Generelt
Kostnader i forbindelse med interne møter i bedriftens organer, vil være fradragsberettiget ved ligningen når kostnadene etter forholdene må anses som rimelige og møtene ikke har karakter av selskapelighet, jf. skattelovens § 6-1 og skattedirektoratets skatteforskrift § 6-21-3. Dette vil for eksempel gjelde ved avholdelse av styremøter. Dersom de ovennevnte betingelser er tilstede, kan også kostnader pådratt ved å avholde styremøter i utlandet kunne trekkes fra i samme utstrekning som kostnader pådratt ved avholde styremøtet i Norge.
Kombinerte reiser
Fradragsretten kan imidlertid fort bli begrenset eller vurdert som lønnskostnad når det foretas reiser med en kombinasjon av fagformål og andre aktiviteter som er av mer privat karakter. Dette kan typisk være tilfelle når styremøtene legges til populære reisemål i utlandet og der tiden som benyttes i forbindelse med de faglige møtene eller noe annet av faglig art ofte er liten eller ubetydelig i forhold til det totale oppholdet. I slike tilfeller vil det være avgjørende for omfanget av fradragsretten/beskatningen hva som er hovedformålet med reisen.
Hovedformålet avgjørende
Dersom hovedformålet med reisen og oppholdet er av for eksempel feriemessig art, vil bare kostnader utelukkende knyttet til den faglige delen kunne fradragsføres som ordinære driftskostnader. Dette kan for eksempel være kostnader til leie av møterom og enkel servering i tilknytning til møtet. Andre kostnader som kostnadene til selve reisen og oppholdet vil i sin helhet måtte behandles som lønn, eventuelt utbytte, på det enkelte styremedlemmet.
Er det ikke noe tvil om at hovedformålet med reisen er av faglig art, vil det bare være aktuelt å behandle kostnader som gjelder rent ikke faglige aktiviteter som lønn/utbytte. Mat i tilknytning til den faglige delen/møtet, og drikke til maten (mineralvann, øl eller vin) i et rimelig omfang når dette anses som en naturlig del av måltidet, vil i slike tilfeller behandles som ordinære driftskostnader. Dekkes det alkoholholdig drikke utover det som er normalt til måltidet eller utenom måltidene, antas dette å være en privatutgift, og skattepliktig fordel for styremedlemmet.
Dokumentasjon av kostnader til styremøter
Kostnader til møter bør alltid dokumenteres med nærmere opplysninger om:
- agenda for møtet
- tidsangivelse for hver sak
Dersom møtet avholdes på steder som medfører vesentlige merkostnader i forhold til klart rimeligere alternativ, for eks. egne møterom etc, bør det av dokumentasjonen fremgå
- tidsangivelse for hele reisen/oppholdet
- hva som er fordelen med å avvikle møtet på stedet (for eksempel at det foretas besøk/omvisning til en viktig kunde eller leverandør i tilknytning til møtet, styremedlemmene er bosatt på forskjellige steder slik at reise/oppholdsutgifter uansett er nødvendige møteutgifter).
Avslutningsvis bør det påpekes at det stilles strenge krav til å dokumentere at det er nødvendig å avholde styremøtet i utlandet, men at det som sagt er det forretningsmessige motivet som er avgjørende.
