Det finnes mange systemløsninger for nettbutikk i markedet. Mange har, og selvfølgelig med god grunn, mye fokus på at nettbutikken skal fremstå som profesjonell og være innbydende for kundene. Det Sticos erfarer er at det ikke tenkes helhetlig ved oppstart. Ofte glemmer man å tenke på viktige rutiner og internkontroll og integrasjon og dokumentasjon mot regnskap. I denne artikkelen oppsummerer vi hva du må tenke på i denne sammenheng. Den er avgrenset til nettbutikk med salg av varer med levering i ettertid.
Rutiner og dokumentasjon som sikrer at alt blir inntektsført og betalt
Bokføringsregelverket setter en del krav til hvordan du skal dokumentere dine inntekter. Vi ser litt nærmere på det etterpå, men det handler egentlig om å påse at system og rutiner sikrer
- at alt blir inntektsført
- at alt blir betalt
Dette er vesentlige nøkkelkontroller i enhver salgsrutine. Det bør du påse blir ivaretatt i nettbutikkløsningen du velger. Det vil kreve at du setter deg inn i systemet, og du må ha rutiner rundt det. Det er viktig å etablere rutinene i forkant. Er de ikke på plass, skaper det ofte rot, misforståelser og mye ressurser til opprydding. Og det som verre er; du risikerer å miste inntekt.
Hvordan kan regelverket hjelpe deg?
Selger er pliktig til å påse at bokføringsregelverket overholdes og må påse at følgende ivaretas:
-
Krav til salgsdokument
-
Kontroll av fullstendighet - at alt blir inntektsført
-
Sporbarhet
-
Føring i kundespesifikasjon
-
Systembeskrivelse
Krav til salgsdokument
Det må utstedes salgsdokument til kunde. Det kan være forskjellige oppgjørsformer og ofte vil beste løsning være at faktura følger varen ved forsendelse. Det gjelder både ved forskuddsbetaling og ved kredittsalg med oppgjør til selger eller factoringselskap etter mottak av varen. Salgsdokumentet er grunnlaget for inntektsføring.
Retur
Nettbutikker må ha gode returløsninger for kunden. Det anbefales egne skjema hvor kunden må fylle ut årsak til retur. Dette dokumentet bør være grunnlag for videre oppfølging mot faktura og eventuelt kreditnota. Det kan være flere alternativer her som krever gode rutiner:
Er det retur for bytte av vare (f.eks. annen størrelse), vil det ikke være nødvendig å utstede kreditnota og ny faktura.
Hvis kunden ikke ønsker ny vare, må det sendes kreditnota og det må følges opp om penger skal tilbakebetales.
Hvis kunden skal ha nye varer må det sendes kreditnota og/eller ny faktura som korrigerer tidligere faktura.
Kontroll av fullstendighet - at alt blir inntektsført
Det er et krav at salgsdokumentet skal være forhåndsnummerert for å kunne ha kontroll med at alle utgående faktura blir inntektsført. Hvis nettbutikkløsningen utsteder salgsdokument må det altså være en egen ID for hver nettbutikk som har en kontrollerbar serie som kan kontrolleres mot oppdatering i regnskapet.
Sporbarhet og registrering i kundespesifikasjon
Alle salgsdokumenter må kunne spores i regnskapet og være grunnlag for inntektsføring og registrering i kundespesifikasjon. Hvis datafiler overføres fra nettbutikk må det finnes datafiler/lister som dokumenterer fullstendighet og bokføring i kundespesifikasjon. I kundespesifikasjonen er det ikke anledning til å bruke underspesifikasjoner og kun bokføre periodiske totaler. Hver faktura må føres enkeltvis i kundespesifikasjonen.
Systembeskrivelse
Det er et krav at man skal kunne forstå transaksjonsflyten i et regnskap. Det er derfor viktig at man lager en kortfattet systembeskrivelse når man benytter utenforstående systemer som en nettbutikk ofte vil være. Hvis man mener at dokumentasjonen fra denne er god nok, må det gjøres en skriftlig vurdering av det.
Sjekk også ut vårt nettkurs Angrerett i et nøtteskall
Kan jeg ikke benytte rapportene fra systemet?
Systemet har gjerne rapporter på omsetning og innbetalinger. Det kan godt være at du kan benytte deg av dem som grunnlag for føringer i regnskapet, men det krever at systemet blir et delsystem til regnskapet og det må ivareta kravene. Det er lov å føre samlesum i regnskapet hvis delsystemet har dokumentasjon som salgsdokument og kundespesifikasjon. Men det betinger at det må være lett sporbart mellom systemene og du må kunne avstemme kundespesifikasjon mot regnskapet og dokumentere at alt er inntektsført. Vår erfaring er at dette ofte ikke vil være mulig og det krever en integrasjon og overføring av data fra nettbuttikksystemet til regnskapssystemet slik at alle transaksjoner og dokumentasjon befinner seg i regnskapet.
Uansett må det finnes en kortfattet systembeskrivelse som dokumenterer sammenhengen mellom system og regnskap.
Få aktuelle nyheter innen personal, regnskap, økonomi og personvern. Meld deg på vårt nyhetsbrev og følg Sticos på Facebook og LinkedIn
