Fakta:
- Factoring er en planmessig overdragelse av kundefordringer til et factoringselskap i den hensikt å skaffe seg finansiering.
- Factoringselskapet får overdratt/pantsatt kundefordringene, og inntil 85 prosent av fordringsmassen kan forskutteres. Den resterende delen betales ut når debitor har betalt fordringen.
- Avtalen mellom factoringselskap og klient tinglyses i Løsøreregisteret.
- I enkelte tilfeller overtar factoringselskapet også kredittrisikoen, slik at bedriften som leverandør får fullt og endelig oppgjør for fordringene.
- Outsourcing av administrative tjenester og sikring av fordringene har blitt en stadig viktigere del av produktet for kundene.
- Omsetningen av factoringtjenester har økt med ca. 14 % pr år fra 2013 til 2015 (gjelder medlemmer av Finansieringsselskapenes Forening)
Økt bruk av elektroniske factoringtjenester
Mange forlater handlekurven på internettbutikken uten å gjennomføre kjøpet. Årsakene kan bl.a. være for høye fraktkostnader, for tidkrevende eller komplisert betalingsprosess, eller at kunden ikke stoler på sikkerheten rundt betalingsløsningen. Utfordringer med enkelte betalingsløsninger på mobil og nettbrett, er nok også noe av bakgrunnen for vekst i elektroniske factoringtjenester. Disse tilbyr faktura på nett, delbetaling og finansiering på internett (f.eks. Klarna). Gode og brukervennlige betalingsløsninger i nettbutikken øker sannsynligheten for gjennomført salg.
Factoringtjenester ved netthandel
De elektroniske factoringtjenestene spenner fra en innkrevingstjeneste hvor selger beholder risikoen for manglende betaling, til outsourcing av fakturering, reskontroføring og overtakelse av kredittrisiko.
Ved valg av løsning må man blant annet ta stilling til brukervennlighet, løsninger for rapportering og innlesing av transaksjoner, og kostnaden med de ulike løsningene ut fra forventet omsetning/antall transaksjoner. I tillegg er det viktig at den valgte løsningen tilfredsstiller bokføringsreglenes krav til bl.a. dokumentasjon, rapportering og sporbarhet.
Utvalgte problemstillinger og bokføringsreglene
Det er ulike krav til dokumentasjon og reskontroføring avhengig av om transaksjonen er å betrakte som kontantsalg, kredittsalg eller om det er forskuddsbetaling.
Dokumentasjon
Både for kredittsalg og kontantsalg er det bestemte formkrav til salgsdokumentet (faktura, kontantkvittering, el.l.). Ved bruk av løsninger hvor salgsdokumentet utstedes ved hjelp av factoringselskapets systemer er det den bokføringspliktiges ansvar å påse at dette tilfredsstiller kravene i Bokføringsforskriften §§ 5-1-1 til 5-1-7. I emnet Krav til salgsdokumenter (faktura) i Sticos Oppslag er de enkelte kravene utdypet. En må spesielt merke seg kravet om at salgsdokumentene skal være nummerert i en kontrollerbar sekvens (fortløpende nummerering), jf. bokføringsforskriften § 5-1-3. Dersom factoringselskapet utsteder salgsdokumentasjon på vegne av nettbutikken, og det ikke er mulig å kontrollere fullstendig registrering av utfakturert salg, vil denne dokumentasjonen være i strid med bokføringsforskriften.
Kontantsalg – samtidighet i betaling og levering
Ved kontantsalg gjøres kjøpers betalingsforpliktelse opp ved levering. Dette kan være tilfelle dersom det ved bestilling kun skjer registrering av kortinformasjon, og den faktiske belastningen skjer ved levering. Det kan også være tilnærmet samtidig betaling og levering ved nedlasting av programvare, musikk, film, mv. Postoppkrav vil også regnes som kontantsalg.
Ved kontantsalg må kundens kvittering tilfredsstille de alminnelige kravene til salgsdokumentasjon. Dette kan for eksempel skje ved bruk av såkalte «kontantnotaer» eller «kontantfakturaer». Vær oppmerksom på at klokkeslett for salget må fremgå av kvitteringen, også ved bruk av automatiserte ordre- og fakturasystemer. Det må daglig utarbeides daterte, nummererte summeringsstrimler («z-rapport»). Den daglige omsetningen skal avstemmes mot innbetalinger som er mottatt gjennom betalingsløsningen. Se mer om dokumentasjonskrav for kontantsalg i emnet Krav til kassaapparat og dagsoppgjør ved kontantsalg i Sticos Oppslag.
Kredittsalg
Når kunden betaler etter levering, er det et kredittsalg. Fakturaen utstedes samtidig med, eller etter levering, og skal uoppfordret sendes kjøper. Salgsdokumentet kan sendes på papir, epost eller som elektronisk faktura. Det aksepteres også at kunden blir presentert for en kvittering på skjerm ved avslutning av transaksjonen, som kunden kan skrive ut eller lagre elektronisk. Det må da klart og entydig fremgå hvordan kunden kan laste ned eller skrive ut kvitteringen.
Forskuddsbetaling
Dersom kunden betaler ved bestilling, og varen leveres i ettertid, er transaksjonen å regne som et finansielt forskudd. En forskuddsbetaling er ikke en salgstransaksjon, og det skal i slike tilfeller ikke utstedes et salgsdokument i forbindelse med forskuddsbetalingen. I stedet dokumenteres forskuddsbetalingen som en betalingstransaksjon. Avgiftspliktige varer og tjenester kan som hovedregel ikke forskuddsfaktureres, slik at «endelig salgsdokument», med spesifikasjon av merverdiavgift, må utstedes ved levering.
Reskontroføring
Både ved kredittsalg og ved forskuddsbetaling skal det føres kundespesifikasjon (reskontro), også i de tilfeller factoringselskapet overtar fordringen samtidig med fakturering. Kontant internettsalg over en viss størrelse/type må reskontroføres i samme utstrekning som annet kontantsalg, dette er spesifisert nærmere i emnet Kontantsalg som skal føres i kundespesifikasjonen i Sticos Oppslag.
Bokføringsregelverket er ikke til hinder for at kundespesifikasjonen utarbeides i annet system enn regnskapsprogrammet, så lenge alle regler om utarbeidelse av kundespesifikasjon og bokføringsregelverkets krav til oppbevaring etterleves. Alle transaksjoner, også eventuelle kreditnotaer, tapsføringer og gjeldsettergivelser, må da føres i det separate systemet for kundespesifikasjon. Den regnskapspliktige, eller en autorisert regnskapsfører, må ha ansvar for å avstemme kundespesifikasjonen i factoringselskapets system mot kontospesifikasjonen for kundefordringer i hovedbok. Avtalen med den som utfører fakturerings- og reskontrotjenesten må i slike tilfeller være tydelig på de kravene regelverket stiller.
Oppsummering
Gode og brukervennlige betalingsløsninger i nettbutikken øker sannsynligheten for gjennomført salg. Ved valg av system er brukervennlighet, kostnad og om løsningen er god nok i forhold til bokføringsreglenes krav viktige vurderingskriterier.
Vil du vite mer?
Delta på vårt kurs om Bokføringsreglene i praksis! Se også emnene Dokumentasjon av salg via Internett og Factoring i Sticos Oppslag.
