Avvik - hva er det?
HMS-avvik kan beskrives som skader på personer, bygning, inventar eller utstyr samt forurensninger. Nestenulykker, altså hendelser som under andre omstendigheter kunne ha ført til skade på person, materiell eller miljø, skal også registreres som avvik og dokumenteres. Virksomheter kan også ha bransjespesifikke krav som de må håndtere avvik fra. Alt dette er avvik som følger av Internkontrollforskriften § 5-7: «virksomheten skal iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhets-lovgivningen».
Virksomheter kan i tillegg ha behov for å registrere avvik fra standarder og interne eller eksterne kvalitetskrav på produkter og tjenester, som ikke er regulert av internkontrollforskriften.
Hva har virksomheten din å tjene på et godt avvikssystem?
Foruten å forebygge at uønskede og alvorlige hendelser oppstår, så kan avvik være en viktig kilde til læring og forbedring. Avvik som håndteres uten at dokumentasjon på hva som har skjedd gjør at dere kan gå glipp av nødvendig informasjon til forbedringsarbeidet. Uteblir forbedringsarbeidet blir ofte de unødvendige utgiftene igjen. Feil koster mye, både i forhold til unødvendig tidsbruk og i form av direkte kroner og øre. Ved at dere registrerer hendelser og analyserer hvor og hvorfor avvik oppstår kan dere iverksette de rette tiltakene for å hindre at samme type avvik gjentar seg.
LES MER: Med Sticos Personal får du et komplett HR-, HMS- og personalsystem
Så, hvordan får du dine medarbeidere til å registrere de avvik som oppstår?
Bygg opp et avvikssystem tilpasset din type virksomhet og hvordan dere er organisert. Lag en prosedyre for avvikshåndteringen og sett tydelige kvalitetsmål, slik at avvik fra disse blir lett å oppfatte. På denne måten blir avviksregistering meningsfullt for de ansatte og det blir tydelig hva som skal registreres.
Bruk tid på å utvikle en bedriftskultur som er åpen og tydelig på at dere ønsker at alle bidrar med å melde inn avvik.
Den enkelte ansatte har plikt til å melde inn avvik til leder eller i avvikssystemet (Arbeidsmiljøloven § 2-3, Internkontrollforskriften § 4). Det er likevel viktig at bedriften bidrar til å øke motivasjonen for å registrere avvik. Da er brukervennlighet et viktig stikkord. Registreringen må være lett å forstå, lett å bruke, tilgjengelig og ikke minst er det viktig at den ansatte får tilbakemelding om tiltak. Da øker motivasjonen for å registrere avvik.
Avviksregistering på mobil
Sticos Personal har verktøy for registrering og behandling av avvik som er lett å forstå og enkel å bruke. Nå øker vi brukervennligheten ytterligere ved å lansere avviksregistrering via mobiltelefonen. Dette gjør at alle ansatte kan registrere avvik når avviket oppstår og ikke når de er tilbake på arbeidsplassen sin og har glemt hele avviket.
Få full kontroll over alle HMS-avvik med Sticos Personal.
