Personvern i Sticos AS

Hos Sticos kan du være trygg på at vi ivaretar din sikkerhet og dine rettigheter. Sticos jobber aktivt og forebyggende med personvern, og vi har særlig fokus på at all behandling av personopplysninger skal være lovlig, rettferdig og gjennomsiktig.

Lovlig

Sticos behandler ikke opplysninger om noen uten å ha et lovlig grunnlag og et saklig formål for dette. Våre jurister har regelmessige rutiner for å sikre at opplysninger ikke behandles uten gyldig grunn eller i strid med formålet.

Rettferdig

Sticos gjør det enkelt for den registrerte å kjenne sine rettigheter. Derfor er vi tilknyttet ordningen med eget personvernombud. Vår behandling av personopplysninger har respekt for den registrertes behov og interesser.

Gjennomsiktig

Sticos legger til rette for at bruken av personopplysninger er oversiktlig og forutsigbar. Det skal være enkelt for den registrerte å forstå omfang og konsekvenser av behandlingene som skjer.

Personvern i Sticos

Daglig leder Johnny Johnsen er behandlingsansvarlig for personopplysninger i Sticos AS. Sticos AS er databehandler for våre produkter. Dersom vi behandler personopplysninger om deg har du rett til innsyn, retting og sletting av data. I tilfeller der behandling er basert på samtykke kan du trekke samtykket når du selv måtte ønske.

Personopplysninger utleveres ikke til tredjepart, unntatt i de tilfeller vi benytter underleverandør. Ved bruk av underleverandør har Sticos AS fått garantert sikkerheten og dokumentert dette gjennom databehandleravtaler.

Mener du Sticos AS bryter dine rettigheter på noen måte, eller ønsker å ta kontakt for å få mer informasjon om våre behandlinger, ber vi om at du kontakter oss på personvern@sticos.no. Du har også rett til å klage til Datatilsynet, dette kan du gjøre via tilsynets nettsider.

Felles for Sticos' produkter og tjenester

Fagsupport og teknisk support

I tilknytting til produkt tilbyr Sticos faglig og teknisk støtte. For å kunne håndtere dette må noen opplysninger behandles.

Formål

Formål med registrering av personopplysninger i sammenheng med lisensvilkår er å kunne dokumentere at kunder og brukere samtykker til vilkårene, kunne opplyse kunde om hvem som har akseptert, samt for å kunne informere brukere om hvem som må kontaktes for godkjenning av lisensvilkår for å aktivere/reaktivere produkt.

Opplysninger som behandles

Ved henvendelser registreres navn og kontaktopplysninger, tidspunkt og medgått tid, og saksbeskrivelse. Notater fra rådgiver vil også kunne forekomme, f.eks. ved avtale om senere oppringing eller at man ikke har oppnådd kontakt.

Lagringstid

Opplysningene lagres i høyst 3 år.

Innloggingsløsninger

Sticos trenger å håndtere noen personopplysninger for å sikre innlogging på nettsider og i produkt. Dette er systemer som er nødvendige for at sidene og produktene skal fungere.

Formål

Behandlingens formål er å kunne verifisere hvem som logger på og ha kontroll på at vedkommende har rettigheter til å bruke produkt eller nettsider.

Opplysninger som behandles

En unik identitet for brukeren for identifikasjon på tvers av våre produkter.

Lagringstid

Opplysningene lagres til den registrerte ikke har behov for å logge inn i våre systemer (opphør kundeforhold mv.).

Signering

Signering er en elektronisk tjeneste for signering av dokument som noen Sticosprodukter benytter.

Formål

Hensikten med å behandle opplysninger er å kunne tilby en sikker løsning for signering av dokument. Dette vil inkludere å sende ut dokument, innhente og bekrefte signaturer, og å tilgjengeliggjøre dokumentene for nedlasting, varsle den som forespør signering om status. Noen av disse opplysningene legger bruker selv inn, andre innhentes fra BankID.

I tillegg trenger Sticos å håndtere opplysninger nødvendige for fakturering av bruk av tjenesten.

Opplysninger som behandles

Personalia – Brukes for identifikasjon og kommunikasjon med signeringsutsteder og den som signerer.

Signert dokument med navn, fødselsdato og bankID – Opplysningene på dokumentet innhentes fra BankID og legges inn i dokumentet som bekreftet signatur.

Lagringstid

Opplysninger om den som signerer ligger hos underleverandør Signicat inntil signeringsprosessen er fullført og slettes når signeringsprosessen er fullført eller kanselleres.

Signerte dokument lagres inntil dokumentordren slettes.

Arkiv

Arkiv er en felles løsning for lagring av dokumenter som benyttes av flere av Sticos sine produkter.

Formål

Formålet ved behandling av personopplysninger for arkivet er å håndtere hvem som har lagret dokumenter, hvem som har rettigheter til dokumentene, samt lagring av selve dokumentet med det innholdet brukeren har lagt inn.

Opplysninger som behandles

Opplastede dokumenter – Bruker står fritt til å laste opp dokumenter til arkivet. Disse har for Sticos ukjent innhold, og bruker må selv være ansvarlig for at personvernsregler er ivaretatt i disse.

Navn – Det registreres hvem som har opprettet en gitt versjon av dokumentet, og hvem som eventuelt har låst et dokument for redigering .

Metadata (filegenskaper, versjonsinformasjon mv.) - Lagres for hvert dokument, slettes samtidig med dokumentet.

Lagringstid

Data lagres inntil kundeforholdet avsluttes eller bruker/kunde selv sletter de.

Telleverk

Noen av Sticos sine tjenester, som f.eks. SMS-tjenester eller signeringstjenester, har et telleverk som registrerer bruk av tjenesten.

Formål

Telleverket er nødvendig for at Sticos skal kunne holde kontroll på fakturerbare tjenester. Tjenesten brukes for å kunne identifisere hvilken kunde og bruker som har forbrukt en tjeneste, slik at vi kan fakturere forbruk, eller avregne forskuddsfakturering mot faktisk forbruk og dokumentere bruk dersom det er innsigelser.

Opplysninger som behandles

Brukeridentifikasjon – Benyttes for å identifisere hvem hos kunden som har brukt tjenesten.

Forbruk – Det registreres hvilken tjeneste brukeren har benyttet seg av, forbrukt mengde, samt tidspunktet for når tjenesten ble benyttet.

Lagringstid

Opplysningene lagres av hensyn til eventuelle krav og innsigelser i inntil 3 år etter at kundeforholdet er avsluttet.

Lisensvilkår

Alle våre produkter har et sett med vilkår tilknyttet seg, som leses og aksepteres av kunder. Dette administreres i en felles løsning for alle våre produkter.

Formål

Formålet med behandling av personopplysninger i sammenheng med lisensvilkår er å kunne dokumentere at kunder og brukere samtykker til vilkårene.

Opplysninger som behandles

Personalia – Disse opplysningene brukes for å identifisere hvem hos kunden som har som har godkjent vilkårene.

Informasjon – Det registreres detaljer rundt hva som er akseptert og når.

Lagringstid

Opplysningene lagres av hensyn til eventuelle krav og innsigelser i inntil 3 år etter at kundeforholdet er avsluttet.

Feilsøkingslogger

Feilsøkingslogger viser aktivitet i produkt og slettes løpende dersom det ikke oppstår feil.

Formål

Formålet med feilsøkingsloggen er å kunne avdekke årsakssammenhenger for feil og finne løsninger for feil som oppstår.

Opplysninger som behandles

Loggen inneholder opplysinger om bruk av programmet, som klikk, innsending av skjema, samt brukerinformasjon og tidspunkt for hendelser.

Lagringstid

Feilsøkingsloggen slettes automatisk etter 7 dager. Dersom det observeres feil eller det er nødvendig for ekstraordinært feilsøk kan lagringstiden i det enkelte tilfelle utvides til 30 dager.

Brukslogg

Brukslogg er en logg som viser når en bruker har vært innlogget.

Formål

Hensikten med denne loggingen er å kunne rapportere til kunden dersom det er ubrukte lisenser og fakturere korrekt etter bruk der det er relevant. I tillegg brukes loggingen til generell produktforbedring.

Opplysninger som behandles

BrukerID, tidspunkt for pålogging – Hvilken bruker har vært pålogget, og når.

Lagringstid

Opplysningene lagres i 18 måneder.

Nettsted

Vårt domene er Sticos.no. Nettsidene og produktene som ligger på dette domenet, f.eks. oppslag.sticos.no, omfattes også av beskrivelsen her. Informasjon om informasjonskapsler finner du her.

Formål

Sticos behandler informasjon knyttet til all aktivitet på våre nettsider for å analysere og optimalisere våre løsninger og for å gi deg en forbedret brukeropplevelse gjennom tilpasset innhold, informasjon og kommunikasjon i ulike kanaler.

Opplysninger som behandles

Klikk, sidebesøk – Informasjon om hvilke linker som er klikket på og sider som er besøkt. Informasjonen er anonymisert
Bestilling/påmelding – Informasjon som bruker avgir for å få tilgang til innhold og tjenester
IP adresse - Lokasjon og eier
Egne innstillinger - samtykker, påmeldinger, avmeldinger m.v.
Interesseområder – fagområder og produkt basert på brukerens egne innstillinger samt klikk og analyser
Kampanjer - Informasjon som brukeren avgir i forbindelse med kampanjer, for eksempel konkurranser, Quiz mm.
E-post, navn, telefon – Kontaktopplysninger til brukeren der dette er avgitt.
Firma, stilling, autorisasjon – Opplysninger som beskriver stilling og relevant fagområde der dette er avgitt.
Kundeopplysninger – Informasjon om hvilke produkt og tjenester den registrerte har.
Teknisk informasjon - Teknisk informasjon som er nødvendig for å styre og tilpasse informasjon, eks automatiske svar fra servere, ugyldige e-postadresser m.v.

Lagringstid

Opplysninger knyttet til aktivitet nettsider lagres i 90 dager, opplysninger fra e-post lagres i 25 mnd. Opplysninger gitt i skjema lagres til avmelding nyhetsbrev. Henvendelser gitt i fritekst lagres til saken er ferdigbehandlet.

Sticos Oppslag

Søkelogg

Søkeloggen viser hva som er blitt søkt på i Sticos Oppslag, samt brukerens bevegelser inne i oppslagsverket. Opplysningene behandles anonymt.

Formål

Formålet med søkeloggen er å forbedre søk i produkt ved å identifisere hva som søkes på. I tillegg brukes søkeloggen som grunnlag for å fremheve særlig aktuelt innhold i gitte perioder.

Opplysninger som behandles

Søkeord, tidspunkt – Hvilke ord som er brukt for å søke i oppslagsverket og når disse er brukt.

Lagringstid

Opplysningene lagres i 18 måneder.

Innhold i veivisere og sjekklister

Ved bruk av veivisere og sjekklister legger bruker selv inn innhold, blant annet i fritekstfelt. Hva som legges inn har ikke Sticos kontroll på.

Formål

For at veivisere og sjekklister skal fungere slik de er tiltenkt trenger man å lagre innholdet som brukeren legger inn. Det samme gjelder informasjon om hvem som «eier» veivisere og sjekklister, hvem som har lagt inn innhold, og hvem en veiviser eller sjekkliste er overført til.

Opplysninger som behandles

Fritekstfelt og utfyllingsfelt – Innhold som brukeren selv legger inn. Varierer etter type veiviser eller sjekkliste.

Brukernavn, brukerID, tidspunkt – Opplysninger om hvem som har opprettet en veiviser eller sjekkliste, hvem den eventuelt er overført til, hvem som eventuelt skal godkjenne, og tidspunkt for opprettelse og endring.

Lagringstid

Informasjonen som ligger i veivisere og sjekklister lagres inntil 6 måneder etter kundeforholdets utløp, eller når brukeren avslutter sjekkliste eller sletter veiviser selv.

Kommentarer

I Sticos Oppslag har man mulighet til å registrere kommentarer på innhold. Dette kan være egne kommentarer, eller kommentarer lagt inn av virksomheten.

Formål

Sticos behandler personopplysninger her for å gi mulighet til å legge inn kommentarer i produkt. Kommentarer legges inn for at kunden skal kunne presisere egne rutiner og retningslinjer, eller for at brukeren selv skal kunne gjøre egne notater. Sticos har ikke kontroll på hva som legges inn som kommentarer. Kommentarer lagt inn av kunden (administrator) er synlig for alle i virksomheten.

Opplysninger som behandles

Navn, tidspunkt, kommentartekst – Når virksomheten registrerer en kommentar legges denne inn med navn og tidspunkt for når kommentaren ble lagt inn, samt en kommentartekst som brukeren selv skriver inn.

Lagringstid

Opplysningene nødvendig for kommentarer lagres inntil 6 måneder etter kundeforholdets utløp, eller når brukeren selv sletter kommentaren.

Sticos Oppslag Kommune

Søkelogg

Søkeloggen viser hva som er blitt søkt på i Sticos Oppslag, samt brukerens bevegelser inne i oppslagsverket. Opplysningene behandles anonymt.

Formål

Formålet med søkeloggen er å forbedre søk i produkt ved å identifisere hva som søkes på. I tillegg brukes søkeloggen som grunnlag for å fremheve særlig aktuelt innhold i gitte perioder.

Opplysninger som behandles

Hvilke ord som er brukt for å søke i oppslagsverket og når disse er brukt.

Lagringstid

Opplysningene lagres i 18 måneder.

Innhold i veivisere

Ved bruk av veivisere legger bruker selv inn innhold, blant annet i fritekstfelt. Hva som legges inn har ikke Sticos kontroll på.

Formål

For at veivisere skal fungere slik de er tiltenkt trenger man å lagre innholdet som brukeren legger inn. Det samme gjelder informasjon om hvem som «eier» veivisere , hvem som har lagt inn innhold, og hvem en veiviser er overført til.

Opplysninger som behandles

Innhold som brukeren selv legger inn. Dette varierer etter type veiviser.

Opplysninger om hvem som har opprettet en veiviser, hvem den eventuelt er overført til, hvem som eventuelt skal godkjenne, og tidspunkt for opprettelse og endring.

Lagringstid

Informasjonen som ligger i veivisere lagres inntil 6 måneder etter kundeforholdets utløp, eller til når brukeren selv sletter veiviser.

Virksomhetens kommentarer

I Sticos Oppslag Kommune har man mulighet til å registrere kommentarer på innhold. Dette kan være egne kommentarer, eller kommentarer lagt inn av virksomheten.

Formål

Opplysninger som behandles

Når virksomheten registrerer en kommentar legges denne inn med navn (på den som har lagt inn kommentaren) og tidspunkt for når kommentaren ble lagt inn, samt en kommentartekst som brukeren selv skriver inn.

Lagringstid

Opplysningene nødvendig for kommentarer lagres inntil 6 måneder etter kundeforholdets utløp, eller når brukeren selv sletter kommentaren.

Virksomhetens egne dokumenter og linker m.m.

Virksomheten kan legge inn dokumenter og link til interne systemer (for eksempel til intranett og kvalitetssystem).

Formål

Dette for å samle relevante dokumenter og rutinebeskrivelser for alle i virksomheten på et sted.

Opplysninger som behandles

Ulike dokumenter som kunden legger inn. Sticos har ikke kontroll på innholdet i dokumenter og linker o.l.

Lagringstid

Opplysningene nødvendig for lokalt innhold lagres inntil 6 måneder etter kundeforholdets utløp, eller når administrator hos kunde selv sletter innhold og/eller linker.

Sticos Personal

Ansattregisteret

Ansattregisteret er en del av Sticos Personal som gir arbeidsgiver mulighet til å registrere informasjon om sine ansatte. Opplysninger fra ansattregisteret, som navn og e-postadresse, brukes i hele Sticos Personal, f.eks. når man registrerer ferie eller liknende.

Formål

Formålet med ansattregisteret er å samle opplysninger nødvendige for å administrere arbeidsforholdet og ansatte, kontakte pårørende om noe skulle inntreffe, og liknende.

Opplysninger som behandles

Personalia og kontaktopplysninger om ansatte og pårørende. Informasjon om selve arbeidsforholdet.

Kontaktinformasjon dersom arbeidsgiver trenger å kontakte pårørende f.eks. i et nødstilfelle.

Nødvendig informasjon for å vite om den ansatte har rett til omsorgspermisjon for sykt barn dersom det skulle inntreffe.

Lagringstid

Opplysningene lagres så lenge brukeren ikke er slettet hos kunde, og abonnement er aktivt.

HR – fraværsmodul

Fraværsmodulen er delen av Sticos Personal man registrerer og behandler sykefravær og annet fravær i.

Formål

Formålet med opplysninger som registreres i fraværsmodulen er å hjelpe leder til å holde oversikt over alt fravær, og å hjelpe leder med å gjennomføre lovpålagt sykefraværsoppfølging. Opplysningene kan tas ut som rapport for de med tilstrekkelige rettigheter. Fravær i dag, en fraværsoversikt uten årsak til fravær, kan vises til brukere dersom virksomheten ønsker det.
På kundens forespørsel kan opplysninger om fravær overføres til tredjepart, for eksempel integrasjon med timeregistreringssystem eller liknende.

Opplysninger som behandles

Fraværsopplysninger kan gjelde ferie, sykdom, permisjoner, fravær på grunn av sykt barn, avspasering, eller andre typer fravær som meldes inn.

Det kan også registreres valgfri fritekst, og hvorvidt fraværet skyldes forhold på arbeidsplassen.

Arbeidsgiver er pålagt å følge opp sykefravær, og slike oppfølgingspunkter og tilknyttede notater lagres her.

ARkode, som er en melding som bekrefter innsendt oppfølgingsløp til NAV der dette er nødvendig.

Teknisk informasjon for å sikre at data overføres på riktig bruker der kunde har forespurt overføring til annet system.

Lagringstid

Opplysningene lagres i så lenge brukeren ikke er slettet hos kunde, og abonnement er aktivt.

Avviksregistrering

Sticos Personal tilbyr en mulighet til å registrere og sende inn avvik som inntreffer på arbeidsplassen.

Formål

Formålet med behandlingen er å gi kunden et egnet verktøy for å gjennomføre lovpålagt oppfølging av avvik og internkontroll.

Opplysninger som behandles

Avvik meldes inn gjennom et skjema hvor man beskriver avviket. Ved innsending registreres navnet på den som har meldt inn avviket. Når avviket behandles registreres navnet på den som har behandlet avviket.

Det er også mulig å lage egne skjema. Opplysninger i egne skjema er utenfor Sticos’ kontroll.

Lagringstid

Opplysningene lagres så lenge kunden har et aktivt abonnement.

Kompetansearkivet

Kompetansearkivet er en del av Sticos Personal som holder rede på ansattes kompetanse og sertifiseringer.

Formål

Formålet med behandling av opplysninger er at kunden skal få oversikt over hvilken kompetanse som finnes i virksomheten, hvem som har kompetanse, hva den omfatter, når den eventuelt utløper, og dermed gi kunden mulighet til å følge opp ansatte og samle dokumentasjon.

Opplysninger som behandles

Beskrivelser av ansattes kompetanse. Filvedlegg er tenkt til å inneholde dokumentasjon på kompetanse, men Sticos har ikke kontroll på innholdet i filer som lastes opp.

Lagringstid

Opplysningene lagres i så lenge brukeren ikke er slettet hos kunde, og abonnement er aktivt.

HMS-hjul

HMS-hjulet er et verktøy virksomheten kan benytte som hjelpemiddel for å oppfylle lovpålagt ansvar for HMS.

Formål

Hensikten med behandling av personopplysninger i HMS-hjulet er å ha kontroll på hvem som er verneombud, akankontakt, tillitsvalgt, eller andre relevante roller og ansvarsområder.

Opplysninger som behandles

Navn på verneombud, brannvernleder, medlemmer i AMU, og liknende roller registreres i ansattregister og vises i HMS-hjulet. Fritekst kan også registreres.

Lagringstid

Opplysningene lagres så lenge kunden har et aktivt abonnement.

Feilsøkingslogg

Feilsøkingsloggen loggfører feilmeldinger og annen feilsøkingsinformasjon.

Formål

Feilsøkingsloggen er et nødvendig verktøy for å oppdage og rette feil i Sticos Personal.

Opplysninger som behandles

Feilmeldinger og feilsøkingsinformasjon – Innholdet i disse punktene er avhengig av hva det er som har gått feil i programmet. Som hovedregel inneholder de id på bruker, navn og epost.

Lagringstid

Opplysningene slettes fortløpende etter 7 dager.

Feriebank

Feriebanken er en oversikt som viser hvor mye ferie en bruker har. Personalansvarlig, slik definert av virksomheten, har oversikt over alles feriebank, den enkelte bruker kan kun se sin egen.

Formål

Formålet med behandlingen er at bruker og personalansvarlig skal kunne planlegge og holde oversikt over ferie og ferieavvikling.

Opplysninger som behandles

Oversikten viser antallet feriedager en ansatt har brukt, og som gjenstår. Informasjon om tidspunkt for ferie mv. er behandlet under fraværsoversikt.

Lagringstid

Opplysningene lagres i så lenge brukeren ikke er slettet hos kunde, og abonnement er aktivt.

E-postlogg

Sticos Personal sender meldinger på epost om f.eks. oppfølging, ferieønsker, påminnelser, med mer. I den forbindelse genereres en logg over hvilke aktiviteter som er utført på e-post. Dette inkluderer ikke innholdet i e-postene.

Formål

Formålet med e-postloggen er å kunne feilsøke og undersøke om eposter er sendt slik de skal.

Opplysninger som behandles

Sticos har ikke tilgang til innholdet i e-posten.

Lagringstid

Opplysningene lagres i 12 måneder.

Mine Oppgaver

Mine oppgaver gir alle i organisasjonen oversikt over oppgaver som må utføres.

Formål

Hjelpe brukere med å holde oversikt over oppfølgingsoppgaver til korrekt tidspunkt, for eksempel i forbindelse med fravær.

Opplysninger som behandles

Oppfølgingspunkter, tidsfrister, type oppgave, og informasjon om oppgavene er gjennomført eller ikke.

Lagringstid

Opplysningene lagres så lenge kunden har et aktivt abonnement.

Sticos Regnskapsmetodikk inkludert Sticos Avstemming

All lagring av informasjon i Sticos Regnskapsmetodikk er lagret lokalt i egen database hos kunde eller ASP leverandør.

Ansattregister

Ansattregisteret er en del av Sticos Avstemming og RM som gir mulighet til å holde oversikt over ressurser og kompetanse i byrået.

Formål

Ansattregisteret er nødvendig for å bruke funksjonaliteter som fletting inn i fildokument, avsender på e-post og sms, og for å opprettholde krav om dokumentasjon av utførelse på oppdrag.

Opplysninger som behandles

Navn, e-post, mobilnummer, rolle og stilling.

Lagringstid

Opplysningene lagres så lenge brukeren ikke er slettet hos kunde, og abonnement er aktivt.

Tidsregistrering på ansatte

Logg som viser tidsforbruk på kunder.

Formål

Holde oversikt over tid brukt på kunder og byråets totale kapasitet.

Opplysninger som behandles

Ansatt navn, dato og tid registrert på oppgave.

Lagringstid

Opplysningene lagres så lenge brukeren ikke er slettet hos kunde, og abonnement er aktivt.

Roller hos kunder

Oversikt over kontaktpersoner hos kundens klienter.

Formål

Formålet med informasjonen for å dokumentere internkontroll hos klient.

Opplysninger som behandles

Kontaktpersoner som styre, daglig leder og revisor.

Lagringstid

Opplysningene lagres så lenge klienten ikke er slettet hos kunde, og abonnement er aktivt.

Autorisasjonsregister

Autorisasjonsregisteret viser hvilke kurs en ansatt har deltatt på.

Formål

Formålet med autorisasjonsregisteret er å dokumentere autorisasjonskrav.

Opplysninger som behandles

Navn, stilling, kursdeltakelse og filvedlegg.

Lagringstid

Opplysningene lagres så lenge brukeren ikke er slettet hos kunde, og abonnement er aktivt.

Fremdriftsoversikt

Fremdriftsoversikten viser oppgaver en ansatt har utført eller kvalitetssikret.

Formål

Fremdriftsoversikten skal dokumentere oppdragsutførelse i henhold til god regnskapsføringsskikk.

Opplysninger som behandles

Navn, dato, klokkeslett og oppgave som er utført/kvalitetssikret.

Lagringstid

Opplysningene lagres så lenge den ansatte ikke er slettet hos kunde, og abonnement er aktivt.

Filarkiv

Filarkivet benytter Sticos’ fellesløsning for arkiv og er behandlet der.

Signering

Signering benytter Sticos’ fellesløsning for arkiv og er behandlet der.

Sticos Likviditet

Endringslogg med fritekstfelt

I Sticos Likviditet kan man gjøre endringer på kontonivå.

Formål

Simulere tenkte eller kjente hendelser for å få frem likviditetsmessig effekt av endingene.

Opplysninger som behandles

Simuleringen og eventuelle kommentarer i fritekstfelt.

Lagringstid

Opplysningene lagres så lenge den gitte prognosen er lagret, brukeren ikke er slettet hos kunde, og 6 måneder etter avsluttet abonnement.

Sticos Rapport

Kontaktpersoner hos selskap

Sticos Rapport viser navnet på den som skal motta perioderapporter og en kommentar knyttet til kundens resultat og balanserapport.

Formål

Informasjonen er nødvendig for å sende rapport til kunde.

Opplysninger som behandles

Navn, e-post.

Lagringstid

Opplysningene lagres så lenge brukeren ikke er slettet hos kunde, og 6 måneder etter avsluttet abonnement.

Kommentarfelt

Perioderapporten inneholder navnet på den som opprettet perioderapporten og en eventuell kommentar i fritekst.

Formål

Dokumentere at det er sendt en perioderapport med kommentar til kunde.

Opplysninger som behandles

Kommentar på resultat og drift. Sticos AS har ingen kontroll på innhold i kommentarfelt.

Lagringstid

Opplysningene lagres så lenge brukeren ikke er slettet hos kunde, og abonnement er aktivt.

Fildokumenter

Perioderapportene inneholder kundens egne kontonavn, rapportkommentarer, beskrivelser og regnskapstall.

Formål

Informasjonen er nødvendig for å opprettholde bruk av Sticos Rapport.

Opplysninger som behandles

Fildokumentene kan inneholde kommentarer på resultat og drift. Sticos AS har ingen kontroll på innhold i kommentarfelt.

Lagringstid

Opplysningene lagres så lenge brukeren ikke er slettet hos kunde, og abonnement er aktivt.

Sticos Oversikt

Ansattregister

Ansattregisteret er en del av Sticos Oversikt som gir virksomheten mulighet til å registrere informasjon om sine ansatte. Opplysninger fra ansattregisteret, som navn, mobilnr og e-postadresse, brukes i hele Sticos Oversikt, f.eks. for å flette inn i skjema, i tjenester som signering og for å dokumentere utførelse i hht GRFS og bokføringsloven.

Opplysningene som behandles

Navn, telefonnummer, rolle, stilling, avdeling og e-post

Brukers registrering av informasjon om klient

For å benytte Sticos Oversikt som et verktøy for å administrere virksomhetens klienter er det nødvendig å registrere en del informasjon om klienter. Dette er nødvendig for å flette informasjon inn i skjema og for å dokumentere lovpålagt oppdragsdokumentasjon.

Opplysninger som behandles

· Ansattnavn, mobilnr og epostadresse

· kontaktpersoner som styre, eiere, daglig leder, revisor.

Innhold i sjekklister og skjema

Ved bruk av sjekklister og skjema legger bruker selv inn innhold, blant annet i fritekstfelt. Hva som legges inn har ikke Sticos kontroll på.

Formål

For at skjema skal fungere slik de er tiltenkt trenger man å lagre innholdet som brukeren legger inn. Det samme gjelder informasjon om hvem som har opprettet skjema og hvem som har endret innhold.

Opplysninger som behandles

Fritekstfelt og utfyllingsfelt – Innhold som brukeren selv legger inn. Varierer etter type skjema. Brukernavn, brukerID, tidspunkt – Opplysninger om hvem som har opprettet et skjema, hvem som eventuelt skal godkjenne, og tidspunkt for opprettelse og endring.

Lagringstid

Informasjonen som ligger i skjema lagres inntil 6 måneder etter kundeforholdets utløp, eller når brukeren sletter skjema selv.

Kommentarer og fritekstfelt

I Sticos Oversikt har man mulighet til å registrere kommentarer på innhold. Dette kan være egne kommentarer, eller kommentarer lagt inn av virksomheten.

Formål

Kommentarer legges inn for at virksomheten skal kunne presisere egne rutiner og retningslinjer, eller for at brukeren selv skal kunne gjøre egne notater. Sticos har ikke kontroll på hva som legges inn som kommentarer. Kommentarer lagt inn av kunden (administrator) er synlig for alle i virksomheten.

Opplysninger som behandles

Navn, tidspunkt, kommentartekst – Når virksomheten registrerer en kommentar legges denne inn med navn og tidspunkt for når kommentaren ble lagt inn, samt en kommentartekst som brukeren selv skriver inn.

Lagringstid

Opplysningene nødvendig for kommentarer lagres inntil 6 måneder etter kundeforholdets utløp, eller når brukeren selv sletter kommentaren.

Sticos Kurs

Kurspåmelding til klasseromskurs

Når en kunde melder seg på kurs, må vedkommende fylle ut noen personopplysninger

Formål

Sørge for at faktura går til rett adresse/ mottaker. I tillegg ønsker vi å sende kursdeltaker kursdokumentasjon og annen relevant informasjon til deltaker i forkant av kurs, samt sende kursbevis i etterkant.

Opplysninger som behandles

Navn på deltaker, e-postadresse, kontaktperson, e-post til kontaktperson, firmanavn, firmaadresse og telefonnummer.

Lagringstid

Opplysningene lagres i kursadministrasjonssystemet, UNI. Noen kunder melder seg på fra mail og disse opplysningene ligger derfor i disse tilfeller også i Superoffice. Opplysningene lagres i 10 år etter at kurset er gjennomført.

Andre opplysninger ved kurspåmelding til klasseromskurs

Kurspåmelding til våre klasseromskurs fra Sticos sine nettsider, inneholder fritekstfelt hvor kunder eventuelt kan legge inn opplysninger om allergier, sykdom, legeerklæringer og diverse andre personlige opplysninger. Disse opplysningene lagres i vårt kursadministrasjonssytem. I de tilfeller hvor vi får inn kurspåmeldinger på e-post og hvor slike opplysninger også nevnes, blir dette så lagt inn i vårt kursadministrasjonssystem manuelt slik at dette kan følges opp.

Formål

Hensikten med dette er å sikre at allergier o.l. blir hensyntatt servering gjennom en kursdag.

Opplysninger som behandles

Allergier eller andre hensyn som må tas i forbindelse med gjennomføring av en kursdag.

Lagringstid

Slettes etter at kurset er gjennomført.

Deltakerlister

Behandling av deltakerlister fra våre klasseromskurs.

Formål

For å sikre at alle kursdeltakere blir registrert og dermed får sine autorisasjonstimer, signerer alle kursdeltakerne en deltakerliste når de kommer inn i kursrommet.

Opplysninger som behandles

Navn på kursdeltakere samt hvilket firma de kommer fra.

Lagringstid

Data på at en kunde har deltatt på et kurs, lagres i kundes autorisasjonsregister slik at timer kan dokumenteres til finanstilsynet. Den fysiske listen makuleres etter at data er registrert.

Deltakelse på kurs og autorisasjonsregister

Behandling av data i forbindelse oversikt over kunders deltakelse på kurs og deres autorisasjonsregister.

Formål

Kurstimer og tilhørende kursbevis blir overført fra kursadministrasjonssystemet og inn i autorisasjonsregisteret.

Opplysninger som behandles

Kundens navn og e-postadresse knyttes opp mot deltakerliste fra kursholder eller data fra gjennomført e-kurs som bekrefter at vedkommende har fullført et kurs. Dette overføres til kundens personlige autorisasjonsregister slik at etterutdanningstimer blir registrert

Lagringstid

Opplysningene lagres til kunde slettes fra portal.

Filming av klasseromskurs

Filming av klasseromskurs kan medføre at enkelte kursdeltakere uforskyldt blir med på våre nettkursvideoer.

Formål

Hensikten med å filme klasseromskurs er å kunne gi våre kunder som ikke har mulighet til å reise på kurs, muligheter til å se dette på nett.

Opplysninger som behandles

Her er det ingen opplysninger som behandles, men kurskunder kan bli identifisert i video uten at de ønsker det. Kameraer settes opp bakerst i klasserommet og filmer i utgangspunktet kun kursholder. Likevel er det en viss sjanse for at kursdeltakere blir filmet hvis de eksempelvis reiser seg eller stiller spørsmål til kursholder.

Lagringstid

Så lenge nettkurset er relevant og selges via Sticos sine nettsider.

Kjøp av nettkurs

Behandling av kundeopplysninger ved kjøp av nettkurs.

Formål

Hensikten med å registrere disse opplysningene er å kunne sende faktura til kunde og gi vedkommende som tar nettkurset, et kursbevis for fullført kurs.

Opplysninger som behandles

Vi registrerer firmanavn, kontaktperson, e-post, telefonnr, adresse, postnummer og poststed.

Lagringstid

Opplysningene lagres i kursadminsystemet vårt og slettes etter 10 år (i henhold til krav fra Finanstilsynet for dokumentering av etterutdanningstimer).

Gjennomføring av nettkurs

Når en kunde har gjennomført et nettkurs, registrerer vi at vedkommende har fullført kurset.

Formål

Hensikten med dette er å kunne dokumentere etterutdanningstimer som kunder har gjennomført hos oss i tillfelle ettersyn fra Finanstilsynet, samt å gi administrator hos firma med firmaavtaler oversikt over hvem som har gjennomført kurs og hvilke kurs. Hensikten med dette er å kunne dokumentere etterutdanningstimer som kunder har gjennomført hos oss i tillfelle ettersyn fra Finanstilsynet.

Opplysninger som behandles

Kun logging av hvor langt i programmet bruker har kommet slik at de ved senere anledninger kan starte opp på samme plass uten å se en video på nytt. I tillegg logger vi at bruker har besvart spørsmål underveis for å sikre at bruker faktisk har gått igjennom hele programmet. Vi logger også at bruker har fullført et program slik at kunde kan få kursbevis som dokumentasjon på fullført kurs.

Lagringstid

I henhold til Finanstilsynets krav til å kunne dokumentere etterutdanning de 10 foregående år for regnskapsførere, lagres kundeopplysningene i vårt kursadministrasjonssystem i 10 år etter kjøp av nettkurs.

Evaluering av klasseromskurs og nettkurs

Kundeevalueringer i etterkant av klasseromskurs og nettkurs.

Formål

Resultatene fra kundeundersøkelsen blir brukt til å forbedre kursene våre, både med henblikk på kursets innhold, oppbygging og kursholders prestasjoner i kursrommet.

Opplysninger som behandles

Hvordan kunder opplevde kursets innhold samt kursholders prestasjoner i kursrommet.

Lagringstid

10 år etter at kurset er gjennomført.

Brukerundersøkelser

Sticos gjennomfører jevnlig undersøkelser. Opplysninger som behandles er tilbakemeldinger knyttet til bruk av tjenestene i form av scoring eller fri tekst. Opplysningene er knyttet til kontaktpersonen. Sticos kan ta kontakt med kontaktpersonen for å innhente ytterligere informasjon og innspill eller tilby bistand der det kan være til hjelp.

Formål

Formålet med behandlingen er å måle kundetilfredshet og få tilbakemelding fra kunder og besøkende om våre produkt og tjenester.

Opplysninger som behandles

Svar avgitt i undersøkelsen - Informasjon gitt i spørreundersøkelser, eks kursevaluering og brukerundersøkelser, kan inneholde karaktersetting og fritekstfelt.
Bestilling/påmelding – Informasjon som bruker avgir for å få tilgang til innhold og tjenester
IP adresse - Lokasjon og eier
Egne innstillinger - samtykker, påmeldinger, avmeldinger m.v.
Interesseområder – fagområder og produkt basert på brukerens egne innstillinger samt klikk og analyser
E-post, navn, telefon – Kontaktopplysninger til brukeren der dette er avgitt.
Firma, stilling, autorisasjon – Opplysninger som beskriver stilling og relevant fagområde der dette er avgitt. Kundeopplysninger – Informasjon om hvilke produkt og tjenester den registrerte har.
Teknisk informasjon - Teknisk informasjon som er nødvendig for å styre og tilpasse informasjon, eks automatiske svar fra servere, ugyldige e-postadresser m.v.

