Når kan det utstedes kreditnota?
For regnskapsførere og regnskapsmedarbeidere oppstår det jevnlig spørsmål om når kreditnota kan brukes. I GBS 1 understrekes det at kreditnota bare kan utstedes når ett eller flere tidligere fakturerte salg skal korrigeres.
Kan kreditnota brukes ved feil i faktura?
Kreditnota benyttes for å korrigere feil eller mangler i ett eller flere tidligere utstedte salgsdokumenter. Dette kan skyldes for eksempel
- feil angivelse av kjøper
- feil tidspunkt eller sted for levering av varer og tjenester
- uriktige opplysninger om ytelsens art og omfang
- feil priser på varer eller tjenester
- feil beregning av merverdiavgift
- at salgsdokumentet ikke inneholder all informasjon som kreves etter bokføringsforskriften delkapittel 5-1
Kan kreditnota brukes ved returer, reklamasjoner eller rabatter?
Kreditnota kan også benyttes hvis det opprinnelige salgsdokumentet ikke var feil eller mangelfullt, men at det fakturerte vederlaget likevel skal endres. Eksempler på dette kan være
- retur av varer
- reklamasjoner på leverte varer eller tjenester
- heving av kjøp
- etterfølgende beregning av rabatter og bonuser på allerede fakturerte salg
Må det alltid utstedes kreditnota når tidligere salg skal korrigeres?
Det er kun i tilfeller der det faktisk utstedes et nytt salgsdokument til erstatning for et allerede utstedt salgsdokument, at det alltid er krav om å også utstede en kreditnota, jf. bokføringsforskriften § 5-2-7. I andre tilfeller kan korreksjoner av utstedte salgsdokumenter skje
- ved å utstede en tilleggsfaktura hvis det er fakturert for lavt vederlag (for lite omfang av varer og tjenester eller for lave priser)
- ved å innta korreksjonene på en senere faktura til den samme kjøperen, for eksempel ved at feilaktige fakturalinjer i et tidligere salgsdokument krediteres med negativt fortegn og det eventuelt påføres nye og korrekte fakturalinjer for de samme leveransene
Når kan kreditnota ikke benyttes?
Kreditnota kan ikke benyttes for andre formål enn korrigering av vederlag eller andre opplysninger i tidligere utstedte salgsdokumenter. Kreditnota kan for eksempel ikke benyttes
- til å dokumentere utbetaling av salgsstøtte, markedsstøtte, hyllestøtte eller lignende. I slike tilfeller er det som hovedregel mottaker av støtten som skal utstede faktura, med mindre den som utbetaler støtten kan utstede faktura på vegne av mottaker i medhold av bokføringsforskriften § 5-2-1.
- som salgsdokument i de tilfeller hvor kjøper kan utstede faktura på vegne av selger i medhold av bokføringsforskriften § 5-2-1. Kjøper må i slike tilfeller sette seg i selgers sted og utstede salgsdokument på vegne av selger
- til å dokumentere endelig konstaterte tap på kundefordringer
- til å dokumentere gjeldsettergivelse
- ved utsatt tidfesting av merverdiavgift og skatt knyttet til omtvistede beløp i kontraktsforhold
- som grunnlag for utbetaling av beløp som ikke knytter seg til tidligere fakturerte salg, for eksempel ved utbetaling av erstatninger, gaver eller tilskudd eller ved tilbakebetaling av deposittum
Sticos har erfart at det i mange tilfeller likevel benyttes kreditnotaer for å dokumentere blant annet utbetaling av markedsstøtte og når kjøper utsteder salgsdokument på vegne av selger. Vi anbefaler at selger av varen eller tjenesten i slike tilfeller ber om at kreditnotaen blir reversert, og at det i stedet blir utstedt fakturaer.
Hele GBS 1 finner du i Sticos Oppslag
Har du ikke tilgang til Sticos Oppslag kan du registrere deg for å prøve gratis!
