Det er ingen lov som sier at arbeidsgiver må dekke maten på tjenestereisene, men mange ansatte vil nok forvente at arbeidsgiver sørger for at merkostnadene på jobbreisene dekkes - enten ved å få utbetalt diettgodtgjørelse eller ved at utgiften blir refundert etter regning. Om og eventuelt hvor mye de ansatte får dekket, er ofte regulert i avtaler.
Med Sticos Oppslag får du full oversikt over satser, regler tilknyttet reiseregning og diettgodtgjørelse.
Utbetaling av diettgodtgjørelse
Velger du å dekke merkostnadene til mat ved å utbetale diettgodtgjørelse etter sats, så er det flere ting å tenke på. Skal man for eksempel følge de skattefrie satsene, statens satser eller skal det være egne interne satser? Både skattereglene og statens satser har ulike satser avhengig av om reisen er med eller uten overnatting. Og skattesatsene, det vil si de satsene som kan utbetales skattefritt, er også avhengig av hvor den ansatte overnatter, for eksempel om det er på hotell eller hos venner/familie. Har dere egne interne satser, avhenger disse helt og holdent av hva som er avtalt mellom arbeidsgiver og ansatt. Uansett hvilke satser man velger å benytte, må disse alltid ses opp mot skattestatsene for å avklare om det blir et skattepliktig overskudd eller ikke.
Det må også vurderes om daglige reiser, altså reiser uten overnatting, er en del av arbeidshverdagen til den ansatte eller ikke. Er dette reiser den ansatte må forvente i den jobben vedkommende har? Eller er det en mer sporadisk reise? Dette vil nemlig ha betydning for skatteplikten på diettgodtgjørelsen - er det en håndverker eller selger som nesten alltid er på farten på ulike oppdrag rundt omkring, vil en eventuell diettgodtgjørelse være fullt ut skattepliktig når reisen er uten overnatting.
På jobbreiser med overnatting har det imidlertid ingen betydning om den ansatte utfører sin normale jobb eller ikke. En ansatt som på grunn av jobben må overnatte borte, vil uansett kunne motta skattefri diettgodtgjørelse så lenge de øvrige vilkårene er oppfylt og man holder seg til de skattefrie satsene.
I tillegg er det viktig å være klar over at utbetaling av diettgodtgjørelse alltid skal innrapporteres på a-meldingen, uansett om utbetalingen er skattefri eller skattepliktig.
Reiseregning
En reiseregning er en samlet oversikt over reisen den ansatte har foretatt, som viser både informasjon om selve reisen og hvilke merutgifter vedkommende har hatt. Ved avtale om utbetaling av diettgodtgjørelse, uansett om det er de skattefrie satsene, statens satser eller egne interne satser som benyttes, må de ansatte fylle ut reiseregning. For at hele eller deler av diettgodtgjørelsen skal kunne utbetales skattefritt må legitimasjonskravene til reiseregningen være oppfylt. Reiseregningen skal, i tillegg til den ansattes navn og adresse, blant annet inneholde formålet med reisen, hvor vedkommende har vært, dato og klokkeslett. Dette er viktig blant annet for dokumentasjon og kontroll i ettertid.
Dekning etter regning
Reiseregning er imidlertid ikke påkrevd dersom arbeidsgiver velger å refundere den ansattes faktiske utgifter til mat etter regning, men for at refusjonen skal være skattefri, må kvitteringen påføres hvem som har reist, hva formålet med reisen har vært og hvilket arrangement den ansatte har vært på. Det mest ryddige vil da være at det faktisk leveres en reiseregning, eller et utleggsskjema, også her.
For ansatte som er på reiser uten overnatting er det også her viktig å vurdere om den ansatte er ute og gjør sitt vanlig arbeid eller ikke. Er det en del av arbeidshverdagen å reise rundt, vil en eventuell dekning etter regning også være fullt ut skattepliktig for den ansatte.
Selv om det ikke er påkrevd med reiseregning, kan det likevel være fornuftig å samle alle utgiftene for samme reise på et sted. Dette gjør det enklere for deg som arbeidsgiver å ha kontroll på hva som dekkes.
Om du vil vite mer om hva du må gjøre når det blir skattepliktig finner du all informasjonen du trenger i Sticos Oppslag.
