Hva er fristen for ordinær generalforsamling?
Ordinær generalforsamling skal holdes innen seks måneder etter utgangen av regnskapsåret. For virksomheter som følger kalenderåret betyr det i praksis at generalforsamlingen må gjennomføres innen 30. juni.
På ordinær generalforsamling fastsettes årsregnskapet, og eventuelt årsberetningen, etter forslag fra styret. Det er styret som har ansvaret for regnskapet, formuesforvaltningen og den økonomiske stillingen, og derfor er det også styret som legger frem forslag til hvordan årets resultat skal disponeres.
For at generalforsamlingen skal kunne fastsette årsregnskapet, må dokumentene være klare i forkant. Senest to uker før generalforsamlingen skal en eventuell revisjonsberetning være styret i hende. Årsregnskap og eventuell årsberetning, samt revisjonsberetning der det er aktuelt, skal sendes til aksjeeierne senest én uke før generalforsamlingen. Styrets forslag til årsregnskap og eventuell årsberetning bør derfor ferdigstilles i god tid, slik at du unngår tidspress i sluttfasen. Små foretak har ikke plikt til å utarbeide årsberetning.
Les også: Slik beregner du maksimalt utbytte
Hvilke saker må alltid behandles av generalforsamlingen?
I tillegg til fastsetting av årsregnskapet skal generalforsamlingen behandle saker som vedtektsendringer, valg av styremedlemmer og varamedlemmer, godtgjørelse til styret, og godtgjørelse til og valg av revisor der virksomheten har revisjon.
Forenklet generalforsamling
For mange selskaper er forenklet generalforsamling en praktisk løsning. Ved forenklet behandling er det ikke krav til innkalling, og det er heller ikke krav til møteleder eller at to personer skal signere protokollen. Forenklet generalforsamling kan brukes dersom ingen av aksjeeierne motsetter seg behandlingsformen, og den passer særlig godt i virksomheter med én eller få eiere.
Få hjelp med innkalling og protokoll
I Sticos Oppslag kan du bruke dokumentgeneratoren «Ordinær Generalforsamling» for effektivt å lage både innkalling og protokoll til ordinær generalforsamling.
Når må årsregnskapet sendes inn?
Årsregnskapet skal sendes inn til Regnskapsregisteret senest én måned etter at det er fastsatt. Det betyr at innsendingsfristen i mange tilfeller kan være tidligere enn 31. juli, avhengig av når generalforsamlingen holdes.
Likevel er 31. juli en viktig «siste frist» for de fleste, fordi det er denne datoen som avgjør om du unngår forsinkelsesgebyr. Det kan derfor være nyttig å skille mellom fristen for å sende inn årsregnskapet (senest én måned etter fastsetting) og tidspunktet gebyret begynner å løpe. Sendes årsregnskapet inn for sent, vil det påløpe forsinkelsesgebyr fra 1. august for virksomheter med regnskapsår som følger kalenderåret. Vær oppmerksom på at det ikke er mulig å søke om utsettelse for innsendelsen.
Ved å sende inn årsregnskapet tidlig vil du få tidligere tilbakemelding på om årsregnskapet er godkjent. Det gir mulighet til å avklare og rette eventuelle feilmeldinger i god tid før forsinkelsesgebyr begynner å løpe.
For foretak med balansedato i perioden 1. januar–30. juni (avvikende regnskapsår) er fristen for innsendelse for å unngå forsinkelsesgebyr 31. januar påfølgende år.
Årsregnskapet skal sendes inn elektronisk til Regnskapsregisteret via Altinn-portalen i Altinn.
Se også Altinns oversikt over frister og innsending av årsregnskap.
Forsinkelsesgebyr
Hvis komplett årsregnskap ikke er sendt inn før 1. august, kan det bli kostbart. Forsinkelsesgebyret er på ett rettsgebyr (kr 1 345) per uke de første 8 ukene. Deretter trappes det opp til 2 ganger rettsgebyret per uke de neste 10 ukene, og videre til 3 ganger rettsgebyret per uke de siste 8 ukene. Totalt kan det ilegges gebyr i 26 uker, som gir et maksimalt gebyr på kr 69 940.
Hvis det er feil eller mangler ved et årsregnskap som er sendt inn innen fristen, får virksomheten normalt to uker til å rette før gebyr kan påløpe. Dette gjelder derimot ikke hvis årsregnskapet først blir sendt inn etter fristen. Feil eller mangler kan for eksempel gjelde manglende noteopplysninger, eller manglende revisjonsberetning for revisjonspliktige selskap som ikke har fravalgt revisjon av årsregnskapet.
Det er virksomheten som pålegges gebyret, men styremedlemmer, og i noen tilfeller daglig leder, kan være solidarisk ansvarlige sammen med selskapet dersom gebyret ikke betales innen fristen.
Kan forsinkelsesgebyret ettergis?
Regnskapsregisteret kan helt eller delvis ettergi forsinkelsesgebyr dersom forsinkelsen skyldes forhold utenfor den regnskapspliktiges kontroll, eller dersom særlige rimelighetsgrunner tilsier det.
Elektronisk signering kan effektivisere prosessen
Årsregnskap og årsberetning skal signeres av hele styret og daglig leder. I virksomheter der flere personer skal signere, kan det ta tid å få inn alle signaturer hvis man er avhengig av fysiske underskrifter. Elektronisk signering, med betryggende autentisering, kan derfor være et effektivt tiltak for å redusere tiden fra årsregnskapet er klart til det faktisk kan sendes inn.
Du kan benytte elektronisk signering i Sticos Proff og Sticos Oversikt.
