En sjekkliste
God regnskapsføringsskikk 5.2 gir oss en liste over minimumskravene til en årlig kvalitetskontroll. Vær klar over at enkelte komplekse oppdrag kan kreve mer.
- Oppdragsavtale og fullmakter
Oppdragsavtalen skal sikre kvalitet og trygghet for både regnskapsfører og kunde. Kontroller at det foreligger en skriftlig avtale som er signert av begge parter, og at avtalen er ajourført og dekkende for oppdraget. Sørg for at det foreligger skriftlige fullmakter og at det er de riktige personene som innehar disse. - Forståelse av oppdragsgivers virksomhet
Kartlegg kundens virksomhet,bransje, eierstruktur, produkter og tjenester. Se om du har tilstrekkelig kunnskap om bransjen og evt. særlovgivning til å kunne utføre oppdraget forsvarlig. - Vurdering av oppdragsgivers interne rutiner
Vurder om rutinen er beskrevet slik at den skal kunne gi et betryggende grunnlag for oppdragsutførelsen, og vurder om rutinen blir utført som beskrevet. Vesentlige svakheter i rutinene må tas opp med kunden. - Kvalitetsikring av rapporteringsgrunnlag
Den som kvalitetssikrer oppdraget skal se om kvalitetssikringen av rapporteringsgrunnlaget er blitt tilfredsstillende utført og dokumentert. - Rapportering
Kontroller at begge parter har oppfylt sine forpliktelser når det gjelder rapportering. Sjekk at pliktig regnskapsrapportering er utført til rett tid og i henhold til lovkrav. Bekreft at periodisk regnskapsrapportering til oppdragsgiver er levert i henhold til oppdragsavtalen. - Rapportering av brudd på lovkrav
Avdekkes lovbrudd i regnskapsoppdraget, har du en plikt til å ta dette opp med kunden skriftlig. Sørg for at slik kommunikasjon er dokumentert. I tillegg må du kontrollere om kunden har rettet opp feil og mangler. Hvis lovbruddene er alvorlig eller mange, og kunden ikke viser evne og vilje til å innrette seg etter loven, må du vurdere din plikt til frasigelse av oppdraget. - Oppdragsdokumentasjon
Formålet med oppdragsdokumentasjonen er å sikre at oppdraget utføres forsvarlig. Kontroller at dokumentasjonen er tilfredsstillende og oppdatert. Dette er regnskapsførers bevis på at oppdraget er utført i henhold til lovkrav og god regnskapsføringsskikk.
Kvalitetskontrollen må dokumenteres
God dokumentasjon er avgjørende, det er beviset på at oppdraget er utført i samsvar med lovkrav og god regnskapsføringsskikk. Sørg for gode skriftlige kommentarer og vurderinger, det vil hjelpe deg og dine medarbeidere i det videre arbeidet.
En godt dokumentert kvalitetskontroll er viktig for både god internkontroll, og for å kunne vise at lovkrav er oppfylt ved et evt. tilsyn.
Husk: det som ikke er dokumentert, vil regnes som ikke utført ved et tilsyn!
Et effektivt verktøy for kvalitetskontroll
For å gjøre den årlige kvalitetskontrollen smidig og effektiv, er det viktig å ha et godt verktøy. Et system som Sticos Oversikt gir deg en brukervennlig oversikt over alle de nevnte kontrollpunktene.
Verktøyet lar deg enkelt markere oppgaver som utført og du kan legge til kommentarer for hvert punkt i listen, slik at du ivaretar dokumentasjonskravet.
Med Sticos Oversikt kan du være trygg på at all historikk er ivaretatt og du vil alltid være oppdatert på når oppgaven er sist utført og hvilken medarbeider som har vært involvert. Du kan se status for alle dine oppdrag i en oversiktlig rapport, og det er enkelt å distribuere denne informasjonen til flere.
Sticos Oversikt gir deg enkelt tilgang til den underliggende dokumentasjonen for hvert kontrollpunkt, alt samlet på ett sted.
Hvem skal gjøre jobben?
Ansvaret for kvalitetskontrollen ligger hos den oppdragsansvarlige. Kontrollene kan delegeres til en medarbeider, men vedkommende må ha tilstrekkelig kompetanse og kapasitet til å utføre jobben. Vær imidlertid klar over at det er den oppdragsansvarlige som til syvende og sist sitter med ansvaret for at kontrollene er tilstrekkelige.
