Varelageret er en vesentlig regnskapspost i mange foretak. Derfor er det særlig viktig å ha et godt grunnlag for å fastsette riktig verdi. Feil i varelagerverdien vil føre til feil resultatrapportering for selskapet. Selve tellingen er en del av arbeidet, men rutinen må også ivareta kontroll av vareregisteret, dokumentasjon og kvalitetssikring. I Sticos Oppslag finner du en sjekkliste som kan være til hjelp både ved planlegging, utarbeidelse av varetellingsinstruks og etterarbeid.
Ønsker du å lære mer om verdsettelse av varelager og gode rutiner for varetelling, anbefaler vi vårt nettkurs Få kontroll på verdsettelsen av varelageret.
Selv et integrert lagersystem krever telling
Uansett hvilket lagersystem du benytter, må lageret telles. Dette kan enten skje fortløpende gjennom året ved rullerende tellinger, eller som en fullstendig telling per 31.12. I dag benytter mange skanning av varer under tellingen. Det forenkler prosessen, men det er likevel avgjørende å ha gode rutiner som sikrer at alle varer blir telt, og at hver vare telles kun én gang. I tillegg må det dokumenteres at tellingen er gjennomført.
Forberedelse til varetellingen
En lagertelling involverer ofte mange personer, og det krever derfor god planlegging og en tydelig instruks. Blant forberedelsene bør følgende inngå:
- Rydding av lageret
- Gjennomgang av vareregister og prisregister
- Utarbeidelse av telleinstruks
- Fastsettelse av dato for telling
Rullerende tellinger gjennom året
Regelverket åpner for rullerende tellinger, men dette stiller krav til et betryggende lagerregnskap. Det må kunne dokumenteres at all tilgang og avgang fra opptellingstidspunktet fram til regnskapsårets slutt er registrert på en tilfredsstillende måte. I tillegg må hele lageret være telt i løpet av året.
Det må vurderes om resultatene fra de rullerende tellingene gir tilstrekkelig sikkerhet for at den totale vareverdien er riktig. Usikkerhet rundt dette gjør at mange velger å gjennomføre telling per 31.12.
Etterarbeid - kvalitetssikring
Når varetellingen er gjennomført, må det gjøres en kvalitetssikring. Varetelling skal resultere i et oppdatert vareregister som danner grunnlag for verdsettelsen av lageret i regnskapet.
Eksempel på forhold som kan være viktig å følge opp:
- Sorter lagerrapporten (verdier, mengde) for å identifisere usannsynlige tall og luke ut åpenbare feil
- Periodisering - ekstra kontroll av varer som har gått inn og ut av lager under telling for oppfølging mot faktura og regnskap
- Reklamasjoner og returer
- Kreditnotaer rundt årsskiftet
- Ukurante varer og prising av disse
- Dokumentasjon på at prisene er tilnærmet anskaffelseskost (variabel- eller full tilvirkningskost for produksjonsbedrifter)
Dokumentasjon av verdsettelsen
For å kunne dokumentere balanseposten varelager på en tilfredsstillende måte, bør det utarbeides et sammendrag som viser at vesentlige forhold er ivaretatt. Vi viser til vår veiledning i Sticos Oppslag og forslag til eget skjema for dette formålet.
Bildet viser sjekkliste for planlegging og gjennomføring av varetelling
Ønsker du å lese mer om verdsettelse av varelager finner du det i Sticos Oppslag
