Mange oppgaver og prosesser som regnskapsfører tidligere gjorde manuelt er nå ivaretatt av systemer. Det betyr nødvendigvis ikke at alt behøver å bli riktig. Man må forstå systemene og gjøre kontroller. Integrerte systemer og automatikk er effektivt, men det kan gjøre at man mister forståelsen av sammenhengen mellom systemene og dermed kontrollen. Målet er at regnskapet er fullstendig, nøyaktig og at alle transaksjoner gjelder selskapet (gyldig). Bokføringsregelverket setter krav i denne sammenheng, men ikke glem at det også vil være i selskapets interesse å ha en god intern kontroll. Her trekker vi frem noen eksempler som mange foretak er berørt av.
Eksempel på integrerte systemer kan være kassasystemer, lagersystemer og timeregistreringssystemer. Mva-meldingen er et annet eksempel på mye automatikk som følge av innlagte koder og automatiske føringer. Skattemeldingen bygger på årsoppgjørssystemet som bygger på en god del automatikk fra systemleverandør. Det samme gjelder programvare for avstemming.
Vil du gjøre det enkelt å finne svar på spørsmål om regelverk innen regnskap, lønn og økonomi? Da bør du prøve Sticos Oppslag.
Her finner du alltid nyttige verktøy og oppdatert regelverk forklart på en lettforståelig måte. Oppslagsverket passer for alle som jobber med økonomi, personal og ledelse.
Regelverket
Bokføringsloven har grunnleggende bokføringsprinsipper om fullstendighet, nøyaktighet, realitet og sporbarhet. Det er grunnlaget for omfattende regelverk om salgs- og kjøpsdokumentasjon, annen dokumentasjon, kassaapparat, timelister og systembeskrivelser for å nevne noe.
Intern kontroll av regnskapet
Internkontroll skal også sikre at regnskapet ditt er fullstendig, nøyaktig og gyldig. Det er det samme som bokføringsregelverket bruker. Jeg anbefaler å bruke begrepene som utgangspunkt når du skal evaluere eller lage gode rutiner og forstå systemene.
Eksempler på vesentlige feil
Hvis man stoler blindt på automatikken og ikke gjennomfører noen kontroller, vil jeg trekke frem flere risikoer for at du rapporterer feil som kan få større konsekvenser. Eksempler kan være
-
Dobbeltbetalinger av leverandørgjeld - systemet tolker feil og det er risiko for at faktura blir bokført to ganger og betalt to ganger.
-
Feil i skatteberegningen eller mva-meldingen og dermed for mye eller for lite betaling av skatt eller merverdiavgift; noe som kan få store konsekvenser ved et bokettersyn.
-
Balansekontoer som inneholder feil, kan resultere i vesentlige feil i rapportering av resultatet.
Du må forstå transaksjonsflyten
Du må forstå transaksjonsflyten og kontrollsporet for å klare å vurdere risikoen for at noe blir feil. Det er krav til sporbarhet som betyr at du enkelt skal kunne finne frem fra regnskap, skattemelding eller mva-melding og ned til grunnlaget og motsatt. Jo mer automatisert regnskapet er, jo mer utfordrende vil det kunne være å forstå kontrollsporet. Men husk at hvis det er komplisert, desto viktigere er det å faktisk forstå det. Vi anbefaler også at du lager en god beskrivelse, så det blir enklere å forstå for alle som skal kvalitetssikre og kontrollere regnskap eller andre rapporteringer.
Vil lære mer om kontrollspor og regnskapsrapportering? Sjekk ut våre nettkurs:
- Bokføringslovens krav til kontrollspor
- Grunnleggende bokføringsprinsipper
- Skatteberegningen for AS
- Ny skattemelding - slik gjør du det i praksis
