Utfordringen ligger i at vi må forholde oss til to forskjellige logikker samtidig: Skattelovens kontantprinsipp for rapportering av lønn i a-meldingen, og regnskapslovens sammenstillingsprinsipp for riktig regnskapsrapportering.
Hva betyr kontantprinsippet for a-meldingen?
A-meldingen er arbeidsgivers månedlige rapportering til Skatteetaten, NAV og SSB. Rapporteringen skal følge kontantprinsippet, og fristen er den 5. i påfølgende måned. Kontantprinsippet er et skatterettslig tidfestingsprinsipp, jf. skatteloven § 14-3. Det fastsetter at arbeidsinntekt, pensjonsinntekt og lignende ytelser skal tas til inntekt i det inntektsåret beløpet utbetales eller ytelse gis. Prinsippet gjelder ikke bare kontantutbetalinger. Det omfatter alle skattepliktige fordeler vunnet ved arbeid: lønn, feriepenger, skattepliktige godtgjørelser, naturalytelser og bonus.
Hva regulerer ikke kontantprinsippet?
Kontantprinsippet regulerer utelukkende rapporteringstidspunktet overfor myndighetene. Det sier ingenting om hvilke perioder lønnskostnadene skal bokføres i regnskapet. Dette er et viktig skille, og det er her sammenstillingsprinsippet i regnskapsloven kommer inn.
Sammenstillingsprinsippet: Kostnadsføring av lønn i regnskapet
Sammenstillingsprinsippet styrer resultatmålingen i virksomhetens regnskap. Prinsippet er hjemlet i regnskapsloven § 4-1 første ledd nr. 3 og sier at utgifter skal kostnadsføres i samme periode som tilhørende inntekt, uavhengig av når de faktisk utbetales.
Formålet er et rettvisende resultatregnskap: en lønnskostnad som tilhører for eksempel juni, skal fremgå i regnskapet for juni, selv om utbetalingen skjer i juli. Dette oppnås ved å periodisere kostnaden til riktig periode.
Hvorfor oppstår det avvik mot a-meldingen når avstemmer lønn?
Når reiseregninger sendes inn kan det være de blir kostnadsført i regnskapet på det tidspunktet de er godkjent. Hvis de ikke blir utbetalt og innrapportert via lønn før i neste periode, vil vi ved avstemming kunne se at det for eksempel er høyere kostnader bokført i perioderegnskapet på kilometergodtgjørelse og diett enn hva som er rapportert inn til a-meldingen. Dette er et forklarbart avvik mellom kontant- og sammenstillingsprinsippet.
Viktig skille, men ingen konflikt
Når du rapporterer lønn i a-meldingen, styres du altså av kontantprinsippet: lønnen skal rapporteres den måneden den utbetales. Men riktig sammenstilling av inntekter og kostnader er et grunnleggende regnskapsprinsipp som betyr at kostnader må bokføres når de påløper. Dette kan skape diskusjoner, men er naturlige avvik mellom a-meldingen og regnskapet.
De to prinsippene er altså ikke i konflikt, de regulerer ulike ting for ulike formål. Ved å skille mellom rapporteringstidspunkt og kostnadsføringstidspunkt, ivaretar man både kravet om korrekte innrapporterte lønnsopplysninger og virksomhetens behov for et korrekt periodisert regnskap. Nøkkelen ligger ikke i å tvinge tallene til å være like, men i å ha full kontroll på hvorfor de er ulike.
