Varelageret er en vesentlig regnskapspost i mange foretak. Desto viktigere er det at man har godt grunnlag for å komme frem til en riktig verdi. Feil i varelagerverdien vil gi en feil resultatrapportering for selskapet. Selve tellingen er en del av jobben, men rutinen må også ivareta kontroller rundt vareregisteret, dokumentasjon og kvalitetssikring. I Sticos Oppslag finner du en sjekkliste som kan være til hjelp både for planlegging, utarbeidelse av instruks og etterarbeid.
Ønsker du å lære mer om verdsettelse av varelager og anbefaling til rutiner for varetelling eller generelt om forberedelser til årsoppgjøret? Sjekk våre nettkurs: Varelager eller Slik forbereder du årsoppgjøret
Integrert lagersystem krever også telling
Uansett hvilket lagersystem du har, så kreves det at lageret telles, enten gjennom året med rullerende tellinger eller fullstendig telling pr 31.12. I dag er det mange som kan skanne varene ved telling. Det forenkler prosessen men uansett må det være gode rutiner som sikrer at alle varene telles og telles kun en gang. Og det må dokumenteres at det er gjennomført telling.
Forberedelse til varetellingen
Det er mange som er involvert i en lagertelling. Det krever derfor god planlegging og en tydelig instruks. Av forberedende arbeid nevnes;
Rydding av lager
Ryddig lager er et godt utgangspunkt for å kunne gjennomføre en god og effektiv telling. Fjern varer som ikke kan selges og sørg for at alle varer står på riktig plass.
Gjennomgang av vareregister – vareartikler og priser
Utgåtte vareartikler slettes fra registeret. Ta en kvalitetssjekk på prisregisteret for å se om det inneholder negative verdier eller helt usannsynlige priser og at prisene er tilnærmet anskaffelseskost. Er det egenproduserte varer må prisregister følges opp mot etterkalkyler. Riktige priser er helt avgjørende for å få en riktig verdsettelse og dermed resultat- og balanserapportering.
Telles lageret med utgangspunkt i salgspris må det gjøres en beregning til anskaffelseskost. Beregningen må dokumenteres.
LES OGSÅ: Årsoppgjør- avstemming og dokumentasjon
Lag telleinstruks
Telleinstruksen bør inneholde:
-
Kart over lagerområdet og hvem teller hva
-
Hvordan dokumentere tellingen (lister fra vareregister, skanning eller manuelle lister)
-
Hvordan gjennomføre en systematisk telling og merking av gjennomført telling
-
Hva gjøres med ukurante varer (skal telles og gå frem av liste)
-
Om det skal gjennomføres en kontrolltelling
-
Hvordan behandle og følge opp varer som går inn og ut i løpet av tellingen
-
Oppdatering i vareregister
Dato for telling
Det er en fordel å telle så nære årsskiftet som mulig og stenge lageret under telling. Men det vil ikke være mulig for alle og det må være tydelige rutiner og kontroll med hvordan man håndterer det som går inn og ut av lager under telling. Det krever også nøye oppfølging av periodisering i regnskapet.
Rullerende tellinger gjennom året
Regelverket tillater rullerende tellinger. Det krever et betryggende lagerregnskap og forutsetter at tilgang og avgang fra opptellingstidspunktet til regnskapsårets slutt kan dokumenteres på tilfredsstillende måte. Og hele lageret må telles i løpet av året. Erfaringer rundt rullerende tellinger legger grunnlag for vurdering om det er risikoer for vesentlige feil i regnskapet pr 31.12. Usikkerhet rundt dette gjør nok at mange velger telling 31.12.
LES OGSÅ: På tide å planlegge årsoppgjøret
Etterarbeid - kvalitetssikring
Når varetellingen er oppdatert må det gjøres en kvalitetssikring. Varetelling skal resultere i et oppdatert vareregister som skal være grunnlag for verdsettelsen av lageret i regnskapet.
Følgende bør ha ekstra fokus:
-
Avvikslister mellom teoretisk og telt lager
-
Sorter lageret (verdier, mengde) etter usannsynlige verdier og mengder for å luke ut helt klare feil
-
Periodisering/cutoff - ekstra kontroll av varer som har gått inn og ut lager under telling for oppfølging mot faktura og regnskap.
-
Reklamasjoner og returer
-
Kreditnotaer rundt årsskiftet
-
Ukurante varer og prising av disse
-
Dokumentasjon på at prisene er tilnærmet anskaffelseskost (variabel- eller full tilvirkningskost for produksjonsbedrifter)
Dokumentasjon av verdsettelsen
For å kunne dokumentere balanseposten varelager på en god måte bør det utarbeides et sammendrag som viser at vesentlige forhold er ivaretatt. Vi viser til vår veiledning i Sticos Oppslag og forslag til eget skjema for dette formålet.
Illustrasjon Utklipp fra sjekkliste for planlegging og gjennomføring av varetelling
