusjon på grunn av tidsnød, for sen eller manglende dokumentasjon må flyttes over på kunden. Avtalen må definere en klar tidsfrist for når fullstendig grunnlag, som sykemeldinger, egenmeldinger, timelister og tariffinformasjon, skal være tilgjengelig for regnskapsforetaket. Dersom denne fristen oversittes, må avtalen presisere at regnskapsforetaket juridisk fritas for ansvar for sanksjoner eller tapte refusjoner.
Regnskapsforetaket skal kun utføre den mekaniske og matematiske beregningen basert på de dataene kunden gjør tilgjengelig. Regnskapsfører skal ikke overvåke eller undersøke eventuelle endringer i tariffavtaler på eget initiativ. Det må stå eksplisitt i avtalen at kunden har plikt til å informere skriftlig om innholdet i tariffavtalen og varsle om eventuelle reforhandlinger eller justeringer. I tillegg må kunden ha plikt til å godkjenne grunnlaget før endelig utbetaling og innsending av inntektsmelding.
Klausul om leveringsfrister og tapt refusjon:
«Kunden plikter å levere fullstendig dokumentasjon, herunder sykemeldinger, egenmeldinger og godkjente timelister, senest [X] virkedager etter første fraværsdag / [X] dager før gjeldende kjørefrist. Dersom kunden oversitter denne fristen, fritas regnskapsforetaket for ethvert økonomisk og juridisk ansvar for tapt refusjon fra NAV, sanksjoner, renter eller andre økonomiske tap som følge av forsinket innsending av inntektsmelding eller utbetaling.»
Klausul om varslingsplikt for tariffavtaler:
«Kunden har det fulle ansvaret for å gjøre regnskapsforetaket kjent med gjeldende tariffavtales bestemmelser om sykepenger, samt skriftlig og uten ugrunnet opphold varsle om endringer, reforhandlinger eller ny tolkning av avtaleverket. Regnskapsforetaket har intet ansvar for feilutbetalinger, etteroppgjør eller tap som skyldes mangelfull eller forsinket informasjon fra kunden om tariffmessige forhold.»
Klausul om endelig godkjenning av utbetalingsgrunnlag:
«Regnskapsforetaket utarbeider beregningsgrunnlag for sykepenger basert på mottatte opplysninger. Før utbetaling til ansatte og innsending av inntektsmelding til NAV, skal kunden godkjenne det produserte grunnlaget [i lønnssystemet/skriftlig]. Kundens godkjenning frigjør regnskapsforetaket for ansvar for eventuelle feil i det underliggende datagrunnlaget eller i tolkningen av tariffavtalen.»
Uavhengig av hvilke systemer den enkelte kunden har, må regnskapsforetaket utarbeide egne, interne rutiner for hvordan sykepengebistanden skal utføres. Formålet med rutinene er å sikre at både folketrygdloven og den aktuelle tariffavtalen ivaretas fullt ut, og at beregningene som utføres er korrekte. En mangelfull internrutine øker risikoen for systematiske feil, noe som i ytterste konsekvens kan utløse profesjonsansvar for foretaket.
Tydelig arbeidsdeling og kompetansekrav: Rutinen må definere kompetansekrav til den som skal bistå med tjenesten. Det bør settes krav til opplæring for medarbeidere som skal håndtere avviket mellom folketrygdens 6G-tak og tariffavtalens bestemmelser om full lønn under sykdom.
Standardisert prosessbeskrivelse: Rutinen skal beskrive den lineære arbeidsflyten. Dette inkluderer mottak og kontroll av sykemeldinger/egenmeldinger, kontroll av historisk inntekt mot tariffsatser, og registrering i lønnssystemet.
Systematisk kvalitetssikring: For å fange opp regnefeil eller misforståelser av tariffen, bør rutinen kreve en form for intern kvalitetssikring før tallene ferdigstilles. Dette kan løses ved at en kollega foretar en stikkprøvekontroll av beregningsgrunnlaget, eller ved hjelp av kontroll- og avstemmingslister i foretakets kvalitetssystem.
