Hvordan kvalitetssikre mva-meldingen?

Før du rapporterer mva-meldingen bør du kvalitetssikre at rapporteringen blir riktig. Det gjelder også om du har automatiske kontroller i systemet ditt. 

Kvalitetssikring - blir det betalt riktig avgift?

Forenklinger og automatisering krever også kontroll

Formålet med automatisering i regnskapssystemene er effektivisering og forenkling. Slik må det være, men ikke glem at du fortsatt må forstå systemene og gjøre nødvendige kontroller. Kanskje kan du endre måten å kontrollere på og benytte mer maskinelle kontroller. Men formålet må være det samme og for mva. så er formålet at mva.oppgjøret er fullstendig og nøyaktig. 

Dokumentasjonskravet i bokføringsregelverket hjelper til med det. I tillegg må man vurdere rutiner og intern kontroll innenfor området.

Lær mer om mva-meldingen i vårt nettkurs: Kvalitetssikring av mva-meldingen 

Dokumentasjonskravet i regnskapssystemet

Bokføringsregelverket krever at det skal utarbeides en merverdiavgiftsspesifikasjon for hver termin. Den skal vise 

• Grunnlagene for inngående og utgående merverdiavgift fordelt på de forskjellige avgiftssatsene spesifisert pr. merverdiavgiftstermin,
• Omsetning og uttak som faller utenfor merverdiavgiftsloven etter bestemmelsene i Merverdiavgiftsloven kapittel 3. 
• Både ordinær innenlands merverdiavgift, innførselsmerverdiavgift, og merverdiavgift beregnet etter reglene om omvendt avgiftsplikt skal fremgå. 
• Spesifikasjonen skal vise beløp pr. konto og totalt.
• Avvik mellom beregnet grunnlag i henhold til kontospesifikasjonen og innberettet avgiftsgrunnlag, spesifisert pr. transaksjon for hver avgiftssats.

Denne spesifikasjonen må finnes i alle regnskapssystem og den skal kunne kjøres ut når som helst innenfor oppbevaringsperioden. I tillegg skal balansen dokumenteres. Her vil da skyldig/tilgode mva. være en konto som må dokumenteres. 

Les også: Hvordan rapportere mva-meldingen

Rutiner og internkontroll - blir det betalt riktig avgift?

Bokføringsregelverket setter krav til dokumentasjon, men det er viktig at det er rutiner som kvalitetssikrer avgiftsoppgjøret så det blir betalt riktig avgift, hverken mer eller mindre. Altså at utgående mva er riktig, men også at all inngående mva er kommet til fradrag. 

Sticos anbefaler at du benytter merverdiavgiftsspesifikasjonen i denne sammenheng. Den må kunne avstemmes mot regnskapskontoene for å kunne være sikker på at du har en fullstendig gjennomgang. For foretak med stor datamengde, vil rapporten kunne bli for omfattende og følgende kan være gode alternativer: 

• Opprette rene kontoer så man kan avstemme direkte mot dem. Det er å anbefale for inntektskontoene og merk at næringsspesifikasjonen og SAF-T skal rapportere salgsinntekt fordelt på avgiftspliktig , avgiftsfri og unntatt avgift. 
• Benytte programverktøy (f.eks. excel) for å trekke ut beløp som er ført med avvikende mva.koder på kostnadskontoer og ta stilling til om det er riktig. 
• Kontoer som ikke skal ha avgiftskoder bør være sperret for det

For foretak med liten transaksjonsmengde kan det være effektivt å se gjennom kontospesifikasjonen (hovedbok) for perioden og sjekke ut bilag der det er andre mva.koder enn forventet på kontoene. Det anbefales at man dokumenterer at kontrollene er gjennomført.