Det er kun kontantsalg som kreves registrert ved bruk av kassasystem. Med kontantsalg menes salg av varer og tjenester der betaling og levering skjer samtidig.
Når kunden har et kontoforhold hos selgeren oppstår spørsmålet om salget kan registreres i kassasystemet på salgstidspunktet, men først faktureres på et senere tidspunkt, enten fra fakturasystemet eller fra kassasystemet.
Skattedirektoratet har uttalt at det ikke er noe i veien for at også kredittsalg kan registreres i kassasystemet når systemet er lagt opp slik at nødvendige spesifikasjoner i salgskvitteringen er oppfylt. Det må også være lagt til rette for at salgs- og betalingstransaksjoner kan spesifiseres i kundespesifikasjonen (kundereskontroen).
Kredittsalg som registreres i kassasystemet, men som faktureres særskilt fra fakturasystem
Dersom kunden har et kontoforhold hos selger, kan kassasystemet bli benyttet til å registrere kredittsalg som blir fakturert fra fakturasystemet på et senere tidspunkt, for eksempel månedlig. Det må skrives ut en utleveringskvittering når fakturagrunnlaget blir registrert i kassasystemet. Det må lages gode rutiner som sikrer at kvitteringene blir grunnlag for fakturering.
Kredittsalg som registreres i kassasystemet, og faktureres senere fra kassasystemet
Et annet tilfelle kan være at kunden har et kontoforhold, men salget registreres fortløpende på kassapunktet hver gang kunden kjøper varer og tjenester. Salgskvittering skrives imidlertid ut fra kassasystemet først når kunden gjør opp for sine kjøp, for eksempel månedlig. Det er ikke noe i veien for en slik løsning, forutsatt at salget registreres i kassasystemet på navngitt kunde. Det må også skrives ut utleveringskvittering på salgstidspunktet.
Kredittsalg som faktureres via kassasystemet på salgstidspunktet
For kredittsalg hvor det skrives ut en salgskvittering fra kassasystemet på salgstidspunktet, kreves det ikke utleveringskvittering, men salget må registreres på navngitt kunde.
Få mer kunnskap med vårt nettkurs: Dokumentasjon av kontantsalg og krav til kassasystem
Unntaksvis kredittsalg
Bokføringspliktige som unntaksvis har kredittsalg og som ikke fakturerer dette særskilt, kan registrere salget på vanlig måte og skrive ut en salgskvittering. For å forklare differansen mellom opptalt kontantbeholdning og Z-rapporten, må dagsoppgjøret vedlegges kopi av salgskvitteringen eller ha en referanse til salgskvitteringens nummer. I slike tilfeller er det ikke krav til utleveringskvitteringer. Det må etableres gode rutiner som sikrer at kvitteringene blir bokført og at man kan følge opp at det blir betalt.
Kundespesifikasjonen
Kredittsalg skal spesifiseres i kundespesifikasjonen, uavhengig av om kjøper er privatperson eller næringsdrivende. Hvis kassasystemet ikke er integrert mot regnskapssystemet, må kassasystemet produsere dokumentasjon (salgsjournal) som viser kredittsalget spesifisert for hver kunde, slik at virksomheten kan spesifisere salgs- og betalingstransaksjonen over kundespesifikasjonen.
Bokføringspliktige som i hovedsak selger kontant, kan spesifisere kredittsalget ved fremleggelse av kopier av salgsdokumentasjonen ordnet pr. kunde.
Les mer om Dokumentasjon av kontantsalg og krav til bruk av kassasystem i Sticos Oppslag. Har du ikke tilgang, kan du prøve helt uforpliktende
