Ved årets slutt skal utleiere som er frivillig registrert i Merverdiavgiftsregisteret innhente en leietakererklæring fra hver av sine leietakere. Kravet gjelder både for avgiftspliktige og avgiftsunntatte leieforhold.
Dersom det skjer en utskifting av leietaker i løpet av året, bør du også innhente en erklæring fra forrige leietaker for å kunne dokumentere eventuell fradragsrett. Ved fremleie gjennom flere ledd er det nærmeste leietakers bruk av lokalene som må dokumenteres. Leietakere som driver fremleie må på tilsvarende måte innhente erklæringer fra sine leietakere.
Lær mer: Nettkurs: Frivillig registrering ved utleie av eiendom
Bakgrunnen for kravet om leietakererklæringer
Dette kravet er innført for å dokumentere hvilke arealer som har vært benyttet til formål som gir utleieren rett til fradrag. Leietakernes faktiske bruk er avgjørende for utleierens fradragsrett for inngående merverdiavgift, utløsning av justeringsplikt eller -rett, samt hvorvidt utleieren skal fakturere leien og felleskostnader med eller uten merverdiavgift.
Omfanget av den frivillige registreringen følger den faktiske bruken av arealet hos leietaker. Det er bruken av lokalene til avgiftspliktig virksomhet, eventuelt kompensasjonsberettiget virksomhet, som gir rett til fradrag for inngående merverdiavgift.
Innholdet i en leietakererklæring
En leietakererklæring bør minst inneholde informasjon om hvilket bygg/lokaler det gjelder, leietakers merverdiavgiftsmessige status og leietakers bruk av lokalene. Dette inkluderer om det drives 100% avgiftspliktig virksomhet, delt virksomhet, avgiftsunntatt virksomhet eller eventuelt kompensasjonsberettiget aktivitet. Videre bør erklæringen omfatte endringer i leietakers bruk av lokalene og om leietakeren fremleier lokalene. Det bør også fremgå om leietaker har foretatt ny-, på- eller ombygging av de leide lokalene som vil ha betydning for eventuell justering. Se Sticos’ mal for leietakererklæring i Sticos Oppslag.
Unntak for korttidsutleie
Ved kortidsutleie på time- eller døgnbasis kan selve leieavtalen være tilstrekkelig dokumentasjon for bruken av utleiearealene. Dette forutsetter at leietakerens bruk fremgår av leieavtalen, og at den dokumenterer at leieforholdet skal faktureres med merverdiavgift. I slike tilfeller er det derfor ikke nødvendig å innhente leietakererklæringer.
Oppbevaring av leietakererklæringer
Dokumentasjonen skal være tilgjengelig i regnskapet og må kunne fremvises ved forespørsel. Generelt sett skal dokumentasjonen oppbevares i fem år, men for kapitalvarer som omfattes av justeringsreglene gjelder en tiårsfrist etter siste år i justeringsperioden.
Regelverket om leietakererklæringer finner du i Sticos Oppslag - Frivillig registering i Merverdiavgiftsregisteret. Har du ikke tilgang, kan du registrere deg for å prøve gratis:
