Personvern i Sticos
Daglig leder Leif Arild Grytbakk er behandlingsansvarlig for personopplysninger i Sticos AS. Sticos AS er databehandler for våre produkter. Dersom vi behandler personopplysninger om deg har du rett til innsyn, retting og sletting av data. I tilfeller der behandling er basert på samtykke kan du trekke samtykket når du selv måtte ønske.
Personopplysninger utleveres ikke til tredjepart, unntatt i de tilfeller vi benytter underleverandør. Ved bruk av underleverandør har Sticos AS fått garantert sikkerheten og dokumentert dette gjennom databehandleravtaler.
Mener du Sticos AS bryter dine rettigheter på noen måte, eller ønsker å ta kontakt for å få mer informasjon om våre behandlinger, ber vi om at du kontakter oss på personvern@sticos.no. Du har også rett til å klage til Datatilsynet, dette kan du gjøre via tilsynets nettsider.
Felles for Sticos' produkter og tjenester
Fagsupport og teknisk support
I tilknytting til produkt tilbyr Sticos faglig og teknisk støtte. For å kunne håndtere dette må noen opplysninger behandles.
Formål
Formål med registrering av personopplysninger i sammenheng med lisensvilkår er å kunne dokumentere at kunder og brukere samtykker til vilkårene, kunne opplyse kunde om hvem som har akseptert, samt for å kunne informere brukere om hvem som må kontaktes for godkjenning av lisensvilkår for å aktivere/reaktivere produkt.
Opplysninger som behandles
Ved henvendelser registreres navn og kontaktopplysninger, tidspunkt og medgått tid, og saksbeskrivelse. Notater fra rådgiver vil også kunne forekomme, f.eks. ved avtale om senere oppringing eller at man ikke har oppnådd kontakt.
Lagringstid
Opplysningene lagres i høyst 3 år.
Innloggingsløsninger
Sticos trenger å håndtere noen personopplysninger for å sikre innlogging på nettsider og i produkt. Dette er systemer som er nødvendige for at sidene og produktene skal fungere.
Formål
Behandlingens formål er å kunne verifisere hvem som logger på og ha kontroll på at vedkommende har rettigheter til å bruke produkt eller nettsider.
Opplysninger som behandles
En unik identitet for brukeren for identifikasjon på tvers av våre produkter.
Lagringstid
Opplysningene lagres til den registrerte ikke har behov for å logge inn i våre systemer (opphør kundeforhold mv.).
Signering
Signering er en elektronisk tjeneste for signering av dokument som noen Sticosprodukter benytter.
Formål
Hensikten med å behandle opplysninger er å kunne tilby en sikker løsning for signering av dokument. Dette vil inkludere å sende ut dokument, innhente og bekrefte signaturer, og å tilgjengeliggjøre dokumentene for nedlasting, varsle den som forespør signering om status. Noen av disse opplysningene legger bruker selv inn, andre innhentes fra BankID.
I tillegg trenger Sticos å håndtere opplysninger nødvendige for fakturering av bruk av tjenesten.
Opplysninger som behandles
Personalia – Brukes for identifikasjon og kommunikasjon med signeringsutsteder og den som signerer.
Signert dokument med navn, fødselsdato og bankID – Opplysningene på dokumentet innhentes fra BankID og legges inn i dokumentet som bekreftet signatur.
Lagringstid
Opplysninger om den som signerer ligger hos underleverandør Signicat inntil signeringsprosessen er fullført og slettes når signeringsprosessen er fullført eller kanselleres.
Signerte dokument lagres inntil dokumentordren slettes.
Arkiv
Arkiv er en felles løsning for lagring av dokumenter som benyttes av flere av Sticos sine produkter.
Formål
Formålet ved behandling av personopplysninger for arkivet er å håndtere hvem som har lagret dokumenter, hvem som har rettigheter til dokumentene, samt lagring av selve dokumentet med det innholdet brukeren har lagt inn.
Opplysninger som behandles
Opplastede dokumenter – Bruker står fritt til å laste opp dokumenter til arkivet. Disse har for Sticos ukjent innhold, og bruker må selv være ansvarlig for at personvernsregler er ivaretatt i disse.
Navn – Det registreres hvem som har opprettet en gitt versjon av dokumentet, og hvem som eventuelt har låst et dokument for redigering.
Metadata (filegenskaper, versjonsinformasjon mv.) - Lagres for hvert dokument, slettes samtidig med dokumentet.
Lagringstid
Data lagres inntil kundeforholdet avsluttes eller bruker/kunde selv sletter de.
Telleverk
Noen av Sticos sine tjenester, som f.eks. SMS-tjenester eller signeringstjenester, har et telleverk som registrerer bruk av tjenesten.
Formål
Telleverket er nødvendig for at Sticos skal kunne holde kontroll på fakturerbare tjenester. Tjenesten brukes for å kunne identifisere hvilken kunde og bruker som har forbrukt en tjeneste, slik at vi kan fakturere forbruk, eller avregne forskuddsfakturering mot faktisk forbruk og dokumentere bruk dersom det er innsigelser.
Opplysninger som behandles
Brukeridentifikasjon – Benyttes for å identifisere hvem hos kunden som har brukt tjenesten.
Forbruk – Det registreres hvilken tjeneste brukeren har benyttet seg av, forbrukt mengde, samt tidspunktet for når tjenesten ble benyttet.
Lagringstid
Opplysningene lagres av hensyn til eventuelle krav og innsigelser i inntil 3 år etter at kundeforholdet er avsluttet.
Lisensvilkår
Alle våre produkter har et sett med vilkår tilknyttet seg, som leses og aksepteres av kunder. Dette administreres i en felles løsning for alle våre produkter.
Formål
Formålet med behandling av personopplysninger i sammenheng med lisensvilkår er å kunne dokumentere at kunder og brukere samtykker til vilkårene.
Opplysninger som behandles
Personalia – Disse opplysningene brukes for å identifisere hvem hos kunden som har som har godkjent vilkårene.
Informasjon – Det registreres detaljer rundt hva som er akseptert og når.
Lagringstid
Opplysningene lagres av hensyn til eventuelle krav og innsigelser i inntil 3 år etter at kundeforholdet er avsluttet.
Feilsøkingslogger
Feilsøkingslogger viser aktivitet i produkt og slettes løpende dersom det ikke oppstår feil.
Formål
Formålet med feilsøkingsloggen er å kunne avdekke årsakssammenhenger for feil og finne løsninger for feil som oppstår.
Opplysninger som behandles
Loggen inneholder opplysinger om bruk av programmet, som klikk, innsending av skjema, samt brukerinformasjon og tidspunkt for hendelser.
Lagringstid
Feilsøkingsloggen slettes automatisk etter 7 dager. Dersom det observeres feil eller det er nødvendig for ekstraordinært feilsøk kan lagringstiden i det enkelte tilfelle utvides til 30 dager.
Brukslogg
Brukslogg er en logg som viser når en bruker har vært innlogget.
Formål
Hensikten med denne loggingen er å kunne rapportere til kunden dersom det er ubrukte lisenser og fakturere korrekt etter bruk der det er relevant. I tillegg brukes loggingen til generell produktforbedring.
Opplysninger som behandles
BrukerID, tidspunkt for pålogging – Hvilken bruker har vært pålogget, og når.
Lagringstid
Opplysningene lagres i 18 måneder.
Nettsted
Våre domener og nettsider er Sticos.no, spørkostra.no. Produkter som ligger på disse domenene, f.eks. oppslag.sticos.no, omfattes også av beskrivelsen her. Informasjon om informasjonskapsler finner du her.
Formål
Sticos behandler informasjon knyttet til all aktivitet på våre nettsider for å analysere og optimalisere våre løsninger og for å gi deg en forbedret brukeropplevelse gjennom tilpasset innhold, informasjon og kommunikasjon i ulike kanaler.
Opplysninger som behandles
Klikk, sidebesøk – Informasjon om hvilke linker som er klikket på og sider som er besøkt. Informasjonen er anonymisert
Bestilling/påmelding – Informasjon som bruker avgir for å få tilgang til innhold og tjenester
IP adresse - Lokasjon og eier
Egne innstillinger - samtykker, påmeldinger, avmeldinger m.v.
Interesseområder – fagområder og produkt basert på brukerens egne innstillinger samt klikk og analyser
Kampanjer - Informasjon som brukeren avgir i forbindelse med kampanjer, for eksempel konkurranser, Quiz mm.
E-post, navn, telefon – Kontaktopplysninger til brukeren der dette er avgitt.
Firma, stilling, autorisasjon – Opplysninger som beskriver stilling og relevant fagområde der dette er avgitt.
Kundeopplysninger – Informasjon om hvilke produkt og tjenester den registrerte har.
Teknisk informasjon - Teknisk informasjon som er nødvendig for å styre og tilpasse informasjon, eks automatiske svar fra servere, ugyldige e-postadresser m.v.
Lagringstid
Opplysninger knyttet til aktivitet nettsider lagres i 90 dager, opplysninger fra e-post lagres i 25 mnd. Opplysninger gitt i skjema lagres til avmelding nyhetsbrev. Henvendelser gitt i fritekst lagres til saken er ferdigbehandlet.
Sticos Oppslag
Søkelogg
Søkeloggen viser hva som er blitt søkt på i Sticos Oppslag, samt brukerens bevegelser inne i oppslagsverket. Opplysningene behandles anonymt.
Formål
Formålet med søkeloggen er å forbedre søk i produkt ved å identifisere hva som søkes på. I tillegg brukes søkeloggen som grunnlag for å fremheve særlig aktuelt innhold i gitte perioder.
Opplysninger som behandles
Søkeord, tidspunkt – Hvilke ord som er brukt for å søke i oppslagsverket og når disse er brukt.
Lagringstid
Opplysningene lagres i 18 måneder.
Innhold i veivisere og sjekklister
Ved bruk av veivisere og sjekklister legger bruker selv inn innhold, blant annet i fritekstfelt. Hva som legges inn har ikke Sticos kontroll på.
Formål
For at veivisere og sjekklister skal fungere slik de er tiltenkt trenger man å lagre innholdet som brukeren legger inn. Det samme gjelder informasjon om hvem som «eier» veivisere og sjekklister, hvem som har lagt inn innhold, og hvem en veiviser eller sjekkliste er overført til.
Opplysninger som behandles
Fritekstfelt og utfyllingsfelt – Innhold som brukeren selv legger inn. Varierer etter type veiviser eller sjekkliste.
Brukernavn, brukerID, tidspunkt – Opplysninger om hvem som har opprettet en veiviser eller sjekkliste, hvem den eventuelt er overført til, hvem som eventuelt skal godkjenne, og tidspunkt for opprettelse og endring.
Lagringstid
Informasjonen som ligger i veivisere og sjekklister lagres inntil 6 måneder etter kundeforholdets utløp, eller når brukeren avslutter sjekkliste eller sletter veiviser selv.
Kommentarer
I Sticos Oppslag har man mulighet til å registrere kommentarer på innhold. Dette kan være egne kommentarer, eller kommentarer lagt inn av virksomheten.
Formål
Sticos behandler personopplysninger her for å gi mulighet til å legge inn kommentarer i produkt. Kommentarer legges inn for at kunden skal kunne presisere egne rutiner og retningslinjer, eller for at brukeren selv skal kunne gjøre egne notater. Sticos har ikke kontroll på hva som legges inn som kommentarer. Kommentarer lagt inn av kunden (administrator) er synlig for alle i virksomheten.
Opplysninger som behandles
Navn, tidspunkt, kommentartekst – Når virksomheten registrerer en kommentar legges denne inn med navn og tidspunkt for når kommentaren ble lagt inn, samt en kommentartekst som brukeren selv skriver inn.
Lagringstid
Opplysningene nødvendig for kommentarer lagres inntil 6 måneder etter kundeforholdets utløp, eller når brukeren selv sletter kommentaren.
Sticos Oppslag Kommune
Søkelogg
Søkeloggen viser hva som er blitt søkt på i Sticos Oppslag, samt brukerens bevegelser inne i oppslagsverket. Opplysningene behandles anonymt.
Formål
Formålet med søkeloggen er å forbedre søk i produkt ved å identifisere hva som søkes på. I tillegg brukes søkeloggen som grunnlag for å fremheve særlig aktuelt innhold i gitte perioder.
Opplysninger som behandles
Hvilke ord som er brukt for å søke i oppslagsverket og når disse er brukt.
Lagringstid
Opplysningene lagres i 18 måneder.
Innhold i veivisere
Ved bruk av veivisere legger bruker selv inn innhold, blant annet i fritekstfelt. Hva som legges inn har ikke Sticos kontroll på.
Formål
For at veivisere skal fungere slik de er tiltenkt trenger man å lagre innholdet som brukeren legger inn. Det samme gjelder informasjon om hvem som «eier» veivisere , hvem som har lagt inn innhold, og hvem en veiviser er overført til.
Opplysninger som behandles
Innhold som brukeren selv legger inn. Dette varierer etter type veiviser.
Opplysninger om hvem som har opprettet en veiviser, hvem den eventuelt er overført til, hvem som eventuelt skal godkjenne, og tidspunkt for opprettelse og endring.
Lagringstid
Informasjonen som ligger i veivisere lagres inntil 6 måneder etter kundeforholdets utløp, eller til når brukeren selv sletter veiviser.
Virksomhetens kommentarer
I Sticos Oppslag Kommune har man mulighet til å registrere kommentarer på innhold. Dette kan være egne kommentarer, eller kommentarer lagt inn av virksomheten.
Formål
Sticos behandler personopplysninger her for å gi mulighet til å legge inn kommentarer i produkt. Kommentarer legges inn for at kunden skal kunne presisere egne rutiner og retningslinjer, eller for at brukeren selv skal kunne gjøre egne notater. Sticos har ikke kontroll på hva som legges inn som kommentarer.
Opplysninger som behandles
Når virksomheten registrerer en kommentar legges denne inn med navn (på den som har lagt inn kommentaren) og tidspunkt for når kommentaren ble lagt inn, samt en kommentartekst som brukeren selv skriver inn.
Lagringstid
Opplysningene nødvendig for kommentarer lagres inntil 6 måneder etter kundeforholdets utløp, eller når brukeren selv sletter kommentaren.
Virksomhetens egne dokumenter og linker m.m.
Virksomheten kan legge inn dokumenter og link til interne systemer (for eksempel til intranett og kvalitetssystem).
Formål
Dette for å samle relevante dokumenter og rutinebeskrivelser for alle i virksomheten på et sted.
Opplysninger som behandles
Ulike dokumenter som kunden legger inn. Sticos har ikke kontroll på innholdet i dokumenter og linker o.l.
Lagringstid
Opplysningene nødvendig for lokalt innhold lagres inntil 6 måneder etter kundeforholdets utløp, eller når administrator hos kunde selv sletter innhold og/eller linker.
SpørKOSTRA
SpørKOSTRA er en chatbot med kunstig intelligens som kan svare på konteringsspørsmål som inkluderer KOSTRA art og KOSTRA funksjon og merverdiavgiftskode.
Formål
Gi bruker riktig svar på hvilken KOSTRA art, KOSTRA funksjon og merverdiavgiftskode som er knyttet til en spesifikk kontering.
Opplysninger som behandles
For å kunne svare på spørsmål må spørKOSTRA vite hvem som er bruker og vite brukerens arbeidsområde.
Lagringstid
Opplysningene lagres i 18 måneder.
Søkelogg
Søkeloggen viser hva chatbotten har blitt spurt om. Opplysningene behandles anonymt.
Formål
Formålet med søkeloggen er å trene og utvikle SpørKOSTRA til å forstå spørsmål bedre og kunne gi flere svar. Trening av chatbot til å bli mer intelligent.
Opplysninger som behandles
Hvilke ord som er brukt i spørringen av chatbotten og når disse er brukt.
Lagringstid
Opplysningene lagres i 18 måneder.
Brukslogg
Brukslogg er en logg som viser når en bruker har vært innlogget.
Formål
Formålet med bruksloggen er å vite når bruker benytter SpørKOSTRA (trafikk).
Opplysninger som behandles
Hvilken bruker som har vært pålogget, og når brukeren har vært pålogget.
Lagringstid
Opplysningene lagres i 18 måneder.
Sticos Personal
Ansattregisteret
Ansattregisteret er en del av Sticos Personal som gir arbeidsgiver mulighet til å registrere informasjon om sine ansatte. Opplysninger fra ansattregisteret, som navn og e-postadresse, brukes i hele Sticos Personal, f.eks. når man registrerer ferie eller liknende.
Formål
Formålet med ansattregisteret er å samle opplysninger nødvendige for å administrere arbeidsforholdet og ansatte, kontakte pårørende om noe skulle inntreffe, og liknende.
Opplysninger som behandles
Personalia og kontaktopplysninger om ansatte og pårørende. Informasjon om selve arbeidsforholdet.
Kontaktinformasjon dersom arbeidsgiver trenger å kontakte pårørende f.eks. i et nødstilfelle.
Nødvendig informasjon for å vite om den ansatte har rett til omsorgspermisjon for sykt barn dersom det skulle inntreffe.
Lagringstid
Opplysningene lagres så lenge brukeren ikke er slettet hos kunde, og abonnement er aktivt.
HR – fraværsmodul
Fraværsmodulen er delen av Sticos Personal man registrerer og behandler sykefravær og annet fravær i.
Formål
Formålet med opplysninger som registreres i fraværsmodulen er å hjelpe leder til å holde oversikt over alt fravær, og å hjelpe leder med å gjennomføre lovpålagt sykefraværsoppfølging. Opplysningene kan tas ut som rapport for de med tilstrekkelige rettigheter. Fravær i dag, en fraværsoversikt uten årsak til fravær, kan vises til brukere dersom virksomheten ønsker det.
På kundens forespørsel kan opplysninger om fravær overføres til tredjepart, for eksempel integrasjon med timeregistreringssystem eller liknende.
Opplysninger som behandles
Fraværsopplysninger kan gjelde ferie, sykdom, permisjoner, fravær på grunn av sykt barn, avspasering, eller andre typer fravær som meldes inn.
Det kan også registreres valgfri fritekst, og hvorvidt fraværet skyldes forhold på arbeidsplassen.
Arbeidsgiver er pålagt å følge opp sykefravær, og slike oppfølgingspunkter og tilknyttede notater lagres her.
ARkode, som er en melding som bekrefter innsendt oppfølgingsløp til NAV der dette er nødvendig.
Teknisk informasjon for å sikre at data overføres på riktig bruker der kunde har forespurt overføring til annet system.
Lagringstid
Opplysningene lagres i så lenge brukeren ikke er slettet hos kunde, og abonnement er aktivt.
Avviksregistrering
Sticos Personal tilbyr en mulighet til å registrere og sende inn avvik som inntreffer på arbeidsplassen.
Formål
Formålet med behandlingen er å gi kunden et egnet verktøy for å gjennomføre lovpålagt oppfølging av avvik og internkontroll.
Opplysninger som behandles
Avvik meldes inn gjennom et skjema hvor man beskriver avviket. Ved innsending registreres navnet på den som har meldt inn avviket. Når avviket behandles registreres navnet på den som har behandlet avviket.
Det er også mulig å lage egne skjema. Opplysninger i egne skjema er utenfor Sticos’ kontroll.
Lagringstid
Opplysningene lagres så lenge kunden har et aktivt abonnement.
Kompetansearkivet
Kompetansearkivet er en del av Sticos Personal som holder rede på ansattes kompetanse og sertifiseringer.
Formål
Formålet med behandling av opplysninger er at kunden skal få oversikt over hvilken kompetanse som finnes i virksomheten, hvem som har kompetanse, hva den omfatter, når den eventuelt utløper, og dermed gi kunden mulighet til å følge opp ansatte og samle dokumentasjon.
Opplysninger som behandles
Beskrivelser av ansattes kompetanse. Filvedlegg er tenkt til å inneholde dokumentasjon på kompetanse, men Sticos har ikke kontroll på innholdet i filer som lastes opp.
Lagringstid
Opplysningene lagres i så lenge brukeren ikke er slettet hos kunde, og abonnement er aktivt.
HMS-hjul
HMS-hjulet er et verktøy virksomheten kan benytte som hjelpemiddel for å oppfylle lovpålagt ansvar for HMS.
Formål
Hensikten med behandling av personopplysninger i HMS-hjulet er å ha kontroll på hvem som er verneombud, akankontakt, tillitsvalgt, eller andre relevante roller og ansvarsområder.
Opplysninger som behandles
Navn på verneombud, brannvernleder, medlemmer i AMU, og liknende roller registreres i ansattregister og vises i HMS-hjulet. Fritekst kan også registreres.
Lagringstid
Opplysningene lagres så lenge kunden har et aktivt abonnement.
Feilsøkingslogg
Feilsøkingsloggen loggfører feilmeldinger og annen feilsøkingsinformasjon.
Formål
Feilsøkingsloggen er et nødvendig verktøy for å oppdage og rette feil i Sticos Personal.
Opplysninger som behandles
Feilmeldinger og feilsøkingsinformasjon – Innholdet i disse punktene er avhengig av hva det er som har gått feil i programmet. Som hovedregel inneholder de id på bruker, navn og epost.
Lagringstid
Opplysningene slettes fortløpende etter 7 dager.
Feriebank
Feriebanken er en oversikt som viser hvor mye ferie en bruker har. Personalansvarlig, slik definert av virksomheten, har oversikt over alles feriebank, den enkelte bruker kan kun se sin egen.
Formål
Formålet med behandlingen er at bruker og personalansvarlig skal kunne planlegge og holde oversikt over ferie og ferieavvikling.
Opplysninger som behandles
Oversikten viser antallet feriedager en ansatt har brukt, og som gjenstår. Informasjon om tidspunkt for ferie mv. er behandlet under fraværsoversikt.
Lagringstid
Opplysningene lagres i så lenge brukeren ikke er slettet hos kunde, og abonnement er aktivt.
E-postlogg
Sticos Personal sender meldinger på epost om f.eks. oppfølging, ferieønsker, påminnelser, med mer. I den forbindelse genereres en logg over hvilke aktiviteter som er utført på e-post. Dette inkluderer ikke innholdet i e-postene.
Formål
Formålet med e-postloggen er å kunne feilsøke og undersøke om eposter er sendt slik de skal.
Opplysninger som behandles
Sticos har ikke tilgang til innholdet i e-posten.
Lagringstid
Opplysningene lagres i 12 måneder.
@else
@else er en chatbot med kunstig intelligens som kan svare på spørsmål og utføre oppgaver for bruker.
Formål
For å kunne svare på spørsmål og gjennomføre oppgaver må @else vite hvem som er bruker, og formidle relevante opplysninger for brukeren til og fra f.eks. feriebank og fraværsmodul.
Opplysninger som behandles
Identifiserer hvem som bruker @else, og benyttes for å hente og formidle informasjon fra de ulike komponentene i Sticos Personal.
Lagringstid
Opplysningene slettes umiddelbart etter bruk.
Sticos Regnskapsmetodikk inkludert Sticos Avstemming
All lagring av informasjon i Sticos Regnskapsmetodikk er lagret lokalt i egen database hos kunde eller ASP leverandør.
Ansattregister
Ansattregisteret er en del av Sticos Avstemming og RM som gir mulighet til å holde oversikt over ressurser og kompetanse i byrået.
Formål
Ansattregisteret er nødvendig for å bruke funksjonaliteter som fletting inn i fildokument, avsender på e-post og sms, og for å opprettholde krav om dokumentasjon av utførelse på oppdrag.
Opplysninger som behandles
Navn, e-post, mobilnummer, rolle og stilling.
Lagringstid
Opplysningene lagres så lenge brukeren ikke er slettet hos kunde, og abonnement er aktivt.
Tidsregistrering på ansatte
Logg som viser tidsforbruk på kunder.
Formål
Holde oversikt over tid brukt på kunder og byråets totale kapasitet.
Opplysninger som behandles
Ansatt navn, dato og tid registrert på oppgave.
Lagringstid
Opplysningene lagres så lenge brukeren ikke er slettet hos kunde, og abonnement er aktivt.
Roller hos kunder
Oversikt over kontaktpersoner hos kundens klienter.
Formål
Formålet med informasjonen for å dokumentere internkontroll hos klient.
Opplysninger som behandles
Kontaktpersoner som styre, daglig leder og revisor.
Lagringstid
Opplysningene lagres så lenge klienten ikke er slettet hos kunde, og abonnement er aktivt.
Autorisasjonsregister
Autorisasjonsregisteret viser hvilke kurs en ansatt har deltatt på.
Formål
Formålet med autorisasjonsregisteret er å dokumentere autorisasjonskrav.
Opplysninger som behandles
Navn, stilling, kursdeltakelse og filvedlegg.
Lagringstid
Opplysningene lagres så lenge brukeren ikke er slettet hos kunde, og abonnement er aktivt.
Fremdriftsoversikt
Fremdriftsoversikten viser oppgaver en ansatt har utført eller kvalitetssikret.
Formål
Fremdriftsoversikten skal dokumentere oppdragsutførelse i henhold til god regnskapsføringsskikk.
Opplysninger som behandles
Navn, dato, klokkeslett og oppgave som er utført/kvalitetssikret.
Lagringstid
Opplysningene lagres så lenge den ansatte ikke er slettet hos kunde, og abonnement er aktivt.
Filarkiv
Filarkivet benytter Sticos’ fellesløsning for arkiv og er behandlet der.
Signering
Signering benytter Sticos’ fellesløsning for arkiv og er behandlet der.
Sticos Likviditet
Endringslogg med fritekstfelt
I Sticos Likviditet kan man gjøre endringer på kontonivå.
Formål
Simulere tenkte eller kjente hendelser for å få frem likviditetsmessig effekt av endingene.
Opplysninger som behandles
Simuleringen og eventuelle kommentarer i fritekstfelt.
Lagringstid
Opplysningene lagres så lenge den gitte prognosen er lagret, brukeren ikke er slettet hos kunde, og 6 måneder etter avsluttet abonnement.
Sticos Rapport
Kontaktpersoner hos selskap
Sticos Rapport viser navnet på den som skal motta perioderapporter og en kommentar knyttet til kundens resultat og balanserapport.
Formål
Informasjonen er nødvendig for å sende rapport til kunde.
Opplysninger som behandles
Navn, e-post.
Lagringstid
Opplysningene lagres så lenge brukeren ikke er slettet hos kunde, og 6 måneder etter avsluttet abonnement.
Kommentarfelt
Perioderapporten inneholder navnet på den som opprettet perioderapporten og en eventuell kommentar i fritekst.
Formål
Dokumentere at det er sendt en perioderapport med kommentar til kunde.
Opplysninger som behandles
Kommentar på resultat og drift. Sticos AS har ingen kontroll på innhold i kommentarfelt.
Lagringstid
Opplysningene lagres så lenge brukeren ikke er slettet hos kunde, og abonnement er aktivt.
Fildokumenter
Perioderapportene inneholder kundens egne kontonavn, rapportkommentarer, beskrivelser og regnskapstall.
Formål
Informasjonen er nødvendig for å opprettholde bruk av Sticos Rapport.
Opplysninger som behandles
Fildokumentene kan inneholde kommentarer på resultat og drift. Sticos AS har ingen kontroll på innhold i kommentarfelt.
Lagringstid
Opplysningene lagres så lenge brukeren ikke er slettet hos kunde, og abonnement er aktivt.
Sticos Oversikt
Ansattregister
Ansattregisteret er en del av Sticos Oversikt som gir virksomheten mulighet til å registrere informasjon om sine ansatte. Opplysninger fra ansattregisteret, som navn, mobilnr og e-postadresse, brukes i hele Sticos Oversikt, f.eks. for å flette inn i skjema, i tjenester som signering og for å dokumentere utførelse i hht GRFS og bokføringsloven.
Opplysningene som behandles
Navn, telefonnummer, rolle, stilling, avdeling og e-post
Brukers registrering av informasjon om klient
For å benytte Sticos Oversikt som et verktøy for å administrere virksomhetens klienter er det nødvendig å registrere en del informasjon om klienter. Dette er nødvendig for å flette informasjon inn i skjema og for å dokumentere lovpålagt oppdragsdokumentasjon.
Opplysninger som behandles
· Ansattnavn, mobilnr og epostadresse
· kontaktpersoner som styre, eiere, daglig leder, revisor.
Innhold i sjekklister og skjema
Ved bruk av sjekklister og skjema legger bruker selv inn innhold, blant annet i fritekstfelt. Hva som legges inn har ikke Sticos kontroll på.
Formål
For at skjema skal fungere slik de er tiltenkt trenger man å lagre innholdet som brukeren legger inn. Det samme gjelder informasjon om hvem som har opprettet skjema og hvem som har endret innhold.
Opplysninger som behandles
Fritekstfelt og utfyllingsfelt – Innhold som brukeren selv legger inn. Varierer etter type skjema. Brukernavn, brukerID, tidspunkt – Opplysninger om hvem som har opprettet et skjema, hvem som eventuelt skal godkjenne, og tidspunkt for opprettelse og endring.
Lagringstid
Informasjonen som ligger i skjema lagres inntil 6 måneder etter kundeforholdets utløp, eller når brukeren sletter skjema selv.
Kommentarer og fritekstfelt
I Sticos Oversikt har man mulighet til å registrere kommentarer på innhold. Dette kan være egne kommentarer, eller kommentarer lagt inn av virksomheten.
Formål
Kommentarer legges inn for at virksomheten skal kunne presisere egne rutiner og retningslinjer, eller for at brukeren selv skal kunne gjøre egne notater. Sticos har ikke kontroll på hva som legges inn som kommentarer. Kommentarer lagt inn av kunden (administrator) er synlig for alle i virksomheten.
Opplysninger som behandles
Navn, tidspunkt, kommentartekst – Når virksomheten registrerer en kommentar legges denne inn med navn og tidspunkt for når kommentaren ble lagt inn, samt en kommentartekst som brukeren selv skriver inn.
Lagringstid
Opplysningene nødvendig for kommentarer lagres inntil 6 måneder etter kundeforholdets utløp, eller når brukeren selv sletter kommentaren.
Sticos Kurs
Kurspåmelding til klasseromskurs
Når en kunde melder seg på kurs, må vedkommende fylle ut noen personopplysninger
Formål
Sørge for at faktura går til rett adresse/ mottaker. I tillegg ønsker vi å sende kursdeltaker kursdokumentasjon og annen relevant informasjon til deltaker i forkant av kurs, samt sende kursbevis i etterkant.
Opplysninger som behandles
Navn på deltaker, e-postadresse, kontaktperson, e-post til kontaktperson, firmanavn, firmaadresse og telefonnummer.
Lagringstid
Opplysningene lagres i kursadministrasjonssystemet, UNI. Noen kunder melder seg på fra mail og disse opplysningene ligger derfor i disse tilfeller også i Superoffice. Opplysningene lagres i 10 år etter at kurset er gjennomført.
Andre opplysninger ved kurspåmelding til klasseromskurs
Kurspåmelding til våre klasseromskurs fra Sticos sine nettsider, inneholder fritekstfelt hvor kunder eventuelt kan legge inn opplysninger om allergier, sykdom, legeerklæringer og diverse andre personlige opplysninger. Disse opplysningene lagres i vårt kursadministrasjonssytem. I de tilfeller hvor vi får inn kurspåmeldinger på e-post og hvor slike opplysninger også nevnes, blir dette så lagt inn i vårt kursadministrasjonssystem manuelt slik at dette kan følges opp.
Formål
Hensikten med dette er å sikre at allergier o.l. blir hensyntatt servering gjennom en kursdag.
Opplysninger som behandles
Allergier eller andre hensyn som må tas i forbindelse med gjennomføring av en kursdag.
Lagringstid
Slettes etter at kurset er gjennomført.
Deltakerlister
Behandling av deltakerlister fra våre klasseromskurs.
Formål
For å sikre at alle kursdeltakere blir registrert og dermed får sine autorisasjonstimer, signerer alle kursdeltakerne en deltakerliste når de kommer inn i kursrommet.
Opplysninger som behandles
Navn på kursdeltakere samt hvilket firma de kommer fra.
Lagringstid
Data på at en kunde har deltatt på et kurs, lagres i kundes autorisasjonsregister slik at timer kan dokumenteres til finanstilsynet. Den fysiske listen makuleres etter at data er registrert.
Deltakelse på kurs og autorisasjonsregister
Behandling av data i forbindelse oversikt over kunders deltakelse på kurs og deres autorisasjonsregister.
Formål
Kurstimer og tilhørende kursbevis blir overført fra kursadministrasjonssystemet og inn i autorisasjonsregisteret.
Opplysninger som behandles
Kundens navn og e-postadresse knyttes opp mot deltakerliste fra kursholder eller data fra gjennomført e-kurs som bekrefter at vedkommende har fullført et kurs. Dette overføres til kundens personlige autorisasjonsregister slik at etterutdanningstimer blir registrert
Lagringstid
Opplysningene lagres til kunde slettes fra portal.
Filming av klasseromskurs
Filming av klasseromskurs kan medføre at enkelte kursdeltakere uforskyldt blir med på våre nettkursvideoer.
Formål
Hensikten med å filme klasseromskurs er å kunne gi våre kunder som ikke har mulighet til å reise på kurs, muligheter til å se dette på nett.
Opplysninger som behandles
Her er det ingen opplysninger som behandles, men kurskunder kan bli identifisert i video uten at de ønsker det. Kameraer settes opp bakerst i klasserommet og filmer i utgangspunktet kun kursholder. Likevel er det en viss sjanse for at kursdeltakere blir filmet hvis de eksempelvis reiser seg eller stiller spørsmål til kursholder.
Lagringstid
Så lenge nettkurset er relevant og selges via Sticos sine nettsider.
Kjøp av nettkurs
Behandling av kundeopplysninger ved kjøp av nettkurs.
Formål
Hensikten med å registrere disse opplysningene er å kunne sende faktura til kunde og gi vedkommende som tar nettkurset, et kursbevis for fullført kurs.
Opplysninger som behandles
Vi registrerer firmanavn, kontaktperson, e-post, telefonnr, adresse, postnummer og poststed.
Lagringstid
Opplysningene lagres i kursadminsystemet vårt og slettes etter 10 år (i henhold til krav fra Finanstilsynet for dokumentering av etterutdanningstimer).
Gjennomføring av nettkurs
Når en kunde har gjennomført et nettkurs, registrerer vi at vedkommende har fullført kurset.
Formål
Hensikten med dette er å kunne dokumentere etterutdanningstimer som kunder har gjennomført hos oss i tillfelle ettersyn fra Finanstilsynet.
Opplysninger som behandles
Kun logging av hvor langt i programmet bruker har kommet slik at de ved senere anledninger kan starte opp på samme plass uten å se en video på nytt. I tillegg logger vi at bruker har besvart spørsmål underveis for å sikre at bruker faktisk har gått igjennom hele programmet. Vi logger også at bruker har fullført et program slik at kunde kan få kursbevis som dokumentasjon på fullført kurs.
Lagringstid
I henhold til Finanstilsynets krav til å kunne dokumentere etterutdanning de 10 foregående år for regnskapsførere, lagres kundeopplysningene i vårt kursadministrasjonssystem i 10 år etter kjøp av nettkurs.
Evaluering av klasseromskurs og nettkurs
Kundeevalueringer i etterkant av klasseromskurs og nettkurs.
Formål
Resultatene fra kundeundersøkelsen blir brukt til å forbedre kursene våre, både med henblikk på kursets innhold, oppbygging og kursholders prestasjoner i kursrommet.
Opplysninger som behandles
Hvordan kunder opplevde kursets innhold samt kursholders prestasjoner i kursrommet.
Lagringstid
10 år etter at kurset er gjennomført.
@else og SpørKOSTRA
@else og SpørKOSTRA er chatbotter med kunstig intelligens som kan svare på spørsmål og utføre oppgaver for bruker.
Formål
For å kunne svare på spørsmål og gjennomføre oppgaver må @else eller SpørKOSTRA vite hvem som er bruker og eventuelle koblinger til brukerkontoer der brukeren ønsker å benytte chatbotten i andre kanaler, som Slack, Microsoft Teams eller liknende, samt for å gi korrekte svar basert på arbeidsområde og tilganger i f.eks. Sticos Personal.
Opplysninger som behandles
Brukeridentifikasjon behandles for å vite hvem som bruker chatbotten, og vurdere hvilke opplysninger som skal formidles.
SpørKOSTRA innhenter i tillegg opplysninger om brukerens arbeidsområde.
Spørsmål som sendes chatbot anonymiseres.
Lagringstid
Opplysningene lagres inntil 6 måneder etter kundeforholdets utløp.