Lagringstid

Opplysningene oppbevares i 36 mnd. For statistisk bruk anonymiseres data og brukes utover dette.

Nyhetsbrev

Våre nyhetsbrev inneholder aktueltsaker, produktinformasjon og reklame, invitasjoner til relevante kurs, webinarer og frokostmøter, samt gode råd og tips.

Formål

Formålet med behandling av personopplysninger er å vite hvem man skal sende nyhetsbrev til, samt sørge for at innhold og kommunikasjon har relevant innhold for mottakerens interesseområder, samt å kartlegge i hvor stor grad nyhetsbrev leses.

Opplysninger som behandles

E-post, navn, telefon – Kontaktopplysninger til brukeren.
Firma, stilling, autorisasjon – Opplysninger som beskriver stilling og relevant fagområde.
Kundeopplysninger – Informasjon om hvilke produkt og tjenester den registrerte har.
Klikk, sidebesøk – Informasjon om hvilke linker som er klikket på og sider som er besøkt.
Bestilling/påmelding – Informasjon som bruker avgir for å få tilgang til innhold og tjenester
IP adresse- Lokasjon og eier
Egne innstillinger - samtykker, påmeldinger, avmeldinger m.v.
Interesseområder – fagområder og produkt basert på brukerens egne innstillinger samt klikk og analyser
Kampanjer - Informasjon som brukeren avgir i forbindelse med kampanjer, for eksempel konkurranser, Quiz mm.
Teknisk informasjon - Teknisk informasjon som er nødvendig for å styre og tilpasse informasjon, eks automatiske svar fra servere, ugyldig e-post adresser m.v.

Lagringstid

Opplysninger knyttet til aktivitet på nettsider lagres i 26 mnd, opplysninger fra e-post lagres i 25 måneder. Opplysningene som brukeren selv har registrert lagres helt til avmelding nyhetsbrev.

Kundeinformasjon på epost (CRM)

Vår CRM-mailer inneholder gode råd og tips for bruk av våre produkter og tjenester. De kan også inneholde aktueltsaker, samt relevant informasjon om produkter og tjenester, kurs, arrangement og webinarer.

Formål

Formålet med behandling av personopplysninger er å vite hvem man skal sende CRM-mailer til, samt sørge for at innhold og kommunikasjon har relevant innhold for mottakerens interesseområder, samt å kartlegge i hvor stor grad informasjonen leses.

Opplysninger som behandles

Lagringstid

Opplysninger knyttet til aktivitet på nettsider lagres i 90 dager, opplysninger fra e-post lagres i 25 mnd. Opplysningene som brukeren selv har registrert lagres helt til avmelding CRM-mailer.

Nettsted

Våre domener og nettsider er Sticos.no. Produkter som ligger på disse domenene, f.eks. oppslag.sticos.no, omfattes også av beskrivelsen her. Informasjon om informasjonskapsler finner du her.

Formål

Opplysninger som behandles

Lagringstid

Opplysninger knyttet til aktivitet nettsider lagres i 26 mnd, opplysninger fra e-post lagres i 25 mnd. Opplysninger gitt i skjema lagres til avmelding nyhetsbrev. Henvendelser gitt i fritekst lagres til saken er ferdigbehandlet.

Webinar/Frokostmøte

Vår dialog med deg i forbindelse med din registrering hos oss.

Formål

Formålet med behandling av personopplysninger er å vite hvem du er slik at du via din registrering får tilgang til den tjenesten du har registrert deg for.

Dine opplysninger vil også bli brukt til oppfølging av deg for å se om noen av våre relaterte produkter kan være av interesse relatert til din registrering.

Opplysninger som behandles

Epost, navn, firma, telefon – Kontaktopplysninger til brukeren.
Bestilling/påmelding –Informasjon som bruker avgir for å få tilgang til innhold og tjenester

Lagringstid

Opplysningene oppbevares i 18 mnd. For statistisk bruk anonymiseres data og brukes utover dette.

Informasjonskapsler

Informasjonskapsler eller cookies, er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du besøker en nettside. Sticos benytter cookies, både i produkt og på våre nettsteder.

Les vår cookie policy her sticos.no/personvern/cookies.

Administrasjon av personvern

Avmelding nyhetsbrev

Du kan når som helst endre dine nyhetsbrevpreferanser, eller melde deg av våre nyhetsbrev. Det gjør du her.

Sporing

For at vi skal tilpasse våre nyhetsbrev og kommunikasjon til deg benytter vi sporing av dine aktiviteter knyttet til våre digitale kanaler. Du kan melde deg av dette her.

Du kan også stoppe sporing direkte i nettleseren. Dette må gjøres på hver enkelt nettleser du benytter. Informasjon om dette finner du i hver enkelt nettleser eller kan lese mer om på nettvett.no.

Innsyn

Har du spørsmål om lagring av opplysninger og ønsker innsyn i hva som er lagret om deg, så kan du sende en innsynsbegjæring her.

Sletting

Ønsker du å få slettet alle dine data og opplysninger om deg, så kan du melde det inn her.

Kontakt oss

Har du spørsmål knyttet personvern i Sticos, kan det rettes til vårt personvernombud her.