Beløpsgrensen for skattefrie gaver er hevet til kr 5 000. I tillegg er det ikke lengre et krav om at gaven må gis etter en generell ordning, som betyr at enkelte ansatte kan få julegave, mens andre ikke får. Den nye beløpsgrensen for skattefrie gaver åpner for at arbeidsgiver kan gi mange ulike typer ytelser skattefritt til sine ansatte. Både fri telefon og dekning av bredbånd er blant ytelsene som kan gis som skattefri gave. Dette bekreftes i en prinsipputtalelse fra Skatteetaten.
Verdsettelse av den skattepliktige fordelen ved fri telefon, dekning av bredbånd osv. (ekom-tjenester) følger ellers en sjablongregel som setter verdien til kr 4 392 pr. år. Sticos har fått bekreftet fra Skatteetaten at dette også kan legges til grunn når slike tjenester gis som gave til ansatte.
Ettersom det ikke skal beregnes arbeidsgiveravgift av skattefrie gaver, vil en arbeidsgiver som endrer behandlingen av fri telefon fra sjablongbeskatning til skattefri gave få en besparelse på arbeidsgiveravgift. Legger man sjablongbeløpet til grunn, vil arbeidsgiver spare kr 619 pr. ansatt i året. Dette hvis høyeste arbeidsgiveravgiftssats på 14,1 % legges til grunn.
Les også: Gaver fra arbeidsgiver
Fordeler og ulemper
At arbeidsgiver nå kan gi sjablongbeløpet for fri telefon som skattefri gave for arbeidstaker er klart. Men hvilke konsekvenser får det?
For arbeidsgiver vil dette gi mindre arbeidsgiveravgift, i beste fall kr 619 pr. ansatt i året. Denne reduksjonen må sees opp mot tilleggsadministrasjonen som arbeidsgiver får ved å følge opp dette.
Arbeidstaker vil selvsagt spare skatt av kr 4 392 i året ved å få fri telefon som gave. Men han kan også miste for eksempel pensjonsopptjening og sykepengegrunnlag tilsvarende. I tillegg vil det kun være kr 608 igjen til å motta andre skattefrie gaver fra arbeidsgiver, som for eksempel julegave.
Merk at hvis du skal korrigere allerede innrapportere beløp på a-meldingen, så må det gjøres på den måneden det er rapportert. Er fri telefon rapportert fra januar til desember med kr 366,- Naturalytelse - elektronisk kommunikasjon, så må hver måned korrigeres på a-meldingen.
Sticos mener derfor at det å gi fri telefon som skattefri gave ikke er utelukkende positivt, verken for arbeidsgiver eller arbeidstaker. Vinningen kan fort gå opp i spinningen.
Administrativ behandling
Å gi fri telefon som gave vil føre til mer administrativ behandling, og her er det viktig å holde tunga rett i munnen. Dette er hva du må huske på:
Innholdstjenester
Arbeidsgiver må som tidligere sjekke eventuelle varekjøp, dvs. innholdstjenester, og sørge for at disse blir behandlet på riktig måte. Innholdstjenester skal ikke rapporteres via lønn før beløpsgrensen på kr 1 000 er overskredet. Dekker arbeidsgiver innholdstjenester utover kr 1 000 som ikke kan identifiseres som tjenstlig behov, så skal beløpet rapporteres som ordinær lønn. Arbeidsgiver kan også velge å gi innholdstjenester som gave, innenfor beløpsgrensen.
Skyggeregnskap
Utenom dekning av telefon og bredbånd er det mange ulike ytelser som kan komme inn under skattefritaket for gaver, f.eks. tradisjonelle julegaver, dekning av treningsavgift eller personalrabatter utover fribeløpet på kr 8 000. Hvis arbeidsgiver velger å behandle fri telefon som skattefri gave, påvirker det muligheten til å gi de ansatte andre skattefrie gaver (for eksempel julegaver) innenfor beløpsgrensen på kr 5 000. Det kan derfor være lurt å holde en egen oversikt over når beløpsgrensen på kr 5 000 er nådd for hver enkel arbeidstaker. Hvis arbeidsgiver ikke har et digitalt system som ivaretar dette, kan man for eksempel lage en oversikt i excel.
Merverdiavgift
Fradragsrett for merverdiavgift må vurderes på selvstendig grunnlag hvor det avgjørende vil være formålet med anskaffelsen. Dette så lenge fordelen fastsettes etter sjablongregelen. Det er kun fradragsrett i den utstrekning arbeidsgivers dekning av kostnadene er knyttet til tjenstlig bruk. Er anskaffelsen også til privat bruk vil det kun foreligge rett til forholdsmessig fradrag.
Sticos antar at fradragsretten for merverdiavgift ikke påvirkes av at arbeidsgiver velger å behandle EKOM-tjenesten som en skattefri naturalytelse (gave). Den skattemessige behandlingen medfører ikke at tjenesten endrer karakter til gave etter merverdiavgiftsloven, så lenge arbeidsgivers dekning av elektronisk kommunikasjon er begrunnet i tjenstlig behov.
Regnskapsmessig behandling
Regnskapsmessig har utgifter knyttet til fri telefon tradisjonelt vært presentert som annen driftskostnad (konto 6900 elektronisk kommunikasjon). For fri telefon som behandles som gave, må det tas stilling til hvorvidt utgiften skal omklassifiseres til lønnskostnad (konto 5900 Gave til ansatte).
Når realitetene ellers er de samme, og eneste forskjell er at arbeidsgiver velger å benytte gavereglene, er det ikke opplagt at dette skal presenteres ulikt i regnskapet. Sticos vurderer imidlertid at fri telefon gitt etter gavereglene bør føres på konto 5900 Gave til ansatte, blant annet ut fra praktiske hensyn knyttet til klassifisering av personalgaver i Næringsoppgaven.
Regnskapsmessig konsekvens av feil i a-melding og retting av denne bør ikke rettes i allerede lukkede perioder. Det vil som oftest ikke ha vesentlig betydning for tidligere regnskapsperioder.
Avtaler med arbeidstaker
Arbeidsgiver bør også sjekke at eventuelle avtaler med ansatte om dekning av telefon inntatt i bedriftens personalhåndbok eller direkte i arbeidsavtalene blir oppdatert i samsvar med denne omleggingen.
