Regelverket krever at alle balanseposter skal dokumenteres i forbindelse med årsoppgjøret. Sticos vil i tillegg fremheve betydningen av internkontrollen som ligger i det å gjøre en god jobb på dette området, både ved årsavslutning og gjennom året. Har du god kontroll slipper du å risikere at ledelse, styret og eiere får en stor overraskelse ved årsslutt som følge av at man rydder opp i balanseposter. Er du ajour gjennom året, vil det garantert spare tid i årsoppgjøret.
Må alle poster dokumenteres?
I forslag til endring av bokføringsstandarden (NBS 5) med virkning fra 1. januar 2025, presiseres det at alle poster bør dokumenteres. Selv om en poster er ubetydelig i utgangspunktet, kan den være feil og ha vesentlig betydning både for regnskapet og skattemeldingen.
Hvordan dokumentere?
Mer enn en avstemming
Det må være god kvalitet på dokumentasjonen. Det skal være lett å forstå hva som er gjort og det må være en tydelig konklusjon. Det skal ikke være behov for å spørre den som har gjort arbeidet. Det betyr at dokumentasjonen er noe mer enn en avstemming og kryssing av poster. Avstemmingen er ofte en underliggende dokumentasjon.
Noen poster krever mer dokumentasjon av vurderinger og beregninger som er gjort rundt verdsettelse. Det gjelder eksempelvis poster som driftsmidler, aksjer, lån, utsatt skattefordel, immaterielle eiendeler, kundefordringer, varelager, tilvirkningskontrakter osv. Ikke hopp over å dokumentere vurderingen av om det kan være et nedskrivningsbehov. Endring i regnskapsstandarden NBS 5 presiserer at indikasjoner på verdifall alltid skal dokumenteres selv om det ikke medfører endring i balanseført verdi.
På gjeldssiden er formålet å kunne dokumentere at alle forpliktelser er med i regnskapet som eksempelvis leverandørgjeld, lån, garantiansvar, påløpte kostnader, feriepenger, arbeidsgiveravgift, utsatt skatt, betalbar skatt.
Last ned gratis sjekkliste for planlegging og gjennomføring av årsoppgjøret her
Skjema eller ikke
Fortsatt velger mange å bruke maler for dokumentasjon, såkalte skjema. Men det kan også være at man benytter programvare. Det er viktig å tenke over hva som er mest effektivt og sikre god kvalitet på dokumentasjonen. Formålet med å dokumentere postene i balansen er å vise at de er fullstendige, nøyaktige, gyldige,riktig periodisert og verdsatt. Dette er det viktig å ta med seg i en mer digitalisert hverdag hvor måten jobben gjøres på kan bli endret. Man må utnytte automatiserte kontroller og de muligheter regnskapssystemet gir på dette området. Forenkling og effektivitet er av stor betydning. Men ikke glem å kvalitetssikre og forstå systemrapporter så du vet at du har et riktig grunnlag å bygge på. Kvalitetssikring av rapporteringsgrunnlag er et eget krav i GRFS (God regnskapsføringsskikk).
Dokumentasjonen skal være så god at alle som ønsker skal kunne foreta en selvstendig kontroll og vurdering av regnskapet med utgangspunkt i dokumentasjonen. Det skal være enkelt å se hvilke beregninger, vurderinger og konklusjoner som er tatt. Det er ikke nok med “ok” eller “tommel opp”. I noen tilfeller vil det være hensiktsmessig å lage et sammendrag som dokumenterer de vesentligste vurderinger rundt verdsettelse av poster som f.eks. varelager, kunder, driftsmidler.
Systemene må ivareta sporbarhet. Det skal være lett å finne fram til dokumentasjonen, fra regnskapslinjenivå, til konto og motsatt. Det er oppbevaringspliktig regnskapsmateriale. Regnskapsførere som bygger på dokumentasjon utarbeidet av kunde må ha fullstendig oversikt over denne.
Årsoppgjøret – planlegging og gjennomføring
For å få et effektivt og godt årsoppgjør vil planlegging være en viktig del av det. Her må man sette krav til dokumentasjon og hvem som skal være ansvarlig for den jobben. Det er også viktig å kommunisere godt med de som skal gjøre jobben, så de forstår formålet og hvorfor det er så viktig å dokumentere balansen.
Se mer i vår artikkel: På tide å planlegge årsoppgjøret
