Oppdager feil
Mange lønnsmedarbeidere kjenner nok på stresset når det oppdages at det har skjedd en større feil på lønnen. De første telefonene kan ofte komme når arbeidstaker har fått lønnsslippen. Hvis arbeidstaker ikke har sett lønnsslippen, kommer nok telefonen tidlig på dagen for lønnsutbetaling. Hvorfor ble det feil denne gangen?
For å kunne utbetale riktig lønn er lønnsmedarbeideren avhengig av at de får inn korrekt informasjon om lønnsmottakerne, for eksempel hvem som skal ha hvilken lønn, hvem som er i permisjoner, hvem som har ferie, og dato for oppstart og avslutning av ansettelsesforhold. I tillegg må alle bilag være levert innen tidsfrister i lønnssystemet. Uriktig lønnsutbetaling kan også oppstå ved tekniske feil, for eksempel ved overføring av timer og fravær fra stemplingssystemer o.l., eller det kan ha skjedd en punchefeil.
For å begrense skadeomfanget, er det derfor viktig med gode rutiner for kontroll av lønnen før den kjøres. Dette kan for eksempel være ved at det kjøres en prøvelønn eller et lønnsforslag som gjennomgås og kontrolleres av lønnsmedarbeideren. Er det større virksomheter, kan det også være et tips å for eksempel få ledere/personalledere i ulike avdelinger til å gjennomgå og godkjenne dette før selve kjøringa. På denne måten får man luket bort feil og faren for feilutbetalinger blir betraktelig mindre.
Korrigering av lønn
For lite utbetalt lønn
Det enkleste er nok tilfeller der det er utbetalt for lite eller manglende lønn. Lønnsmedarbeideren bør da kjøre en ekstra lønnskjøring den måneden den manglende lønnen blir utbetalt, slik at samlet lønn på a-meldingen blir korrekt.
Ved for mye utbetalt lønn
Det blir en større oppretting hvis lønnsmedarbeideren for eksempel ikke har fått sluttmelding på en ansatt. Da fortsetter avtalt lønn å komme inn på den tidligere arbeidstakers bankkonto, altså for mye utbetalt lønn. Hvordan skal dette korrigeres?
Uansett når feilen oppdages, vil nok de aller fleste arbeidsgivere kreve beløpet tilbakebetalt. Med mindre arbeidstaker samtykker til å tilbakebetale, må det i en slik situasjon vurderes om arbeidsgiver har krav på tilbakebetaling, og om tilbakebetalingskravet kan inndrives ved trekk i lønn/feriepenger. Forutsatt at arbeidsgiver har krav på tilbakebetaling og det kan trekkes i lønn, må a-meldingen korrigeres.
A-meldingen(e) for den eller de månedene feilutbetalingen har skjedd skal korrigeres når arbeidsgiver har fått beløpet tilbakebetalt eller bindende avtale om tilbakebetaling foreligger. Oppdages feilen inntektsåret etter feilutbetalingen, og arbeidstaker tilbakebetaler beløpet, må a-meldingen(e) korrigeres den måneden som var feil i det tidligere året. Husk da å sende ut ny sammenstillingsoppgave og gi arbeidstaker beskjed om å kontrollere og eventuelt korrigere sin egen skattemelding.
Konsekvenser ved feil oppretting
Uriktige opplysninger i a-meldingen vil gi feil beslutningsgrunnlag til de forskjellige aktørene som bruker a-meldingen. Er for eksempel lønn rapportert på feil måned, kan det få konsekvenser for hva du får utbetalt fra NAV. Har du tjent for mye et år, så vil Statens lånekasse vurdere å omgjøre eventuelt stipendet til lån. Eller er arbeidsforholdet ikke meldt inn riktig, kan det blant annet få konsekvenser for om du får AFP dersom de er tilsluttet AFP-ordningen. Det er derfor viktig at riktig lønn rapporteres til riktig tid.
Mer om dette temaet finner du i Sticos Oppslag under emnet Korrigering av opplysninger i A-meldingen.