Låsing til kundens godkjenning: Rutinen må slå fast at ingen sykepengeutbetalinger eller digitale inntektsmeldinger til NAV skal iverksettes før kunden har gitt sin endelige, skriftlige godkjenning av grunnlaget. Rutinen må beskrive hvordan denne godkjenningen skal dokumenteres og lagres som en del av oppdragsdokumentasjonen.
Selv om regnskapsforetaket har kontroll på sine egne prosesser, er kvaliteten på tjenesten helt avhengig av at kunden leverer på sin del. Etter god regnskapsføringsskikk (GRFS) plikter regnskapsfører å sette seg inn i, og vurdere, kundens interne rutiner på det aktuelle området. Utfordringen for mange regnskapsførere er hvordan man kan sikre at kunden faktisk følger sine egne rutiner, når man ikke har daglig overvåkning av arbeidsflyten inne hos kunden.
Svaret ligger i systematisk oppfølging av kundens ansvar og overholdelse av frister. Når kunden ikke følger oppsatte rutiner, vil det sette spor i form av mangelfullt eller forsinket underlag til lønnskjøringen. For å ivareta dette ansvaret forsvarlig, bør følgende metodikk etableres:
Kartlegging og risikobasert vurdering: Ved oppstart (og som en del av den årlige vurderingen av oppdraget) bør regnskapsfører kartlegge sammen med kunden hvordan de fanger opp sykefravær, hvordan de sjekker tariffmessige vilkår, og hvem som har ansvaret internt. Svakheter, som for eksempel at avdelingsledere ofte er for sen med godkjenning av sykefravær, må dokumenteres.
Håndtering og skriftlig rapportering av svakheter: Dersom regnskapsforetaket oppdager hull i kundens rutiner, eller registrerer gjentatte brudd, må dette tas opp med kundens ledelse skriftlig. Dette gjøres for å hjelpe kunden til bedre internkontroll, men også for å dokumentere at regnskapsforetaket har utført sin rådgivnings- og oppfølgingsplikt.
Formell oppfølging av brudd: Hvis kunden bryter rutinene på en måte som skaper vesentlig risiko for feilutbetalinger eller tapt NAV-refusjon, må regnskapsforetaket sende en formell avviksmelding (skriftlig rapport om pliktbrudd). Dersom kunden ikke retter opp i sine rutiner etter gjentatte merknader, må regnskapsforetaket vurdere om oppdraget må sies opp i henhold til GRFS.
Kunden har en intern rutine som sier at alle sykemeldinger og timelister skal sendes til regnskapsforetaket innen den 3. i hver måned, for at sykepenger etter tariffen skal bli riktig beregnet til lønnskjøringen den 12.
I en gitt måned leverer kunden ingenting innen fristen, og underlaget kommer først den 10. Siden regnskapsforetaket ikke overvåker kundens daglige drift, kunne de ikke forhindre forsinkelsen. Foretaket løser dette forsvarlig ved å aktivere sin egen rutine for avvikshåndtering: De sender en skriftlig melding til kundens daglige leder der det presiseres at forsinkelsen utgjør et brudd på avtalte rutiner. I meldingen klargjøres det at tidsnøden øker risikoen for feil i utbetalingen, og at ansvaret for eventuelle forsinkede utbetalinger eller tapt NAV-refusjon som følge av dette, i sin helhet faller på kunden. E-posten lagres på oppdraget som dokumentasjon på oppfølgingen.
Ved å bruke leveransefrister som måleinstrument kan regnskapsforetaket effektivt kontrollere at kunden gjør sin del av jobben, uten å måtte drive detaljstyring av kundens interne hverdag.
Bistand til sykepengeberegning og forskuttering etter den nye tariffavtalen gir regnskapsforetaket mulighet til å tilby utvidede tjenester, men krever samtidig økt bevissthet rundt risiko. Ved å gjennomføre en risikovurdering forankret i styret, utforme en presis oppdragsavtale og etablere tydelige interne rutiner, legger foretaket et forsvarlig fundament for leveransen. Når regnskapsforetaket i tillegg følger opp kundens leveranser gjennom en dokumentert avvikshåndtering, sikres en ryddig ansvarsfordeling der både regnskapsfører og kunde kan forholde seg trygt til det nye regelverket.