For å få en mest mulig effektiv gjennomføring av årsoppgjørsprosessen er det nødvendig å gjøre en del planlegging. Det er ofte mange medarbeidere involvert dersom en ser årsoppgjøret i vid forstand. En tydelig og skriftlig oversikt over egne og andre sine oppgaver som gjelder årsoppgjøret, når og hvordan de skal utføres, og hvordan samspillet mellom de enkelte blir smidigere. Samtidig blir den enkelte i stand til å se konsekvensene av egne arbeidsoppgaver, og at de har betydning for at andre skal kunne gjøre sin jobb. Forrige års plan er et kjekt utgangspunkt, men gjennomgangen må gjøres slik at alle får en oppfriskning og at nødvendige endringer blir innarbeidet.
VISSTE DU AT: I Sticos Oppslag Kommune finner du over 20 sjekklister som sikrer at du har gjort nødvendige arbeidsoppgaver underveis i årsoppgjørsprosessen
Har du ikke tilgang til Sticos Oppslag Kommune, fyll ut skjema her så kontakter vi deg for en gratis prøveperiode.
Involver deltakerne
Det er viktig at alle deltakerne i årsoppgjøret kjenner til hvem som skal gjøre hva. De er samtidig med på å utforme hvordan jobben skal gjøres, når jobben må påbegynnes, og når den må være ferdig. En oppstilling som viser hvem gjør hva og i hvilket tidsrom vil synliggjøre om det er realistisk at den aktuelle personen rekker å gjøre oppgaven eller om andre må gjøre oppgaven.
Sett sammen grupper
For å øke fleksibiliteten og redusere sårbarheten i årsoppgjøret er det bra at de enkelte kan utføre flest mulig oppgaver. Dette kan oppleves som en kostnad første gang, men arbeid i gruppe på to eller flere kan medføre kompetanseoverføring, mindre usikkerhet, avdekking av svakheter, mulige rutineforbedringer og økt fleksibilitet/redusert sårbarhet.
Øk kompetansen din med våre nettkurs:
Oppfølging av årsoppgjørsplanen
Det er selvfølgelig forskjell på kompleksiteten mellom en liten og stor (fylkes-)kommune. Ikke desto mindre må en fortløpende ta stilling til fremdriften. Kontroller og kvitter ut arbeidsoppgaver som er ferdige, hvilke man henger etter med i forhold til planlagt oppstart/ferdigstillelse. Før dette inn i planen. Samtidig må en identifisere og løse kommende arbeidsutfordringer etter hvert som gjennomføringen av årsoppgjøret skrider frem. En bieffekt av slik oppfølging er at den ansvarlige for regnskapet kan få bedre kjennskap til den enkeltes prestasjoner og kan bedre formidle ros og ris.
Revisjon som støtte
Revisjonen kan være en nyttig samtalepartner underveis i årsoppgjøret og kan også komme med praktiske råd og tips allerede i planleggingsfasen. Feil kan avdekkes og korrigeres før regnskapsavleggelse. For å ha en arena for utveksling av spørsmål og svar (begge veier) kan faste oppfølgingsmøter være rasjonelt.
Sentrale spørsmål
Det er selvfølgelig flere måter å planlegge årsoppgjøret samt følge opp årsoppgjørsplanen. Ovenfor er det skissert virkningen av enkelte valg. Når vi går inn i det nye året, kan det være praktisk med et kort og bredt ukentlig møte med de som jobber med årsoppgjøret. Litt mer perifere bidragsytere kan også trekkes inn for å kunne formidle status på fremdrift både til og fra regnskapssjefen. Alle får samme informasjon om status og eventuelle utfordringer i fremdrift blir avdekket. I forlengelsen av dette møtet kan også møtet med revisjonen avholdes.
Noen sentrale momenter siden forrige årsoppgjør:
- Har det vært noen organisatoriske hendelser som krever posteringer? Har vi eksempelvis skilt ut deler av virksomheten til IKS og flyttet eiendeler og gjeld fra balansen?
-
Anleggsregisteret må ajourføres, og avskrivningene posteres. Avskrivningene kan du gjøre nå dersom årets anskaffelser ikke skal inngå i avskrivningsgrunnlaget.
-
Gikk alt «knirkefritt» ved forrige årsoppgjør? Finsliping av rutiner.
-
Revisjonsmerknader/merknader i nummerert brev til forrige årsregnskap? Er det forhold her som det må tas hensyn til i år?
-
Forberede informasjon til virksomheten om årsoppgjøret. Evaluere forrige års informasjon og implementere forbedringer og endringer. Eventuell muntlig og skriftlig informasjon bør kanskje endres siden sist?
-
Avtale med trykkeri/grafisk virksomhet? Har enheten den nødvendige kompetansen? Kan denne forbedres med kurs? Må man leie hjelp i årsoppgjøret?
-
Sette fokus på mulige problemområder for årsoppgjøret. Dette kan også være ny programvare som ikke leverer data slik som forutsatt.
-
Gjennomgang og dokumentasjon av balansen.
-
Beregning av minimumsavdrag og betaling/avsetning i henhold til dette. Dersom kommunestyre eller fylkesting har vedtatt en høyere betaling må denne følges.
