Online regnskapsprogrammer med integrerte løsninger har mange fordeler som flere og flere oppdager. Men er alt fantastisk og uten problemstillinger? Vi skal se nærmere på problemstillinger, inklusiv bokføringslovens krav om oppbevaring.
Vurder risiko
Oppbevaringspliktig materiale kan oppbevares elektronisk. I den sammenheng må det gjøres en risikovurdering av urettmessig endring, sletting, tap eller ødeleggelse av regnskapsmaterialet. Data må også være tilgjengelig til enhver tid. Ved forespørsel fra skattemyndighetene skal du raskt kunne framlegge dokumentasjonen.
Kjøper virksomheten datatjenester fra en profesjonell aktør, så vil sannsynligvis risikoen være lav, men man bør sette seg inn i avtaler og påse at dette er ivaretatt og dokumentere det.
Tilgjengelighet og lesbarhet
Regnskapsmaterialet skal være tilgjengelig og lesbart i hele oppbevaringstiden. Man skal når som helst kunne sende over materialet ved forespørsel fra for eksempel Skatteetaten. Det må påsees at leverandør av skytjenester garanterer for oppbevaring i hele oppbevaringsperioden. Hvis det ikke garanteres, må virksomheten selv ta sikkerhetskopier som ivaretar kravet. Den bokføringspliktige har ansvar for å vurdere hvor ofte en slik sikkerhetskopiering må gjennomføres.
Sporbarhet
Det skal være enkelt å spore frem og tilbake i systemene. Hvis det ikke er enkelt for en utenforstående å forstå sammenhengene skal det lages en beskrivelse av kontrollsporet. Med integrerte løsninger mellom flere ulike delsystemer er det enda viktigere.
Når man benytter skybaserte løsninger, kan det være forskjellige leverandører av de enkelte systemene. For eksempel kan man ha et reisregningssystem et sted som integreres med et lønnssystem og regnskapssystem fra andre leverandører. Det vil kunne kreve nærmere beskrivelse av transaksjonsflyten mellom systemene. Samtidig må man være obs på avtaler om oppbevaring og tilgjengelighet for de enkelte systemene.
Oppbevaringssted
Hovedregelen er at regnskapsmaterialet skal oppbevares i Norge, men det er følgende unntak:
-
Regnskapet føres i utlandet. Regnskapsmateriale må overføres til oppbevaring i Norge en måned etter fastsetting av årsregnskapet og senest innen 7 måneder etter regnskapsårets slutt.
-
Virksomheten drives i utlandet og man er pliktig etter dette landets lovgivning å oppbevare regnskapsmateriale der. Virksomheten må i så fall som et minimum følge bokføringslovens krav til oppbevaringstid. Regnskapet må i også være tilgjengelig for kontrollmyndighetene i Norge i hele oppbevaringstiden.
-
Elektronisk regnskapsmateriale kan oppbevares i de nordiske land når det gis melding om det til Skattedirektoratet.
Det første unntaket er muligens ikke så relevant for kommuner, gitt at de ikke har selskaper der regnskapet føres av eksterne. Samme gjelder for den andre, da få kommuner opererer over landegrenser. Derimot er unntaksregel tre en mulighet, om en benytter serverløsninger i de nordiske landene
Bokføringspliktige er altså ansvarlig for å undersøke hvor serverene befinner seg.
Oppbevaring i andre land – utenom Norden
Ønsker man å oppbevare elektronisk regnskapsmateriale utenom Norden må det søkes dispensasjon til Skattedirektoratet. Når det gjelder kassasystem er det regulert i forskrift at det i sin helhet skal oppbevares i Norge. Argumentasjonen for det er av hensyn til risikoen for skatteunndragelser. Siden skatt er lite gjeldende for kommuner, så vil vi tro at dispensasjon kan være noe enklere for kommuner enn for bedrifter, som vil kunne møte mye hardere motstand.
Regelverket må følge med utviklingen
En kommune er ansvarlig for å følge bokføringsregelverket. Det gjelder selv om oppbevaringen settes bort til andre. Man må derfor sette seg inn i avtalen med leverandøren av skytjenestene og dokumentere at regelverket er ivaretatt. Men det er viktig at Norge følger med i utviklingen og tilpasser regelverket underveis så det ikke blir en utfordring og brems for norsk næringsliv.
Få aktuelle nyheter innen personal, regnskap, økonomi og personvern. Følg Sticos på Facebook, LinkedIn og meld deg på vårt nyhetsbrev.
