En risikobasert tilnærming
Oppdragsansvarlig må foreta en risikobasert tilnærming når omfanget av kontrollen planlegges. Ved risikobasert tilnærming vurderes sannsynligheten for feil, mangler og andre uønskede hendelser, og konsekvensene som følger av dette. Ved vurdering av kontrollomfanget bør disse momentene inngå:
-
Oppdragets størrelse og kompleksitet
-
Kompetanse og erfaring hos medarbeidere på oppdraget
-
Regnskapsforetakets kvalitetsstyring
-
De IT-systemer som benyttes
-
Hvor mye av oppdraget som utføres av oppdragsansvarlig selv
Hva må kontrolleres?
En sentral del av kvalitetssikringen er den årlige kvalitetskontrollen på oppdragsnivå. God regnskapsføringsskikk 5.2 gir oss en liste over minimumskravene til en årlig kvalitetskontroll.
Kontrollomfanget er risikobasert og må tilpasses hvert enkelt oppdrag, tilstrekkelig kvalitetssikring vil kreve mer enn standardens minimum på komplekse oppdrag.
-
Oppdragsavtale og fullmakter
Oppdragsavtalen skal sikre kvalitet og trygghet for både regnskapsfører og kunde. Kontroller at det foreligger en skriftlig avtale som er signert av begge parter, og at avtalen er ajourført og dekkende for oppdraget. Sørg for at det foreligger skriftlige fullmakter og at det er de riktige personene som innehar disse. -
Forståelse av oppdragsgivers virksomhet
Kartlegg kundens virksomhet,bransje, eierstruktur, produkter og tjenester. Se om du har tilstrekkelig kunnskap om bransjen og evt. særlovgivning til å kunne utføre oppdraget forsvarlig. - Vurdering av oppdragsgivers interne rutiner
Vurder om rutinen er beskrevet slik at den skal kunne gi et betryggende grunnlag for oppdragsutførelsen, og vurder om rutinen blir utført som beskrevet. Vesentlige svakheter i rutinene må tas opp med kunden. - Kvalitetssikring av rapporteringsgrunnlag
Den som kvalitetssikrer oppdraget skal se om kvalitetssikringen av rapporteringsgrunnlaget er blitt tilfredsstillende utført og dokumentert. - Rapportering
Kontroller at begge parter har oppfylt sine forpliktelser når det gjelder rapportering. Sjekk at pliktig regnskapsrapportering er utført til rett tid og i henhold til lovkrav. Bekreft at periodisk regnskapsrapportering til oppdragsgiver er levert i henhold til oppdragsavtalen.
- Rapportering av brudd på lovkrav
Avdekkes lovbrudd i regnskapsoppdraget, har du en plikt til å ta dette opp med kunden skriftlig. Sørg for at slik kommunikasjon er dokumentert. I tillegg må du kontrollere om kunden har rettet opp feil og mangler. Hvis lovbruddene er alvorlig eller mange, og kunden ikke viser evne og vilje til å innrette seg etter loven, må du vurdere din plikt til frasigelse av oppdraget.
- Oppdragsdokumentasjon
Formålet med oppdragsdokumentasjonen er å sikre at oppdraget utføres forsvarlig. Kontroller at dokumentasjonen er tilfredsstillende og oppdatert. Dette er regnskapsførers bevis på at oppdraget er utført i henhold til lovkrav og god regnskapsføringsskikk.
Kvalitetskontrollen må dokumenteres
Utføringen av kontrollhandlingene, samt avvik og korreksjon av feil og mangler som avdekkes gjennom kontroll, skal fremgå av dokumentasjonen. Sørg for gode skriftlige kommentarer og vurderinger, det vil hjelpe deg og dine medarbeidere i det videre arbeidet. En godt dokumentert kvalitetskontroll er viktig for både god internkontroll, og for å kunne vise at lovkrav er oppfylt ved et evt. tilsyn. Husk: det som ikke er dokumentert, vil regnes som ikke utført ved et tilsyn!
Hvem skal gjøre jobben?
Ansvaret for kvalitetskontrollen ligger hos den oppdragsansvarlige. Kontrollene kan delegeres til en medarbeider, hvis vedkommende har tilstrekkelig kompetanse og kapasitet til å utføre jobben. Oppdragsansvarlig må vurdere dette ut ifra en risikobasert tilnærming. Hvis kontrollene er delegert til en annen, må oppdragsansvarlig se til at kontrollene er tilstrekkelige. Det er ikke tilstrekkelig å se at kontrollene er utført. En erfaren, kompetent kontrollør med nok tid til å gjennomføre kontrollene vil kreve mindre av oppdragsansvarlig for å sikre at kontrollene er tilstrekkelig. Vær imidlertid klar over at det er den oppdragsansvarlige som til syvende og sist sitter med ansvaret for oppdraget, og for at kontrollene er tilstrekkelige.
Et effektivt verktøy for kvalitetskontroll
For å gjøre den årlige kvalitetskontrollen smidig og effektiv, er det viktig å ha et godt verktøy. Et system som Sticos Oversikt gir deg en brukervennlig oversikt over alle de nevnte kontrollpunktene.
Verktøyet lar deg enkelt markere oppgaver som utført og du kan legge til kommentarer for hvert punkt i listen, slik at du ivaretar dokumentasjonskravet.
Med Sticos Oversikt kan du være trygg på at all historikk er ivaretatt og du vil alltid være oppdatert på når oppgaven er sist utført og hvilken medarbeider som har vært involvert. Du kan se status for alle dine oppdrag i en oversiktlig rapport, og det er enkelt å distribuere denne informasjonen til flere.
Sticos Oversikt gir deg enkelt tilgang til den underliggende dokumentasjonen for hvert kontrollpunkt, alt samlet på ett sted.
