Plikten til å kunne motta e-faktura og bokføre i et elektronisk regnskapssystem kommer, med enkelte unntak, først fra 1. januar 2030. Mange tror at endringene først treffer for fullt i 2030, men i praksis må de aller fleste bedrifter ha fakturaløsningen klar allerede fra nyttår 2027.
Hvilke fakturaer omfattes fra 2027?
Sendeplikten gjelder salg av varer og tjenester til bokføringspliktige kunder som er registrert i elektronisk mottakerregister. Det er derfor ikke nok å vite at kunden er en bedrift. Virksomheten må også kunne avklare om kunden kan motta e-faktura gjennom elektronisk mottakerregister når salgsdokumentet skal utstedes.
Er kunden ikke registrert for slikt mottak, utløses ikke plikten til å sende e-faktura til denne kunden. Frem til 1. januar 2030 kan fakturaene i slike tilfeller fortsatt sendes manuelt, for eksempel på papir eller som PDF på e-post. Salg til privatpersoner og kontantsalg omfattes heller ikke av den nye plikten.
En PDF er ikke en e-faktura
En e-faktura er et salgsdokument i et strukturert elektronisk format som er egnet for automatisert behandling i mottakerens regnskapssystem. En PDF sendt på e-post, en skannet faktura eller en bildefil oppfyller ikke denne definisjonen. Slike formater kan bare brukes når salget faller utenfor plikten til å sende e-faktura.
Godkjente standarder for elektronisk faktura er EHF Fakturering, Peppol BIS Billing, EHF Selvfakturering og Peppol BIS Self-Billing, alle i versjon 3.0 eller nyere. I perioden fra 1. januar 2027 til 31. desember 2029 kan partene likevel bruke et annet elektronisk fakturaformat. Virksomheter som bruker andre strukturerte fakturaformater i dag, bør derfor undersøke hvordan fakturaløsningen kan tilpasses før overgangsperioden utløper.
Mer om reglene for elektronisk faktura finner du i Sticos Oppslag: Regelendringer: Pliktig digital bokføring og e-fakturering mellom virksomheter. Har du ikke tilgang, kan du registrere deg for å prøve gratis:
Unntak fra kravet
Bokføringspliktige som har plikt til å levere skattemelding for formues- og inntektsskatt, er unntatt fra kravet om å motta e-faktura når de
- har omsetning som ikke overstiger 50 000 kroner i løpet av et kalenderår, og
- ikke har regnskapsplikt, og
- ikke har plikt til å levere mva-melding.
Virksomheter som omfattes av unntaket, har bare plikt til å utstede e-faktura dersom salgsdokumentasjonen utstedes i et faktureringssystem som har slik funksjonalitet.
Dersom omsetningen overstiger 50 000 kroner i løpet av kalenderåret, opphører unntaket fra det tidspunktet grensen overskrides.
Konkursbo som ikke er næringsdrivende og som plikter å levere mva-melding, er også unntatt fra kravet om å motta e-faktura og fra kravet om å bokføre i et elektronisk regnskapssystem.
Det er også fastsatt unntak fra e-fakturakravet for bestemte typer salgsdokumentasjon innen finans- og forsikringsvirksomhet.
Hva skjer i 2030?
Fra 1. januar 2030 innføres også krav om å bokføre i et elektronisk regnskapssystem og kunne motta e-faktura, med enkelte unntak. Dette er en egen frist. En virksomhet kan dermed få plikt til å sende e-faktura i 2027, selv om den ennå ikke har plikt til å motta e-faktura.
Krav til kjøperens organisasjonsnummer fra 2028
Fra 1. januar 2028 skal salgsdokumentasjon til bokføringspliktige kjøpere alltid inneholde kjøperens organisasjonsnummer. Kravet skal sikre entydig identifisering av kjøperen og legge til rette for automatisert bokføring. Frem til da er det etter den generelle regelen tilstrekkelig å oppgi kjøperens navn og enten adresse eller organisasjonsnummer.
Slik kan virksomheten forberede seg på e-faktura fra 2027
Her er fire praktiske tiltak som kan hjelpe virksomheten med å oppfylle de nye kravene og legge til rette for effektiv fakturering:
- Sjekk at fakturaløsningen støtter godkjent format: Undersøk om faktura- eller ERP-systemet støtter EHF Fakturering eller Peppol BIS Billing, versjon 3.0 eller nyere. Dersom virksomheten bruker et annet elektronisk fakturaformat, kan partene avtale å bruke dette i overgangsperioden ut 2029.
- Kontroller systeminnstillingene for automatisk utsendelse: Sjekk at systemet er satt opp til å sende e-faktura automatisk når kunden er registrert i elektronisk mottakerregister.
- Etabler rutiner for oppslag i elektronisk mottakerregister: Avklar hvordan virksomheten skal kontrollere om kunden er registrert i elektronisk mottakerregister når salgsdokumentet skal utstedes, og hvordan fakturaen skal sendes dersom kunden ikke er registrert.
- Oppdater organisasjonsnumrene i kunderegisteret: Korrekte organisasjonsnumre gjør det mulig å kontrollere kundenes registrering i elektronisk mottakerregister. Fra 1. januar 2028 skal organisasjonsnummeret alltid fremgå av salgsdokumentasjon til bokføringspliktige kjøpere.
